档案管理信息化视角下的档案管理

（江苏省连云港市海州区人民检察院，江苏 连云港 222000）

档案管理一直都企事业单位管理体系重要组成部分，很多企业及事业单位都非常重视档案管理，因为高质量的档案管理不仅能够完善企业及事业单位管理体系，还能够促进企业及事业单位健康发展，所以不断提高档案管理水平是非常重要和必要的，理应得到重视和关注。尽管信息时代背景下档案管理体系得到了完善，相应的管理方法也得到了创新，但实际的档案管理中还存在监督体系不完善、信息化发展存在局限性等问题，如果不及时解决则会阻碍档案管理发展。所以下文基于对档案管理信息化重要性及意义的了解，探讨了信息化视觉下档案管理存在的问题，并在该基础上分析了具体的档案管理措施，希望对档案管理工作质量提升起到积极作用。

一、档案管理信息化视觉下的档案管理问题

（一）监督体系不完善

首先，信息化管理不同于传统人工管理，只需要对人进行监督就能够保证工作质量，但信息化管理因为需要应用到网络，所以很难控制信息传递的安全性，相应的监督体系因为起步晚等原因没有得到完善；其次，关于信息化管理，很多企业及事业单位并没有完全将信息技术融入档案管理中，很多技术应用、管理方法及监督机制都留取形式，非常不利于档案管理信息化发展[1]。

（二）档案管理信息化发展存在局限性

首先，很多档案管理人员还沿用传统的档案管理方法，还受到传统思想的束缚，导致信息化管理意识难以提升，阻碍档案管理信息化发展；其次，部分管理人员已经提高对信息化档案管理的重视度，但自身的信息化技术应用水平不高，诸如很多数字化技术及信息化技术掌握不熟练，导致信息化管理水平难以提升，影响整个档案管理工作质量及效率。此外，很多管理人员的信息化管理意识薄弱，所以在信息化管理方面非常不积极。

二、档案管理信息化视觉下的档案管理措施

（一）更新升级信息化软硬件

首先，重视大数据技术、信息化技术及网络化技术在档案管理中的应用，并配套相应的技术应用制度及操作标准，以保证技术应用的有效性；其次，要结合档案管理需要，定期更新和升级档案信息化软件及硬件，以保证档案信息化管理工作效率及质量；最后，要结合档案管理信息化建设需求及发展目标，配套完善的信息化软件及硬件设备，以促进档案管理信息化建设，并完善档案管理体系，例如可将5G 商用软件应用到档案信息管理中，以提高信息化管理水平[2]。

（二）优化档案信息化管理

1.加强档案管理人员信息化管理意识培养，并完善监督机制。首先，对于档案管理人员要定期对他们进行信息化管理意识培养，使他们积极主动地开展信息化档案管理工作，并努力提升自己的信息化管理水平；其次，要适应大数据时代发展需求，不断完善档案管理相关设备尤其是数字化、信息化技术设备，以提高档案管理信息化、数字化水平，提高档案管理工作质量及效率，例如可利用计算机信息系统录入人事档案信息，也可以利用数字化技术分析档案信息的真实性及可靠性，以保证档案信息能够被有效应用于实际管理工作及决策制定中；最后，利用大数据技术、电子信息技术等构建监督系统，以实现对档案管理工作的实时监督及控制，从而及时发现和解决各种档案管理工作问题，提高档案管理工作质量[3]。

2.借助信息化技术加强细节管理。首先，企业或者事业单位了领导者及管理者要提高对信息化档案管理的重视度，并积极参与到档案信息化管理工作中，必要时要加大对信息化管理宣传力度，使相关工作人员认真对待档案信息化管理；其次，要根据档案信息化管理实际需求，结合人事档案信息，不断完善档案管理细节规范及制度，以实现档案细节管理，保证信息化背景下档案信息的安全及全面；最后，加强电子信息化管理，档案管理部门要结合人事档案信息完善并落实精细化管理措施，然后在该基础上利用电子信息技术实现电子信息化档案管理，以提高档案信息准确性，使得档案管理工作质量及效率得到提升[3-4]。此外，还需要完善监督机制、信息录入机制和信息存储机制等，以保证档案信息的安全。

3.建设转化及信息化管理队伍。首先，加大对档案管理的资金投入及技术支持，使得各种先进的信息技术、网络技术及数字化技术被引进到档案管理工作中，实现档案管理信息化；其次，根据信息化管理需求组建信息化建设队伍，该队伍主要由信息技术专业及工作人员组成，然后由该队伍对档案管理人员进行信息技术培养，以提高他们的信息技术应用能力，从而实现档案管理信息化；最后，要不断引进信息技术人才，并加强档案信息系统构建及网络数据维护，以完善档案管理体系及安全系统，提高档案管理安全性及有效性[4]。此外，还需要定期更新管理软件，并完善信息技术操作标准及管理制度，以保证档案信息化管理工作的标准性及规范性，从而提高档案管理工作质量及效率。

结语

总之，高质量的档案管理势必会提高企业及事业单位的整体管理水平，更能够实现对各种资源的优化配置，从而促进企业及事业单位健康可持续发展，进一步证实为促进企业及事业单位发展必须提高档案管理工作质量。信息化技术的应用能够在提高档案管理工作效率的同时，促进档案管理信息化完善，并完善档案管理体系，使得档案管理在企业及事业单位中的重要性及地位越来越高。监督体系不完善、信息化发展受限制等是信息化背景下档案管理存在的问题，所以上文基于这些问题，从加强档案管理人员信息化管理意识培养、加强细节管理、建设信息化管理队伍等方面分析了强化信息化时代下档案管理的有效措施，以促进档案管理水平提升。