依法治档背景下科研院所档案管理体制机制创新案例研究

摘 要：在新档案法即将颁布实施的背景下，结合依法治档，提升档案治理水平的要求，以案例研究的方式，提出科研院所档案体制机制创新的若干举措及其成效，为科研院所综合竞争力的增强提供更充分档案资源支撑。

关键词：依法治档;科研院所;体制机制;案例;创新

1.主要问题表现及分析

1.1档案工作的组织模式

档案工作的组织模式具体是指档案工作的网络体系及其职责分工，从笔者所在单位档案工作的组织模式看，以往科技档案与文书档案实行分类管理，科技档案归口科研管理部门，文书档案归口机关办公室，这种做法与档案法所要求的“统一领导”的原则有较大差距，这种组织管理模式适用于业务比较单一、档案数量、类型较少的情形，在当前基于项目的管理模式下，涉及到档案的种类、数量大幅增加，传统简单的分类管理模式已经难以为继。

1.2档案的保管模式

就科研院所实际看，档案的保管模式一般可分为集中保管和分散保管两种情形，这两种保管模式是共存的。一方面传统意义上的文书档案、科学技术档案由机关档案室保管，而财务档案、人事档案等专门档案由归口机关部门保管并提供利用。从单位实际情况看，集中保管的档案往往更容易获得充分的资源保障，档案实体的安全保密风险相对较小。这主要是由于机关档案室作为单位集中保管档案的场所，更容易受到重视，而专门档案往往由于归口机关倾向于业务阶段的资源投入，导致被重视支持程度大打折扣。

1.3档案制度体系建设

科研院所档案制度体系建设可分为三个层面，分别是宏观、中观和微观，宏观对应单位级档案规章制度体系;中观对应档案实施方案，侧重于档案工作策划;微观对应档案作业指导书。三个层面相互配合、相互促进，共同构成三位一体的单位档案制度体系。

从实践看，往往存在三者不衔接或部分缺失的情形，如只有档案规章制度，没有落实制度的具体机制，导致规章制度无法落地，流于形式;或者有制度有方案，但微观操作层面没有进行知识成果的积累，形成作业指导书，导致具体执行时缺乏显而易得的标准而影响执行效果。

2.改进策略及取得的成效

2.1建立档案工作网络体系，明晰职责。

在档案专项验收以及项目审计、检查、验收对档案质量的严格要求的倒逼机制下，单位开始重新审视档案与档案工作的价值，意识到传统的档案工作组织模式已经完全不能适应新形势的要求。为此，单位成立了由一把手任主任，各机关参与构成的档案工作委员会，并下设办公室，以此加强单位档案工作的组织領导。在此基础上，建立了由档案工作委员会、委员会办公室、各单位（部门）分管档案工作领导、专兼职档案人员、设备员组成的档案工作网络体系，并明确规定了成员的职责

2.2坚持完善集中保管档案的模式

为充分发挥集中保管的优势，单位档案部门主动与业务主管部门沟通，主动扩大集中保管的范围，将会计档案、人事档案、健康档案纳入归档收集范围，这样以来，有效避免了部分专门档案（尤其是涉密档案）因保管条件差可能造成的安全保密风险，同时也提升了利用效率。由此以来，机关档案室逐渐成为单位全部档案的集中保管部门，有效推动了单位档案“三个体系”之间的深度融合。

2.3建立三位一体的档案制度体系

2.3.1.单位级档案规章制度体系建设

单位级档案规章制度体系的制定应以上位法或上级领导机关档案制度为遵循：一方面可参照上位法或上级领导机关发布的现行档案制度制定本单位档案制度，另一方面在暂无制定必要或条件不成熟时，可采取参照执行的方式，确保制度体系建设的完备性和及时性。

在确保实现各类档案规章制度全覆盖的同时，单位针对规章制度的修订制订了专门的管理办法，建立了规章制度的年度修订机制，这也为档案制度的及时更新完善提供了机制保障。

此外，档案规章制度的制定不仅考虑档案业务，也注重与其它体系要求（如质量、安全、保密等）进行融合，规章制度的起草质量得到提升。

2.3.2.档案实施方案

档案实施方案是为落实单位级档案规章制度要求，围绕项目策划实施制定的，是将单位档案规章制度与项目进行有机融合的结果。接下来，笔者以单位固定资产投资项目档案实施方案为例进行简要介绍。

档案实施方案是固定资产投资项目实施过程中文件质量控制的直接依据，一般在项目可行性研究报告（或初步设计）批复后，由项目管理部门编制。主要内容包括：项目概况、项目档案管理依据、项目档案组织管理、归档时间及要求、档案工作目标、进度安排、项目档案实施计划、项目档案管理奖惩办法等。该方案明确了项目实施过程中文件质量控制的组织框架、责任体系、人员分工、节点要求、归档要求、奖惩要求等要素。从近几年来施行情况看，切实提升了项目实施过程中文件质量的管控力度，取得了良好效果，日益成为固定资产投资项目文件质量过程控制的主要抓手。

2.3.3.作业指导书

从单位近年来固定资产投资项目档案验收检查的实践来看，作业指导书的编制在实际工作中至少解决了以下几方面的问题：一是解决了文件收集过程中的预整理问题，相关人员能够掌握标准;二是解决了因人员频繁变动导致知识传承不及时的问题;三是为出现文件质量问题后的追责提供了依据。因此，作业指导书的编制对提升项目文件质量意义重大。在继续坚持的同时，还需要进一步优化完善，具体可围绕以下两方面：一方面档案部门应全面制定各类文件收集整理的作业指导书，以便指导基层人员具体操作;另一方面应根据实践变化及时进行修订。以设备采购为例，随着网上采购的实施，采购过程文件以网络电子文件的形式存在，不再有纸质文件留存，面临这种情况，就需要及时修订作业指导书，针对新情况，提出新要求，避免采购环节文件的缺失。

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作者简介：陈铁汉 性别：男 学历：档案学硕士研究生 职称：档案馆员，研究方向：研究项目档案管理、档案规范化、档案信息化等