数字化档案在档案管理中的应用

刘爱新

【摘  要】档案作为一种重要的信息资源，蕴藏着丰富的知识信息资源。当前档案信息的类型和形式在不断变化，传统的档案管理模式已不能适应快速发展的信息时代。档案是社会信息资源的重要组成部分，它已经渗透到社会生活的方方面面。档案信息化建设已成为信息时代档案工作者的重要任务和发展机遇，加强档案数字化管理意义重大。

【关键词】档案数字化管理;档案队伍;工作效率

1 数字化档案管理的特点

按照传统的借阅档案操作流程，查阅人必须亲自到档案管理中心查询，并复印所需文件。查阅过程需要较长时间，影响实时性。如果查阅在不同的地方查找信息，这个问题就会更加突出。纸上的文档不能满足很多人的需要。如果同时查阅相同的文件，会排队等候，影响文件利用的及时性。档案数字化、信息化解决了这些问题，实现了快速、准确的检索，适用于复杂模糊检索功能。查阅需要的公司名称或其他用户所需的信息可被迅速获取，如有必要，直接点击打印。档案管理系统可以为很多人提供服务，只需在多台电脑上安装一个档案管理系统，就可以让许多人看到相同的档案数据，不必排队等待。当联机传输完成后，档案传输方式可以实现，提高了传输速度，保证了信息安全。保证了档案保管的稳定性，能够长期保存，不受外界环境变化的影响。数字化档案的储藏方法多种多样，便于管理、携带和参考。该系统使资料录入管理系统更加完善，进一步实现了资源的共享，为后续工作提供了便利。计算机技术的应用大大降低了操作难度，缩短了作业时间。如果有档案需要修改，直接用电脑直接操作，快速查找目标文件，随意修改，还包括读取档案，统计等功能。

2 数字化档案在工程管理中的应用现状

2.1 档案管理者对数字化档案管理缺乏重视

更新知识需要一段时间，但一般企业或单位并不能敏锐地感受到知识的变化。除了专业的档案管理者对数字化档案管理高度重视外，社会各大企事业单位对数字化档案管理也普遍关注不够。很多企业和社会对档案的管理保管基本上都是纸上谈兵，没有专门的规章制度。同时，由于档案保护措施的不完善，造成了不少企业单位档案不全。

2.2 管理者对档案管理的安全性认识不足

目前，档案管理者对档案管理的安全意识有了一定的认识，一般企业档案管理工作中，除档案馆等专业机构外，还存在一些不足。由于企业、单位档案管理人员缺乏专业管理能力，知识储备不足，不熟悉档案管理的基本操作。同时，在档案管理出现问题时，没有人敢承担相应的责任，因而存在推脱责任的问题。还有，档案管理机器设备并不是专门用于专机管理的，存在很多一机多用的情况。这种方法容易造成设备管理系统瘫痪，同时也存在公司机密泄露等问题。

2.3 数字化档案管理人员的综合素质不高

数字化档案管理对档案管理人员的计算机水平有一定的要求，从事档案管理的人员一般是没有经过数字化培训的老龄化员工。虽然一般的社会组织或企业都存在一些传统的档案管理方式，但他们对数字档案的信任程度并不高。在经历了非数字化的档案管理难题之后，檔案管理者并没有完全改变档案管理的方式，更不用说现代社会具有高综合素质的数字化档案管理人才一般选择在档案管理机构就职，一般企业的档案管理人才缺乏。

3 数字化档案管理要遵循的基本原则

实行数字化管理，应制定目标明确的管理制度和实施方案，在相关机制设计上注重与档案管理基本要求的平衡，形成长效管理机制，构建行之有效的有效管理体系。

第一，必须坚持数字化档案管理的相关原则，不能满足实际应用效果的数字化档案管理系统是失败的。要建立健全制度体系，关注数字档案发展的特点，充分认识到数字档案在管理过程中因主客观因素造成的问题，把握好相关管理要素，制定有针对性的管理制度和规则。同时，在制定管理制度时，要注意与时俱进，在发展过程中优化调整，实现档案管理数字化实施的高效创新。

