高校办公室有效行政管理能力提升的路径研究

陈 峰

吉林大学古生物学与地层学研究中心，吉林 长春 130000

办公室在高校行政部门中有着重要地位，是承上启下的部门，将学生和学院、学校紧密联系在一起，办公室提高工作效率能够保证学生的基本权益，能够促进学校的政策实施。学校可以通过办公室传达工作规划，加强学校和各学院之间的沟通，提高学院的办事效率。因此，办公室是学校工作的重要部门，学校要保证办公室构成合理化，提高学校办公室的工作效率。

一、目前办公室行政管理中出现的问题

经过观察发现，目前大部分高校对于办公行政不够重视，管理环节中出现了各种各样的问题，影响着高校教学效率和发展，办公室行政管理环节出现问题，也暴露出高校办公室办公水平有待提高。

（一）没有明确的管理机制

首先，大部分高校办公室行政人员没有更新管理观念，对于日常工作没有进行规划，仍旧按照传统方式进行工作，目光仅停留在当务之急的事物上，没有形成固定的方法。随着时代的发展，校园中出现更多新的行政问题，办公室行政部门没有对新问题进行研究，其工作处于被动状态。其次，办公室没有形成工作规范，很多员工在工作过程中略显随意，并且工作规范也没有做到与时俱进，其工作效率大打折扣。最后，办公室内部缺乏员工体系的构建，工作和行政人员的分配不合理，导致部分员工十分清闲，部分员工工作量过大，直接影响办公室的工作效率。

（二）从业人员未接受专业培训

目前，我国提高对高校的教育重视程度，学校规模逐步扩大，办公室的工作量也日益加大，庞大的工作量对于办公室行政人员来说，也将面临着专业素质的考验。然而，当前大部分学校对办公室行政人员的重视程度不高，没有组织员工定期培训的习惯，导致工作人员缺乏理念和知识的更新，其工作理念之后，职业素质也很难达到标准，在一定程度上影响了行政部门的工作效率，并且办公室内工作人员缺少主动意识，得过且过，在工作中往往处于被动状态，影响了办公室整体风气。此外办公室行政工作需要多方协调，具备灵活性，然而在现实办公环节中，缺乏正确的工作分配，导致工作效率低，工作人员责任感薄弱。

二、提高办公室行政管理的有效策略

（一）完善高校办公室行政管理机制

高校想要从根本上提高行政管理水平，提高从业人员的办公效率，就要保证办公室有完善的工作机制，规范行政人员的日常工作，保证其工作效率得到提高，行政人员要将学校办学为工作中心，将学校各部分结合起来，增强各部门之间的协调配合，构建完善的管理机制，只有让办公室成员权责分明，才能从根本上提高办公效率，提升办公室协调能力，发挥其承上启下的重要作用。

（二）加强各部门之间的联系

高校各学院和部门都配有自己的办公室，这些办公室之间能否构成良好的合作关系，是否朝着同一目标进行努力，在工作中能否达到配合，直接影响学校的行政管理水平，校级办公室将工作任务传达给院级办公室，院级办公室要做好落实工作，保证学校的政策能够得到实施，并且院级办公室要保证认真对待上级办公室所传达的工作精神和工作内容，不能在工作环节中出现敷衍和推诿的现象，要保证学校决策得到重视，全面提高自身工作效率，立足提高学生素质和水平，提升学校管理水平，并且办公室还要与事业单位办公室和企业办公室建立良好的联系，提高学生的就业率，避免学生在就业环节中出现问题，促进学校的发展，全面提高高校教育水平，提高办公室的协作能力，提高其工作效率。

（三）提高办公室行政管理科学性

高校应当合理安排办公室资源，为行政人员提供完善的办公设施，尽可能调动员工工作积极性，挖掘其潜能，提高办公室的行政办公效率。高校应当将时间、环境、人员等办公室要素进行合理安排，协调人力资源和基础设施。因此，高校应当不断提高硬件设施水平，提高办公设备性能，为行政人员提供现代化办公条件，此外，学校也应当对行政人员的工作量进行调整，协调员工和工作之间的关系，力求提高行政人员的工作效率，完善办公流程，提高办公室的整体行政水平，并且要提高行政管理人员时间观念，使其能够合理安排工作，保证每项工作都能得到落实。例如，当学校迎来毕业季，或进行迎新接待时，行政部门的工作量会相应提升，行政人员要合理调整自己的工作时间投入，保证工作质量能够得到提升，加大行政人员对工作的投入，保证员工能够形成良好的工作意识，减少工作中的重复，提高办公效率。

（四）提高办公室行政管理从业人员的素质

高校的行政管理人员需要具备良好的服务意识，要打破对传统行政管理的定义，保持高度的工作热情，使其能够将大部分精力投入到行政管理工作中，力求做好行政管理工作，全面服务广大教职工和学生，切实提高学校的教育水平，使其能够完成教育目标。高校应当注重对办公室人员的素质培养，增强办公室内竞争，使其产生危机意识，不断提高业务水平，避免员工在工作过程中出现懈怠、敷衍的情况，提升办公室行政队伍质量。

首先，高校管理者要对办公室人员进行合理配置，控制办公室人员的增长，避免人多工作少的情况出现。提高办公室人员的行政管理能力，对于办公室的人员配比要根据学校规模和日常工作量决定，保证员工配比合理，使每位员工都能在工作岗位上找到归属感，有效的提高了办公室行政水平，也能避免人员的流逝或者浪费。

其次，高校要提高人员工作安排的合理性，保证办公人员所服务的区域相互配合，并且不重合，分工明确是提高行政效率的基础，办公人员要高效完成学校分配的任务，利用自己专业知识提高行政办公效率，高校优化人员配比，能够普保证员工擅长的领域发挥作用。

再次，高校要定期对办公人员进行培训，不断提高员工的综合水平，培训内容不局限于专业知识，也要引导员工形成良好的工作风气，产生服务意识，学校在培训加入计算机、法律等公共科目，能够全面提高从业人员的综合素质，使其在遇到问题时，找到最符合实际的解决方法。

（五）构建激励机制

为了提高学校教学质量，保证日常事务得到落实，高校可以设置鼓励机制，提高从业人员的工作积极性，保证其工作效率得到提高，学校可以通过完善鼓励机制，激励员工自我完善，保证自身专业水平得到提高，还能在一定程度上提高从业人员的创造性，改善各部门的合作关系，增强行政人员的工作热情。例如，高校可以进行绩效工资改革，给予员工适当的激励，保证员工的工作积极性得到提升，并且对员工进行绩效考核，也能保证员工付出得到回报，也利于学校把握员工工作状态，做到赏罚分明，有效提高了员工对工作的重视程度，高校也可以在考核中淘汰态度消极，工作怠慢的员工，确保行政团队的综合素质。高校也可以定期组织考试，提高办公室人员专业素质，保证更多高素质人才融入办公团队，调动办公室的工作气氛，有助于员工发挥其主观能动性，提高整体工作效率。

三、总结

综上所述，高校要提高对办公室的重视程度，增加对办公环境的投入力度，完善其硬件设施，做到办公现代化，提高办公室行政人员的工作效率，并且，学校也应制定相应的管理机制，力求打造高素质办公团队，使办公室能够真正发挥承上启下的衔接作用。办公室的日常工作比较复杂，需要工作人员具备较高的综合素质，因此，高校也应注重对人员的素质培养，定期为其提供学习机会，使其能够不断完善自己的专业水平，提高教职工的创新能力，保证办公人员能够具备良好的服务意识，将学校的决策或活动得到落实，进一步提高学校的教学质量。