图书馆开展个人和家庭档案信息保存与服务研究

摘要：图书馆是搜集、整理、收藏图书资料以供人阅览、参考的机构，在图书馆发展的过程中，开展个人和家庭档案信息保存与服务非常重要，对个人档案信息的保存，做好个人档案信息的服务工作，在促进图书馆持续健康发展中发挥着至关重要的作用。基于此，本文从个人档案和家庭档案相关概念入手，主要对图书馆开展个人和家庭档案信息保存与服务进行分析，希望可以为图书馆的服务工作提供参考。

关键词：图书馆 个人档案 家庭档案

在社会经济不断发展的背景下，各行各业都得到了相应的发展，图书馆为了保证健康持续发展，通过开展个人和家庭档案信息的保存与服务工作，不仅能强化图书馆档案管理团队的建设，还可以在一定程度上扩展档案工作的领域及档案工作的服务范围。本文针对图书馆开展的个人和家庭档案的信息保存进行深入分析，同时也对图书馆开展个人和家庭档案信息的服务工作进行探讨，希望可以为图书馆服务工作的开展奠定良好的基础。

一、个人档案与家庭档案概述

（一）个人档案

个人档案是国家机关部门、社会组织在人事管理活动中建立的个人信息。个人档案不仅是記载个人生活经历的重要根据，也是办理各项相关证明的必备条件。个人档案是代表个人身份、资质、学历等方面的重要依据，具有一定的法律效力，直接影响到个人的工资待遇、社会保障及组织中的层级关系。在办理各项相关证明时也起着重要作用，例如：求职就业、个人转正合同、申报职称认定、养老保险的办理等。

（二）家庭档案

家庭档案是指家庭及家庭中的成员在生活、学习、工作和各类活动中建立的历史记录，记载家庭成员在社会活动中产生的视频、相片、录音、获奖经历等各种材料，也就是从家庭事务及社会活动中整理和保管起来以备日后查考使用的各种资料。家庭建档不仅是人们从事社会工作的需要、家庭生活的需要，还是传播精神文明的有效载体。

二、个人档案和家庭档案的信息保存

在图书馆发展的过程中，需要做好个人和家庭档案的信息保存，以下对个人档案的信息保存和家庭档案的信息保存分别进行介绍。

（一）个人档案的信息保存

相关部门应加强管理查阅档案制度，管理人员在查看有关个人信息的同时，应严格按照规章制度，要求自身和借阅者严格遵守阅档规定和保密制度执行查阅。同时，加强查阅者不泄露、不外宣档案内容，不得私自抽拿及撤换档案，更不能擅自修改档案资料，例如：涂抹、圈画、破损等相关操作。对违规者根据情节轻重给予批评教育，情节严重者则追究其法律责任。在提高个人档案信息保存质量的同时，也应加强档案保存管理人员的相关职责，加强针对查阅、借阅、检查、保密及收集相关材料等方面的职责约束，以保证个人信息保存的完整性、真实度以及标准化。随着现代科技的飞速发展，图书馆通过信息技术建立对个人档案管理的方式，使相关人员积极了解和掌握对电子数据库的管理及声像管理技术知识，应加强监督档案查阅、借阅的力度，做到及时对档案的更新和补充，还可以通过设置密码锁、指纹锁等方式来提高对管理个人档案的保密性。

（二）家庭档案的信息保存

家庭档案类型相对特殊，将家庭档案进行整理以后，还需要其家庭成员中的一员来作为此档案的管理人员，具体保管方式如下。

1.档案卷盒的收纳位置应集中存放在书柜中，也可以与家庭图书或收藏品一同进行管理，按照顺序由上到下，由左到右进行合理摆放。

2.在对家庭档案进行保存管理的同时，需要对保存的档案进行定期检查，对没有继续保存价值的材料内容，需要挑拣剔除并进行销毁。

3.在管理家庭档案的过程中，应提高相关人员的防火意识，档案等重要文件储存管理的位置需要远离电源等并杜绝火源，保证管理家庭档案的安全性。

4.保存管理家庭档案应做好防潮措施。家庭档案应当摆放于书柜或档案柜中，将其放置于室内通风较好的位置，通过自然通风进行防潮;若存放环境相对湿度较大时，利用外界除湿工具对重要文件进行防潮处理，如防潮剂、樟木条或者木炭等相关工具。

三、图书馆开展个人和家庭档案信息的服务工作

通过建立个人和家庭档案，可以树立不忘血缘、增强团结，利用档案鞭策自己、廉洁奉公，教育子孙、树立为人民服务的思想，还可利用档案维护个人和家庭的合法权益，进行科学研究和促进家庭经济的发展。因此，图书馆需要做好个人和家庭档案的相关服务工作。

