医院后勤管理费用支出审计实践

陈柳屏

【摘 要】在公立医院补偿机制还有待进一步完善和落实的背景下， 随着医疗市场竞争加剧，医院规范管理费用支出具有重要意义。笔者以医院通讯费用管理审计为例，详细介绍了实施管理费用审计全过程。医院通过实施通讯费用管理专项审计，促使费用支出管理更加科学、规范、精细，对医院后勤其他管理费用支出审计具有较高借鉴参考意义。

【关键词】费用支出;通讯费用;审计;管理;效益

管理费用产生于组织日常运营管理活动过程，是维持组织正常运转的重要保障，但由于部分管理费用项目支出单次费用不高，往往容易被管理者所忽视。笔者认为，在深化医药卫生体制改革背景下，加强管理费用管控，是推进医院管理现代化，挖掘医院内部管理效益，提升管理效能的有效途径。作为运营管理审计的一个分支，管理费用支出审计是内审人员完善组织内控的重要领域，是发挥内审增值功能的重要抓手，是筑牢组织防护墙的重要着力点。实施管理费用支出审计是医院内部审计在新形势下适应组织内部控制目标和符合政策要求的直接体现。

管理费用支出通常具有小额分散、支出频繁、支出延续性、品目多等特点，作为组织运营的重要支出部分，应当重点关注费用支出的真实性、正确性、合理性、合规性。通讯费用作为医院常见的管理费用支出，根据成本归集核算原则，按照使用部门类别分别计入医院管理费用和医疗费用支出，属于影响医院营业利润和现金流的报表项目。下面，笔者以通讯费用管理专项审计为例，详细介绍实施管理费用支出项目审计的全过程。

为了简化流程，提高工作效率，很多医院会采取通过委托银行每月自动划付方式与通讯运营商进行通讯费用结算，会计人员根据事后收到运营商的账单及发票进行账务处理。然而，这笔账单是清楚明白的消费还是一笔“糊涂账”呢？M医院内部审计部门决定一探究竟，对医院通讯费用支出实施专项审计。

一、审计目的

通讯费用支出专项审计根本目的是对医院通信业务管理进行评价，促进医院内部管理更精细化、规范化及控制成本支出，从而提高医院管理效益。

二、审计范围

拟选取某一年度1～12月医院通讯费用作为审计范围，必要时可追溯到以前年度。若审计资源足够，可选取3～5年的数据作为审计范围。

三、审计依据

本项目审计依据主要是相关内部控制制度及医院内部关于通信业务的管理规定。

四、审计方法

本项目主要采用的审计方法包括询问、观察、审核、计算、分析性复核、穿行测试等。

五、审计程序及重点内容

本项目实施的审计程序主要是内部控制了解测试和实质性程序，内部控制了解测试主要是了解医院通信业务管理制度的制定及执行情况，实质性程序主要是针对通讯费用支出的真实性、合规性、完整性、准确性实施的相关分析程序，对固话业务和手机业务分别进行。

1.内部控制了解及测试。

开展通讯费用审计，审计人员首先需要了解该项通信业务管理的基本情况。通过询问相关人员了解到，M医院通信业务管理部门为总务科，通信运营商为X公司，医院委托银行直接划扣每月通讯费用。通讯费用支出主要分为办公使用固话业务和工作手机业务支出（含管理人员和值班人员工作手机业务支出），其中固话费用支出纳入使用部门成本核算，工作手机业务使用固定套餐，超出套餐部分由使用人自付，医院实行代扣代缴。

其次，审计人员需了解医院通信业务管理相关的管理规定以及相关业务流程，如：固定电话新装、故障维修、迁移等业务流程及控制措施;工作手机配备的准入资格、申请、移交、使用、故障维修、停机等业务流程及控制措施。

再次，审计人员还需了解医院与运营商签订业务合同情况及相关通信业务收费标准，如：固话业务需了解的收费标准内容，包括基本套餐收费、开通内线、市内、国内、国际通话等不同权限的收费标准以及报装、故障维修、移机等业务收费标准等;工作手机业务需了解的收费标准，包括套餐收费标准及其包含的业务内容，转号、补卡等特殊业务收费标准等。

最后，审计人员需要了解相关管理部门在审核运营商账单时的工作职责及审批流程。

2.固话业务实质性程序。

（1）核对运营商提供的费用明细账单总额与每月银行划扣的金额是否一致，以确定运营商收费的准确性。

（2）汇总医院所有固话号码及其使用部门、开通功能、每月花费情况。

审计人员通过运营商每月费用明细单汇总形成所有固话号码1～12月通讯费用支出明细，通过VLOOKUR查找内部通讯录即可匹配到每个号码的使用部门，最终形成《固话费用汇总表》，若出现匹配不成功情况，可能是内部固话通讯录不完整，或者是电话已无人使用但未办理停号等原因，需请管理部门追根溯源查找并确认这些号码的使用部门。同时，请运营商根据审计人员汇总的所有固话号码，反馈各号码已开通的通话功能权限情况，最好是能提供各功能开通时间。

（3）固话费用分析性复核程序。

对固话费用分析性复核程序，一是根据《固话费用汇总表》汇总统计各部门号码数量、费用支出情况及固话通话权限（内线、市内通话、国内、国际长途通话）开通情况，结合使用部门办公房间数量、空间分布情况、人员数量、工作岗位及业务开展情况分析固话数量分布、功能权限设置及费用支出的科学性和合理性。二是需要特别注意的是，每月固定费用支出的号码，部分号码可能早成了躺在通讯录上的僵尸号，审计人员可以抽查致电部分号码进行核实，对电话数量明显不合理的可请管理部门再次确认使用部门。三是還需注意开通国际通话功能业务的号码每月费用支出情况，根据使用部门业务开展情况分析其合理性、必要性。

