大数据技术在高校人事档案管理中的应用

周映红

（江西财经职业学院，江西 九江 332000）

引言：面对当前大量繁杂的数据信息，因为大数据技术的有效应用，保证信息管理工作高效进行的基础上，也能够获取到最终理想的管理效果。对于高校人事档案管理工作而言，其中还存在着缺乏关注，资金不足以及档案信息收集形式落后等的弊端，极大地影响了高校人事档案管理工作的效率以及质量。那么接下来的文章中，将围绕大数据技术基础上，对其在高校人事档案管理工作当中的应用实施深入的阐述。

一、高校人事档案管理现状分析

（一）重视不足，资金缺乏

对于高校人事档案管理工作而言，和其他档案管理工作相同，都可以将其看作是档案系统工作范畴，通过实际调查发现，当前大多数的工作人员，并没有对档案管理工作提高关注。在很长一段时间内，高校领导人员眼中的档案管理工作，隶属于人事管理的工作范围，只有在干部进行选拔或者是调查等各个环节下，才会使用到档案管理的相关数据，在日常的工作当中，基本上不会发挥太大的价值，鉴于该种错误的观点下，就会导致大多数工作人员还是了高校档案管理工作的重要性。与此同时，再加上高校档案管理工作过程中，因为缺少充足的资金支撑，一定程度上也会影响到整体管理的效果[1]。

（二）档案信息收集手段落后、信息建设不足

通过实际调查发现，传统中高校人事档案管理工作，其中部分的工作人员并不是专业出身，在没有接受正规教育的基础上，自然对中间管理的技巧以及模式等比较模糊。尤其是在收集人事档案数据信息过程中，因为自身的能力有限，应用的还是过去落后的工作模式，并不能很好的应用大数据等现代化的技术手段。除此之外，在对所需档案加以调阅过程中，因为依靠的还是之前手工的形式，对原件进行多次反复调阅的同时，就会影响到纸质性文件信息的完整性。尤其是收集档案材料信息工序当中，忽视了干部档案所需材料的准备工作，引发档案流失问题的同时，也是造成档案不具备真实性以及有效性的根本原因[2]。

二、大数据技术在高校人事档案管理中的应用

（一）建立大数据人事档案管理系统，实现资源共享

在高校人事档案管理的时候，信息化水平并不高，这就导致了很多信息不能共享，在档案管理的过程中工作效率低下，为了很好地解决这个问题，这就需要我们采用大数据的思维，在高校人事档案管理中建立大数据，充分实现资源共享。并在以后的工作中提高大数据的使用比重，因为建立人事档案管理系统不仅有助于完善信息的数据，还能充分的收集可能有用的信息，并不断地进行分析，转换传统的高校人事档案管理观念。高校人事档案管理信息数据的建设，主要是依据可靠的数据，最原始化的数据，这就决定了人事档案管理工作人员在收集数据的时候，认真负责，充分鉴定信息材料的真实性和准确性；在收集完数据之后，二级部门还要进行积极的数据录入，在进行数据录入的时候还要认真的检查数据的时效性和准确性，保证数据在录入之后是完整有效的。比如，员工的 姓名，年龄，性别，职称，籍贯等，这些信息一定要准确，并且在录入的时候还要分毫类别，这样在录入之后也方便查找，调取的时候也非常方便，有利于充分提高工作效率[3]。