第二，要遵循制度完备性原则，科学、合理地完善现行管理制度，遵循科学、统一的标准和方法，实现档案数字化管理系统规范化、科学化、标准化。因此，应不断优化和完善数字化档案管理系统，努力实现档案管理的全面数字化，为自身管理体系完成新一轮创新提供内在动力。

第三，必须认识到数字化档案管理是动态发展的，把握系统发展的脉络，不断进行自我检讨，确保数字档案管理系统的调整能够跟上技术的发展，并能够根据人们对数字档案的需求进行存储，从而提高档案管理的整体活力。

第四，落实有效的数字化档案管理监督原则，制定完善的监管政策，做好档案监管工作。目前，数字档案管理还处于探索和尝试阶段，需要跟踪整个数字档案管理的动态变化，在建立过程中进行纵向比较，避免建立过程中产生偏差，实施有效的管理策略，实现档案管理的数字化目标。

4 数字化档案管理优化对策

4.1 加大档案新政策宣传力度，提升依法管档意识

为了进一步提高档案管理意识，有必要加大新档案政策的宣传力度。提高档案管理人员的实践能力，掌握新政策的专业知识。档案管理工作的发展，要求档案管理者要积极对照新旧政策，不断优化策略，创新档案管理方法，提高档案管理效率。在学习理论知识的同时，政策宣传可以在认知层面对档案管理人员的素质水平产生潜移默化地影响，使他们通过学习理论知识，不断将工作实践与专业理论相比较，提高档案管理水平。

4.2 健全档案整理工作机制，提升档案整理效率

由于归档过程的复杂性，需要一套沟通机制，以减少漏、错的可能性，有效提高档案资料的效率。档案工作流程经常涉及多个部门，建立档案整理机制可以有效地改善沟通问题。档案管理部门要在一个月内及时整理档案资料，整理后及时录入档案管理系统，以降低丢失档案的风险。

4.3 积极推动档案精细化管理，提高档案整理水平

第一，要认真学习档案工作条例和其他相关规范性文件。对档案材料进行整理时，要仔细了解每种材料的形成时间、原因、形成背景、分类和归纳。面对繁重的工作任务，为了更好地提高实际工作效率，降低文件误码率，不断细化整理流程，具有重要意义。第二，在收集、审阅、归档过程中，要完善执行程序，尤其要认真核对档案材料。如有差错应按程序登记，并退回材料成形部重新制作。第三，数字档案管理是新技术时代档案整合的重要体现，目前，计算机技术在档案管理中只能发挥不可替代的作用。因此，在实际操作中，需要通过科技手段，如电子扫描等科技手段，将备案时间和档案况输入计算机，方便后期查询。

4.3 提升档案管理人员综合素质

管理者是档案数字化建设的实施者和执行者。只有提高专业水平和综合素质，才能为档案管理工作的质量和效率提供可靠保障。因此，必须加强对档案管理人员的培训，提高其计算机操作水平，使其能熟练运用档案数字化技术。随着数字化时代的到来，档案管理者也应转变观念，提高自身素质，掌握各种技能和技术，做好档案保密工作，保证数字化档案管理的顺利进行。此外，安全方面要注重企业档案数字化管理，这就要求档案管理者要增强自身的安全意识，加强档案资料的保存，促进数字化档案信息的安全可靠。

结束语

档案作为重要的信息资源，其重要性不言而喻。当前档案工作面临严峻挑战，必须积极应对。数字档案管理建设是适应社会和时代发展的新举措、新要求。档案管理者应学以致用，掌握信息化，为档案工作和社会主义精神文明建设服务。

参考文献：

[1]王惠玲.档案数字化运用管理分析[J].城建档案，2018（01）：30-31.