（4）核对每月总务部门反馈给成本核算部门的数据与账单实际统计结果是否一致，确保成本核算的准确性。

（5）核对非常规业务收费项目是否按照收费标准计费，是否存在运营商乱收费或收费错误的情况。

（6）固话费用使用情况趋势分析，结合业务开展情况及职工人数，通过横向、纵向比较，分析其合理性，以对办公固话合理设置提出有效建议，避免多人共用一个号码影响正常工作，同时防范办公室电话私用或无节制使用等。

3.工作手机业务实质性程序。

（1）与固话业务一样，工作手机业务同样需要核对运营商提供的费用明细账单总额与每月银行划扣金额的一致性，这里前提是运营商提供的发票明细需分开备注固话及手机业务费用。

（2）汇总分析医院账单中所有手机号码每月支出情况。

审计人员通过统计汇总运营商每月费用明细单形成所有手机号码1～12月通讯费用支出明细，通过查找内部通讯录即可匹配到每个号码的使用人及其职务，最终形成《工作手机费用支出汇总表》。若出现匹配不成功情况，原因可能如下：一是因为内部通讯录不完整，需要管理部门追根溯源查找并确认这些号码的使用人;二是运营商提供的账单错误。若医院最终无法确认号码使用人时，则需要运营商反馈这些号码的实名登记人信息。

（3）工作手机费用分析性复核程序。

对工作手机费用分析性复核程序，一是需要根据《工作手机费用支出汇总表》核对工作手机号码使用人的资格条件是否符合医院相关管理规定;是否存在利用职务之便，徇私舞弊，侵占单位资产的情况。二是对特殊情况的，需审核其申请审批手续是否完备。三是需要根据内部管理相关规定核对每月手机费用超出套餐由使用人自付费用计算的准确性。

（4）审核非常规收费项目是否按照收费标准计费，是否存在运营商不合理收费的情况。

4.存在问题及原因分析。

通过实施以上内部控制了解和测试及实质性程序，审计人员发现M医院通信业务管理主要存在以下问题：一是医院通信业务管理粗糙，相关管理制度规定不健全。未有关于固话的申请、变更及功能开通的明文规定，固话及工作手机相关业务申请手续不齐全，存在口头申请审批现象，工作人员利用职务之便徇私舞弊风险较大。本次审计发现，未知使用人的工作手机号码有15个，最长的使用年限长达6年。二是医院通信业务管理人员存在业务不精问题。通信业务管理人员岗位职责不清、交接不全，且对各类业务收费标准及运营商强制性条款不熟悉，让运营商糊涂收费、浑水摸鱼有机可乘，不利于有效维护医院的合法权益;三是固话业务存量和增量管理缺失。一方面存在长期闲置未用僵尸号码或未知具体使用部门的固话，另一方面又因为部分办公室装修改造或搬迁、外包业务驻点办公等需要不断新报装固话，造成医院资源浪费及管理费用的增加。四是存在固话通话权限滥开现象。固话开通国内国际长途通话权限占比高达34.5%，与实际工作需求不匹配，未能科学合理分配资源。五是工作手机使用管控缺失。部分管理人员或值班人员离岗或退休等不具备配备工作手机资格后，管理部门未能及时督促其办理相关移交手续。六是账务处理存在风险。通过银行账户自动划转方式支付通讯费用，运营商返回费用发票不及时，容易造成账务处理滞后，银行未达账项大量积压，存在账务处理混乱风险。

5.针对审计发现问题的对策。

针对审计发现的问题，内审部门对通信业务管理提出了整改建议：

一是制定通信業务管理规定。总务科尽快制定通信业务管理规定，各部门严格按照管理要求开展通信相关业务。清晰指引通信相关业务申请审批流程，各类业务申请表单化，留痕化管理，便于每月统计汇总以核对运营商计费准确性。

二是科学配置办公电话和开通相关功能。由总务科负责对全院固话统筹管理，保证工作有序开展和通信畅通的前提下，科学调配固话，限期清理长期闲置号码。合理开通固话通话权限，在全院倡导提高成本控制意识，厉行勤俭节约，反对铺张浪费等规定精神，降低通讯费用。

三是加强对工作手机的申请审批及使用管理。工作手机严格执行实名登记制，对未知机主的工作手机号码办理停机处理。

四是向运营商争取相关优惠。通过横向纵向分析医院固话及工作手机费用支出情况，结合医院实际，与运营商进行谈判，争取大客户结算折扣。同时就通讯费用结算方式和流程与通讯运营商进行商讨，为保证及时准确结算达成一致意见。

五是探索实行定额控制通讯费用模式。对超标费用支出进行预警管理，实现对费用支出的动态管理。

六、总结

该项通讯费用专项审计梳理了医院通讯业务管理的流程，揭示费用管控存在制度管理漏洞等普遍性问题，有序追回违规资金，提高管理者强化管理费用管理的认识，对医院后勤管理工作具有举一反三作用。医院将通过自查自纠等方式，排查费用管理的漏洞和风险点，以防发生“小官大贪”“蚂蚁搬家”等严重违法行为，促进医院的健康长远发展。对管理费用支出的审计，有利于节约组织管理成本，推动组织健全完善内控制度，促进组织精细化管理，提高组织管理效益。

参考文献

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（作者单位：广州医科大学附属第三医院）