新时代下档案数字化管理综述

张静思 任艳

（1 安图县机构编制电子政务中心，吉林 安图 133600；2 安图县机关事务服务中心，吉林 安图 133600）

档案整体数字化系统就是以实现档案安全保管为主、档案利用中心、档案知识中心和电子文件（档案）备份中心为目标，以建立档案数据信息的全集成、全管控、全服务、全覆盖、一体化、智能化、虚拟化为基础，从管理体制、业务工作、制度规范和设施设备等方面进行建设的全方位的数字档案馆系统。最终目的就是：对电子文件的收集、整理、利用、处置等过程进行管控，达到规范管理、长期保存、安全保密、高效利用的目标。

一、档案数字化的意义

什么叫档案数字化：档案信息数字化就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储档案信息，将纸质档案转化为电子信息进行管理。数字化的好处是：检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全。档案数字化工作具体工作就是：扫描人员把纸质档案用扫描仪扫后存成电子版，然后有图像处理人员把四边及文档区有污点的地方去除干净，再有档案信息录入人员把案卷或卷内信息录入一个档案管理软件里，最后一项是质检人员的工作，就是将几个环节来个总的质检。总之工作流程可根据实际档案情况来定。

二、档案数字化管理

文档信息资源是政府信息资源的核心，而政府行政也离不开信息资源的有效管理和利用，电子文件是利用计算机进行信息输入、存储、传输等一系列操作的数字化产物，是信息化管理系统的必然产物。从目前世界范围来看，推进政府部门办公自动化、网络化、电子化和信息资源共享已是大势所趋。

（一）传统档案保存存在缺点

一是存储需求。政府档案不方便实现电子化管理，文件存储分散，没有统一的信息化存储平台。二是快速检索。政府实现公共服务数据资源库的建设有难度，没有灵活的数据检索来支持政府标准文本。三是信息共享。实现互联互通不便，通知通告等不能不能及时送达至相关部门，阻碍均衡发展。四是信息安全。无法进行访问控制安全监控、信息保护、信息安全传输、身份识别、权限控制、资源管理、用户管理等功能欠缺，影响信息安全。五是档案维护。容易出现档案丢失，变质、虫蛀等现象，对档案原数据材料造成无法弥补的损失，政务公文安全得不到保障。六是库房管理。常常要花费很多的人力和时间去查找一份档案资料，档案文件数量太多，无法确定档案的存放位置。

（二）档案数字化解决方案

电子档案管理，就是通过计算机等手段来记录文件内容并且保存管理。记录过程简单易操作，不会用到笔墨等办公用品，并通过网络进行永久保存。与传统的档案管理方式相比，电子档案管理有如下特点：

一是档案统一管理。档案管理系统搭建海量文档的集中存储平台，包括电子文件，电子档案及实体档案等都可以在这个平台中安全高效地进行管理。

二是信息共享便利。包括文件查询、统计、维护等。可创建不同档案类型目录，分类存放各类文件和档案，获得权限后可上传附件文件、浏览文件、分享文件等。

三是信息检索。强大的高级搜索功能，可以基于档案编号、创建人、创建时间、目录等属性组合搜索，个性化的信息检索功能帮助用户从海量档案中准确定位所需档案以及实体档案存放的位置。

四是审批申报。审批流程的设置是建立一个自定义的审批流程，包括对流程名，不同审批环节的环节名称和审批人设置，分为全局流程和目录流程。全局审批流程是指可以应用于所有目录的审批流程；目录审批流程是针对单一目录的审批流程。所有审批流程都可以自定义审批部门、审批人、审批级别等信息。审批流程可应用在送审、借阅，实现对送审档案或借阅档案的自定义流程审批。分为待审批单据、已审批单据、送审的档案、我的借阅申请分类数据显示列表。审批基础设置分为审批状态和审批级别。

五是档案库房。库房管理是针对实体档案的存储，自定义库房功能可以将档案的存放位置进行管理，方便档案借阅以及维护管理，可对档案存放的位置进行新增、修改、删除打印操作。显示当前所用库房的库房ID、库房名称、创建人、创建时间、柜子数、盒子数以及存储的文件数等库房属性。

六是档案审计。完善的系统日志和审计记录，系统自动记录用户对档案的相关操作及操作时间，一旦出现问题可有据可寻。

七是统计报表。系统自动统计文件的上传、下载、阅读、更新、收藏量，从而进一步加强档案的管理。

八是数据备份。系统提供定时备份数据功能，以免数据丢失给用户造成不可估量的损失。

九、信息安全权限设置：可针对用户、部门及岗位进行细腻的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印等操作。

三、结语

随着档案数字化数据存储和安全的压力与日俱增，作为档案数字化安全体系建设的重要内容，档案管理需要加强数据存储和备份的统筹规划，根据不同业务和数据类型，建立科学、合理的数据备份机制，并遵照信息安全等级保护的有关标准，达到一定的安全级别的同时，通过建立各项管理制度，进一步推动档案数字化规范化建设，保障各项工作有序开展。