提升高校档案管理有效性的措施

杜洪涛

【摘要】高校档案管理工作是对高校发展历程的管理，也是对高校人事变动及教师职业生涯的历史记载，高校档案以静态的物质形式表现了丰富的动态内容，随着教育形势的不断发展，高校档案管理的重要性正在引起教育界重视，高校档案管理能够发挥教育价值，就思政教育而言，以档案为载体，挖掘其蕴含的丰富的思想政治教育内容，具有重要价值。

【关键词】高等院校;档案管理工作;思政教育

一、引言

高校档案是一笔长期以来为高校教育者所忽视的宝贵资源，记载了高校发展历史和人事变动历程，其包括文字、图像以及声音等多种形式性。档案管理工作有助于挖掘档案的多种价值，高校的档案库中不仅包括高校思政工作的详细记录，还包括如高校的校训、校风以及规章制度、历史事件、培养方式方法等等，所以高校档案管理看似与思政教育毫不相干，实际上，档案管理与高校的发展方向、管理组织工作有密切关系，以档案为载体，挖掘其蕴含的丰富的思想政治教育内容，具有重要的现实价值。

二、高校档案管理现状

档案是高校发展历程的信息积累。档案管理工作不仅涉及了教师教学实施、科学研究、小组合作等教学活动的过程，更是涵盖整个教育教学过程，对于教育效果的评价以及总结，有重要价值，更有助于提升高校教育质量。为此，必须重视档案的管理工作。

当前，信息技术正改变着信息的记录与存储，甚至影响着信息的价值，高校档案管理工作也毫不例外。在这种新形势之下，高校档案管理工作作为学校教育教学、组织管理工作的重要依据与载体，承载着及时记录与反馈学生在教育过程中的教育效果与思想变化状况，丰富的信息构成了高校的文化资源，为高校教育及职工培训工作提供依据和资源。

三、高校档案管理的重要作用

（一）记载高校发展历史

高校档案不同于普通文件，其自身特点及形成方式，具有客观性，是历史发展的真实凭证，是高校历史发展的见证。历史延续性以及客观性是高校档案的重要特征，这些档案作为高校的文化历史沉淀能够将曾经所发生、存在过的场景没有经过一丝一毫的扭曲与变形真真实实、完完整整地再现出来，给新时代之下的学生提供教育与指导等相关帮助。高校的档案与资料记载着学校最为根本的历史与教学观念，是校风、校纪以及办学理念、校园精神的重要体现，档案真实而生动的诠释着高校的价值理念，通过丰富现实的史料事实，能够引发和形成学生的价值认同感，起到推动学生世界观、人生观等三观的树立与形成的积极作用。

（二）方便高校信息查阅

高校档案一旦形成，不允许随意篡改，很多涉及亲笔签名及真实手稿，甚至有现场照片及录音等，是史实凭证。高校档案管理工作室属于学校重要部门，涉及难题需要查阅档案资料的时候，档案工作室则会提供有力证据资料。高校档案资料中包含着丰富的资源，如行政管理、科学理论研究、基础设施建设以及师生、后勤等方面的资料都记录在这些档案中，这些资料所记载的信息不仅全面而且权威，贴近和符合学校和师生的真实状况，是高校信息查阅的资源库。当前，更多的高校回归自身，立足自身实际，挖掘教育资源，档案成为重要资源，档案管理工作的价值日益重要，并充分利用现代信息技术，实现档案资源的保存和利用，在此基础上建设校史资源档案馆，从而促进自身特色文化的形成，并借助档案宣讲、档案馆展览等形式的活动，让高校档案资源融入到职工及学生的生活与学习，潜移默化地影响职工及学生，不断加深学校在各方面的相关教育程度，丰富其工作方式与形式。

四、加强高校档案管理的措施

（一）明确高校档案管理职责

高校档案管理工作要依据国家档案法规及方针政策，结合学校发展要求，制定符合学校实际发展状况的档案管理规章制度，并给与落实。档案管理工作人员要负责档案的接收、管理、整理、统计、保存、查阅等工作。要加强高校档案信息化管理，编制检索工作，减少查阅困难。要定时开展档案文件归档工作，并给与电子档案记录整理。要定期开展管理人员工作培训，并給与工作督导。要定时开展学校档案宣传教育工作，发挥学校档案在育人方面的重要作用。要定时开展高校档案研究交流工作，学习先进档案管理方法等。

（二）提升档案管理工作人员素养

高校对于管理人员的培养，一方面要注重业务水平的提升，另一方面也要强化服务育人的思想。档案管理人员应当具备强烈的责任意识，有意识的挖掘高校教育的宝贵资源。档案管理工作繁琐重复，对档案管理工作人员具有较高的素养要求，为此，档案管理工作人员要爱岗敬业，忠于职守，提升档案业务技能，学习现代化管理技术。要及时对文件材料同步归档，如将党委、工会、团委等会议文件、工作计划、上级文件等同步归档;将学校行政会议记录及人事行政管理材料等同步归档;将学生入学档案、学籍档案、在校奖惩、学生党团关系、学生毕业安排等材料同步归档;要将教师教学计划、教学研究成果、教学总结等同步归档等。将学校精密仪器相关技术文件及维修使用记录等及时归档等。将学校教师外出交流、校外进修以及外聘专家来校讲座等同步归档。

（三）加强档案资源库建设

档案管理看似简答，实则是一项系统工作，涉及高校各个环节和部门，要以服务学生教育为宗旨，打破传统的资料整合方式，建立分工明确、各司其职的管理体制，建立科学全面的档案资源库，要树立整体意识，注重档案收集的质量，突出重点与特色，真正做到应当收集的档案全部收集，应当归档的资料全部归档。高校各机构部分也应树立档案管理意识，注重积累，建立完善的档案资源库。既要建立学生档案馆，也要建立师德档案，突出学校教学特色，更好地起到陶冶学生情操，弘扬校园精神的作用。

五、结语

高校档案作为记录高校发展历程的重要资料，是一所高校历史发展的印证，承载着高校记忆，更是高校查考资料的重要依据。高校档案管理服务于高校整体发展，高校档案管理工作是学校文化建设的重要组成部分，作为一名档案工作者，应服务于学校发展大局，密切档案与学校文化建设的关系，更新档案管理方式，挖掘档案管理信息，采用现代化信息检索手段等。高校档案管理工作在高校教育中的作用是不容忽视的，我们应当与时俱进，借助大数据等新型科技完善档案管理工作，使其在思想政治教育中最大限度地发挥积极作用。

参考文献：

[1]田净.档案管理在高校校史文化建设中的作用研究[J].山西档案，2016（1）：79-81.

[2]肖蓉.新媒体环境下高校档案管理工作的探析[J].中国管理信息化，2017（1）：197-198.