文书档案管理工作的规范化分析

（黑龙江北大荒农业股份有限公司新华分公司办公室，黑龙江 鹤岗 154109）

在文书档案管理工作中，往往要求管理者能够确保档案管理的规范化，推进档案管理工作的稳步进行，有助于实现文书档案管理水平地提高。但是，文书档案管理工作本身具有一定的复杂性，文书档案管理流程较为复杂，涉及很多环节，为加强文书档案的科学化以及规范化管理，还需要有关工作人员结合实际情况，明确自身责任，积极采取有效地管理方法，同时注重自身素质能力的提升，严格按照归档程序以及有关要求进行文书档案的整理与归档，进而满足文书档案基础性管理工作的需要。

一、文书档案的重要性

文书质量决定了文书档案的质量，文书的地位决定了文书档案的举足轻重、无可替代的重要性。文书档案是办理完毕的、重要的、具有一定保存价值的文书材料。“具有保存价值”，说明有一部分文书可以成为文书档案，而有些文件不需要存档，不具备保存价值。这就需要管理者对文书档案归档范围和文书档案鉴定的问题要掌握精准。文书档案归档过程中，对档案人员的素质要求比较高。档案人员要明确掌握文书和文书档案的界限，熟悉文书档案的规则，一定要认真参照国家和企业的文书档案整理分类方案，把不属于归档范围的文书剔除掉，保留确定有凭证和参考价值的文书，保证文书档案“收集齐全、规范整理、安全保管、合理使用”。

二、文书档案管理中的常见问题

（一）公文制发工作不规范

在文书档案管理工作开展过程中，公文制发工作的有效开展具有重要的意义，而且公文制发工作质量的优劣与文书档案的规范性息息相关。这就要求工作人员提高公文制发工作的认识程度，并合理开展该项工作内容。但是，在实际工作开展时，公文制发工作却大多缺乏标准化，不仅公文的规格存在问题，而且排版与装订也容易出现疏漏之处，使得公文制发工作质量大打折扣，对于后续文书档案归档保管等工作也产生了阻碍。为此，针对公文制发工作不规范问题应该予以重视。

（二）档案管理制度不健全

由于档案管理制度不健全，结果导致在文件收集整理过程中无章可循、无法可依，致使不该归档的文件归档了，而该归档的重要文件却没有归档。文件的整理更是随心所欲，无规范可言。档案借阅不通过正规的借阅手续，或者档案借出后不追不还，人为给档案管理造成混乱。

（三）档案管理人员素质与能力欠缺

档案管理不是一个单纯的管理工作，而是一项技术性的工作。档案管理人员的业务水平和管理能力直接决定着档案的质量。档案管理人员缺乏专业知识，缺乏管理能力，文化水平低，知识管理水平低，缺乏管理经验，这些现象不利于档案管理的规范化。档案管理不善直接导致档案质量不能保证。档案管理人员应该与时俱进，不断学习和充实自己，提高自己的业务和管理水平。

三、如何加强文书档案的规范化

（一）做好公文制发工作

开展档案管理工作期间，管理人员要提升文书档案的规范性，做好公文制发工作，保证公文质量能达到规定标准。另外，开展文书档案管理工作期间，工作要详细了解公文制发的要求，严格按照规定标准开展相关工作，保证公文落款等都符合规定标准，降低文书档案出现错误问题的概率，并且还要明确公文的审批权限和签发手续等，按照要求开展相关工作，注意必须要在文书档案中注明签字、拟草、批文等，保障记录的清晰、准确性，避免出现记录格式等不符合规定要求的情况。公文制发工作水平与文书档案质量有着直接关系。因此，管理人员明确公文书写的格式等，严格按照规定标准书写相关公文，保障公文装订、排版等都能达到规定要求，并且还要注意公文中必须注明落款、目的单位等信息，确认无误之后才可以进行归档处理。

（二）规范档案管理机制，明确责任归属

文书档案管理人员要制定完善的档案管理机制，明确文书档案管理的职责，做好文书档案签发、审核等相关工作，严格按照规定标准开展相关工作，避免文书档案出现滥发文件等一系列问题。另外，管理人员认真审核签发的手续、附件是否完善。按照程序复审需要修改的内容，公文的用纸、字体、排版都要按照技术指标进行，利用随文卡片，简明扼要地填写发文稿纸的卡片、文件处理单，制定文件的发文范围，严格控制文件件数，禁止随意抄送。

（三）提高档案管理人员素质和水平

档案管理人员素质能力极为重要，他们的素质能力决定着最终文书档案管理工作的质量，因此，提高档案管理人员素质水平就成了当务之急。由于一些档案管理人员还没有认识到文书档案管理的重要性，因此，有关档案部门应当加强管理人员思想上的培训教育，使得档案管理人员明确文书档案管理的重要意义，并能够认真对待自己工作，严格按照要求进行文书档案归档与整理，做好文书档案的检查工作。此外，还应当注重档案管理人员素质能力的锻炼，采取培训等措施，培养关键性的人才，促使文书档案管理变得愈加规范化。

四、结论

伴随时代的发展，越来越多的人开始重视档案的规范化管理，因为这不仅关系着档案管理效率，同时也关系着档案信息价值的挖掘利用效果，甚至对于我国社会的发展具有重要的影响。尤其在文书档案管理过程中，更需要注重加强档案的规范化管理，确保档案资料的完整性，以便发挥出这类档案自身蕴藏的价值。为了达到预期的规范化管理要求，管理者应该提高这方面的认识，并清楚其中的不足之处，不断建立健全档案管理机制，明确工作流程，同时还应该着重提高档案工作人员的素质能力水平，从而实现我国档案事业的良好发展。