（一）个人档案信息服务工作

图书馆开展个人档案信息的服务工作，应强化档案管理团队力量建设。提高对个人档案保存、管理及借阅工作的重视。加强提升图书馆管理团队的专业水平。档案管理员在保存、管理档案文件的同时也应当树立严谨的工作态度，不仅要提升档案保管意识，还要充分掌握和利用现代化管理技术。在坚持以人为本的原则下，公事公办，加强自身保密意识，严格遵守档案管理规章制度的标准和要求。在查阅档案过程中不仅要满足组织、劳动等各个方面的需求，发挥其应尽职责，还要严格遵守档案管理规章制度和规范。图书馆开展个人档案信息服务工作的同时，要提升团队管理专业水平，充分利用现代化科技实行科学管理，从而发挥档案保存和管理的重要作用。

现阶段，在图书馆建设个人档案的过程中，要保证其建设的规范性。在图书馆不断发展进步的背景下，相关部门已经对个人档案的建设提出了新的要求，并且在图书馆内，也将个人档案的管理工作纳入了考核内容中。因此，对于图书馆而言，需要抓住每个机遇，但是也会面对更大的挑战，保证个人档案建设的规范性。通过建设个人档案，可以解决个人档案保管的库房问题，同时还可以解决阶段性工作人员短缺的问题，从而保证个人档案建设的规范性。

（二）家庭档案信息服务工作

开展家庭档案信息服务工作不仅扩展了图书馆档案工作的领域，还扩大了档案工作的服务范围。家庭档案不仅是家庭文化中的重要部分，也是为民生服务、为广大群众服务的重要内容。图书馆开展家庭档案信息服务工作，不仅能借鉴图书管理的技术经验，还能有效建立全新的档案管理制度。家庭档案唤醒了档案工作机制，随着家庭建档的增多和家庭档案数据日益增加，相关图书馆管理部门必须将家庭档案工作重视起来。由于家庭档案的类型相对特殊，图书馆档案管理部门须建立全新的档案管理制度，保证国家档案资源建设顺利开展。

在收集档案材料的过程中，图书馆需要严格遵守国家相关档案管理和保密工作的规定和要求，不断完善图书馆的家庭档案管理制度，认真做好家庭管理工作的责任和职能。第一，需要根据家庭档案管理工作的规律情况，还需要结合家庭档案管理工作的特点，保证收集工作的完整性和准确性，确保档案整理的及时性。第二，主动与相关部门进行联系，掌握工作的公开情况，做好相关资料的收集工作。第三，对于收集的家庭档案需要认真进行鉴别，在档案内容欠缺和手续不全的情况下，需要及时进行补救。第四，对于新增的家庭档案，需要做好审定工作，对于存在的材料缺漏现象，在进行办理的過程中，需要及时进行补齐。

四、未来图书馆开展个人档案和家庭档案信息服务工作的对策

图书馆信息服务必将朝着电子信息化方向发展，这对图书馆信息服务而言面临着巨大的挑战。图书馆在开展个人和家庭档案信息服务工作时，要改变传统的图书馆发展模式，积极跟随时代步伐经营好相关信息资源，更好地为个人和家庭档案信息服务。

如今，科学技术的广泛应用为图书馆增添了一定的活力，图书馆在开展个人和家庭档案信息保存与服务方面必须充分利用科学技术，不断降低信息处理的成本，借助互联网的优势消除信息获取的时空限制，不断提高家庭及个人档案信息的储存能力。为了确保图书馆能够更好地为个人和家庭档案信息进行服务，图书馆要以管理为主要方式，不断加强信息服务规范化。对图书馆进行现代化建设是提高其服务能力的基础，是信息服务发展的可靠保障，不断提高图书馆信息管理人员的整体素质，是从业人员具有适应经济时代信息化迅速发展的要求，为家庭和个人提供专业服务。在图书馆内部可以适时引进激励机制，不断优化图书馆工作环境，促进工作人员不断提高自身工作能力，规范从业人员的服务行为，更好地为个人和家庭档案信息管理服务。

五、结语

总而言之，对图书馆而言，通过开展个人档案和家庭档案信息的保存，以及做好个人档案和家庭档案信息的服务工作，需要借鉴图书馆管理的相关技术经验，保证档案管理制度的完善性，同时加强档案保存管理的工作力度，做好相关档案管理工作。

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（作者简介：周青，男，本科，江西省图书馆，馆员，研究方向：图书馆现代技术）

（责任编辑 葛星星）