档案管理信息化视角下的档案管理方法

（内蒙古兴安盟科右前旗工业园区管委会，内蒙古 兴安盟 137400）

现代信息技术在各个领域当中的广泛应用和推广，为我国社会的进步和发展带来了不可磨灭的重要影响，要想进一步分析信息化视角下的档案管理工作的变革，那么我们就要结合信息技术在档案管理方法当中的应用来分析。这样能够帮助我们充分了解新时代档案管理工作的要点，从而采取有效的提升档案管理工作效率和质量的举措。

一、信息化视角下的档案管理工作要点

首先，我们要对信息化视角下的档案管理工作要点进行分析和探讨在这样的背景下所开展的档案管理工作，其实是一种数字形式化的档案管理模式。为了更好适应新时代发展的需求，各个单位和部门都开始利用信息化技术来对企业和单位当中的信息数据进行加工和储存。而且一些部门已经开始着力于建设档案管理集成系统，这种档案管理工作的方式相比较于传统的档案管理机制，能够呈现出更加科技化的特点。手工管理环节逐渐被信息管理系统所取代，这样就能够有效减轻相关工作人员的负担。其次，档案管理工作传输方式变得更加网络化，档案传输手段变得更加丰富多样，相比较于手工传输模式，整体效率有所提升。除此之外，通过建立档案资源的共享平台，能够实现各个单位和各个部门，随时随地的档案共享，而且在信息化视角下的档案管理工作，明显比传统档案管理工作的效率更高，而且在档案信息的储存和管理方面，也变得更加专业。

二、提升现代档案管理中工作的有效举措

其次，我们要对现代档案管理工作当中的有效提升工作效率的措施进行分析和探讨，在分析这项内容的时候，必须要充分结合信息技术在档案管理工作当中的应用。

（一）提升档案管理的正规化水平

每个单位的档案管理部门日常工作，主要是负责对档案信息进行分类和归档，然后按照企业和单位的需求来对档案进行有序的管理，但是由于一些企业在发展经济的过程当中，并没有对档案管理这项工作的重要性，引起充分的认识和重视。因此，他们在实行档案管理工作的时候，可能会忽略许多要点。在未来应用信息化的管理方式的时候，必须要加强这项工作的正规化水平，尽可能地避免出现工作失误。

（二）明确档案信息检索

在进行档案管理工作的过程当中，必须要重视档案检索这个环节，企业和单位的工作人员需要通过档案检索来及时对需要的档案信息进行搜索，如果档案管理没有做好基础工作的话，那么就会影响档案检索的实际应用效果。因此，企业和单位必须要重视对档案信息检索工作的建立，结合现代信息技术来进一步提高其搜查结果的专业性和精准性。

（三）提升档案的使用效率

我国企业和单位必须要重视对档案采取科学化管理，那么就需要利用现代信息化技术来建立一个稳定而可靠的档案信息管理平台。这个平台主要负责对企业和单位的所有档案信息进行储存，而且能够为其他企业了解和学习提供一定的开放性，管理人员必须要根据档案信息的重要性，利用大数据技术来对他们进行科学的归纳和划分。这样就能够帮助相关工作人员可以利用档案解锁，就能够快速搜查到有价值的档案，相比传统人工搜索档案信息的工作效率，有很大的提升。

三、信息化视角下档案管理的原则

我国企业和单位在运用信息化视角下档案管理方式的同时，必须要遵循两方面原则，以下将对这两种原则的具体内容进行分析和阐述。

（一）需求引导原则

首先，各个企业和单位必须充分考虑到部门档案性质之间存在的差异，因此必须要以主要需求作为引导，充分了解各个部门档案需求的主体以及具体的内容，这样能够避免盲目建设信息化档案管理工作。相关管理人员必须要去和部门档案管理的实际需求，充分考量提出档案需求的主体，利用纵向和横向来充分开发档案资源。而且还需要结合新时代发展趋势，以及变化来不断调整档案信息化建设的方向和模式，这样能够更好地满足企业和单位发展的需求。

（二）稳步实施原则

第二必须坚持稳步实施的原则，这是因为在不同时期，各个单位的部门所建设的信息化档案管理工作的目标也存在一定的差异。因此，必须要根据实际情况来拟定不同阶段的档案，管理目标将信息化档案管理工作，合理科学的划分成若干项任务，严格控制整个信息化档案管理工作的过程。相关管理人员还需要充分考虑到信息化档案管理工作是一项宏观工程，因此，必须要不断建立和完善目前的档案管理信息系统，而且要做好基础工作，制定严格的管理规范和标准。

四、结束语

综上所述，面对新形势下给各行各业档案管理工作提出的需求，我国各个单位必须要加强对信息化档案管理方式的应用，在具体的应用过程当中不仅需要坚持需求引导以及稳步实施的原则，而且还要深入了解并掌握信息化档案管理工作的要点，从而结合事业单位的真实情况和需求，真正发挥信息化档案管理的价值和作用。