（二）适当增加人事档案信息的公开度

高校人事档案的主要内容就是高校员工的学习经历和个人的基本信息，记录了当事人在高校生活和工作的时候所发生的一些事情，当事人也是档案的主体。高校人事档案传统管理比较注重保密，十分重视保密性工作的开展，对其他人员查阅当事人的档案控制的十分严格，在一定程度上影响了对档案信息的共享和应用，限制了新时代人事档案管理在内容方面的发展和应用。从高校人事档案人力资源管理的角度来看，在档案信息管理的过程中，不仅是对静态信息的管理，更是对动态信息的管理。通过对人事档案的公开，可以为需要该档案的企业提供充足人事方面的数据和相关信息，通过对这些档案的了解，可以对人员有更充分的认识和参考。这样企业在进行招聘，流动，提升职务等人事活动的时候会更加的方便，充分发挥人事档案应有的价值。与此同时，通过对人事档案的适度公开，与企业和个人达成信息共享，这样可以让当事人或企业及时的发现档案中可能存在的错误记录，对档案记录的不实信息进行及时的更正，通过信息的适度公开，可以保证人事档案的准确性和真实性，保证数据的有效。但是，与此同时需要注意的是，在人事档案公开的时候一定要遵循适度公开的原则，所公开的人事档案仅仅是档案的查阅权，和当事人同意公开的部分，并不能对当事人所有的档案进行公开，要充分保护当事人的隐私权和保密权。人事档案的有限公开，指的使人事档案中有限的内容进行公开，所公开的也仅仅是一些普通的，比较普遍的信息，这些信息并不涉及当事人的某些机密和秘密，并不是对当事人所有的信息公开，比如当事人的一些考试考核记录或者某一些意见材料等，这些没有经过当事人的同意是不能公开的。

（三）增强人事档案的信息化建设

高校人事档案管理经过不断的发展，信息的大数据化也是必然的发展结果，通过建设和完善人事档案管理系统，可以有效地提高人力资源管理的工作效率，有利于完善人事档案的不断收集，数据的不断完善，实现数据的高效分析，为人力资源的管理开辟了一条新的路径，通过积极的引入大数据，建设信息化数据库，还可以充分的保障了数据和信息的安全。第一，在高校人事档案管理的时候就要树立大数据管理的概念，档案的管理人员以及相关的部门领导应该充分的转变传统观念，树立信息化管理的观念。人事档案信息管理系统是在原来的档案管理基础上将大数据系统引入进来，并对所有的人事档案进行整理和收集，并对这些数据进行充分的分析，从而实现整合，在各个部门人事系统相互联网的基础上，实现人事档案的信息和数据共享。第二，在高校人事档案信息进行信息化，系统化完善之后，要充分提高数据处理的能力，提高工作人员的效率，从被动的利用人事档案到通过人事档案主动服务的方向进行转变，通过人工智能和大数据对人事档案的信息进行充分的挖掘和开发，积极的掌握可能有用的信息，并对人事档案数据做好保存，探寻发展的基本规律，从而实现对人事档案管理未来发展趋势的预测，为高校人事档案管理提供积极的方向。

（四）档案工作者转变传统观念，加强信息化意识

在目前很多高校人事管理工作中，很多的工作人员并没有对自己的工作有一个充分的认识，认为自己的工作并不重要，这就直接导致了他们在工作的时候不积极，甚至在一些工作上表现地很消极，不仅没有相关的工作流程，而且缺少专业的业务知识，对于人事档案方面的业务缺少了解，这就造成了人事档案工作在管理的时候不达标。在以前的工作中，存在一种现象，有很多的领导对档案馆没有一个充分的认识和了解，甚至认为档案馆的价值不如图书馆，没有相应的利用价值。人事档案更没有引起足够的重视，没有相应的工作人员投入工作，就造成了人事档案管理者的意识较为淡薄，体会不到人事档案的真正价值。档案馆的馆长在工作的时候，不仅要对人事档案有十分深入和细致的了解，还要在职责范围内对档案材料进行充分的整理和检查，通过不断的监督保证档案材料的质量[4]。

结论

简而言之，在高校较长时间的发展当中，其中必然会积累大量的数据信息，而在高校实施人事档案管理工作当中，这就决定了该项工作必然会是一个具有周期性，比较复杂的项目。站在大数据时代背景下，高校人事档案管理工作要想取得理想的效果，那么就应该积极的革新过去落后的管理模式，从现实条件下出发，合理的构建大数据人事档案管理系统，保证各项数据能够实现共享，同时，身为高校人事档案管理的相关工作人员，也应该加强对该项工作的关注，做到紧跟时代发展步伐，增强人事档案的信息化建设，推动整体管理工作有序进行的基础上，自然也能够达到理想的管理目标。