浅析基层计划生育档案管理工作

（山东省菏泽市成武县汶上集镇卫计办，山东 菏泽 274200）

计划生育是我国的一项基本国策，随着我国计划生育工作的深化改革，对计划生育档案管理工作也提出了更高、更严的要求，不断强化计生档案管理，在新形势下找到适合档案管理工作的思路、方法和途径，是目前首要解决的重要问题。提高计生档案管理水平，有助于计生工作的进行、改善社会经济环境，使其更好、更快速地发展，为我国社会经济可持续化发展做出贡献，更好地开展新时代人口计生工作。

一、计生档案管理中普遍存在的问题

（一）档案管理意识不强、思想认识不到位

在实际工作当中，很多工作人员和领导干部没有给予计生档案足够的重视，认为其并不存在实际意义，档案和计生之间并没有直接关联，在职工不违反计划生有关规范的情况下，档案有或无都不会造成影响，所以，对计生档案处理简，最终导致档案资料不完整，回归档案不及时等情况时有发生。

（二）档案资料收集不全，管理内容不真实

在档案管理工作中，弄虚作假的情况时有发生。因为计划生育实行的是一票否决政策，一些单位计生档案中的信息记载有误或者隐瞒，没有管理好人员的生育和节育问题，导致了档案的真实性有所保留，出现了“报喜不报忧”的现象。给日后工作带来诸多不便。

（三）监督检查等只做表面工作

检查部门的检查力度有待提高，类似于“走马观花”的检查形式只做表面工作，对档案管理工作存在的不足和问题不予以纠正，检查组“走马观花”似的检查不能真正解决档案存在的问题，检查过后人员思想松弛，易造成档案管理的停滞不前。

（四）人员业务不精，档案立卷不规范

目前计生档案管理内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭管理之中，计生档案管理仅以保存为目的，以案卷不丢失为原则，再加上每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案质量普遍较差的局面。

（五）人员不固定，制度不健全

计划生育干部多为兼职，在单位内部没有相应职务、职称，人员变动大，频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失，影响档案的完整统一。对建立计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范对计划生育材料进行收集，归档，且采用手工操作，管理水平亟待提高。

（六）档案利用效率不高

计生档案虽然在档案部门的指导下积极开展了档案利用工作，但因缺、漏现象，特别在人口统计数据、生育证办理、计生技术的鉴定结果等方面，利用效率低下，有“只可远观而不可细瞧”之憾。

二、认真抓好人口和计生档案的网络化、制度化和科学化建设

为进一步规范计生档案的管理，笔者认为，应该推行“三化”规范管理。

（一）系统网络化

计生档案工作是计划生育工作的重要组成部分，要充分认识其重要性，明确专人，落实责任，加强管理，实现计生档案工作管理系统网络化。实现系统网络化，能够有效地保证工作的正常运转，除对上负责外，还要相互影响，相互作用，相互监督，相互制约。这个体系要横到边，纵到底，配合联动，形成网络。这个网络既是计划生育工作的基本体系，同时也是计划生育档案收集，管理的系统体系。同时完整的领导机构，过硬的工作队伍和健全的基层网络，是做好新形势下计生档案工作的重要基础，因此，要定期对档案员进行业务培训，使其熟悉业务技能。

（二）工作制度化

只有严格有关规章制度，才能确保档案完整安全。根据多年工作的实践经验，笔者认为这些制度应包括以下几个方面，一是对专兼职档案员实行月初评、季考核、年奖惩制度，计生档案收集、上报、整理、存档应做到规范，要根据上级业务部门的统一要求，按照严格的标准进行操作;二是实行定期谈话制度，专兼职档案人员要定期向服务对象谈话访问，取得工作主动权;三是实行计划生育项目检查治疗登记制度，为各级计生服务站以及医院的相关机构配备专用检查登记簿，把第一手资料全部统计起来;四是实行档案收集整理时限制度，规定有关材料及时上报，等等。另外，还要出台一些辅助制度，依次保证上述各项制度的落实。

（三）管理科学化

计生档案工作人员要定期对收集来的档案材料进行科学归档整理。为保证工作质量，达到档案类目设置合理，组卷规范的目的，重点应抓好以下五个环节。一是合理设置类目体系。二是实行定期归档制度。三是实行计生档案工作检查制度。四是档案工作人员要强化法制意识，严格贯彻落实档案保管、利用等有关规章制度，确保档案的完整安全。五是认真做好年度档案收集整理和开发利用工作。

三、提升档案管理人员素质，提高档案管理水平

（一）重视高素质复合型人才的培养

信息时代档案工作的特点要求档案人员应该既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质“通才”。

（二）重视档案人员的在职培训

提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案观念和提高档案信息服务的能力。

（三）积极支持、鼓励档案人员不断学习，注重知识积累

很多档案人员已认识到提高自身素质的重要性，但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上，自学也是提高素质的重要途径，档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力，注重学习过程中的积累与探索，把理论与实践有机结合起来。

（四）合理调配人才，优化人才结构

将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合，充分发挥各类人才的整体优势，形成合理的人才结构。

（五）加强组织领导，注重档案管理的保障

对计生档案管理工作，主要负责人要亲自抓、负总责，使之与业务工作同考核、同奖惩，做到人、财、物投入到位，为档案工作创造良好的条件。档案管理人员要立足岗位，认真履职，全面做好人口计生档案管理工作，为计生工作的深入健康发展做出贡献。