新时期提升人力资源档案管理工作的策略

国合义

（山东省济宁市嘉祥县医疗保障局，山东 济宁 272400）

在实现中华民族伟大复兴的中国梦这一目标指引下，事业单位作为科技、文化、教育、卫生等与民生息息相关领域的单位，要更好地为群众服务，就要充分开发和管理人力资源，调动工作人员的能力、技能、经验和体力等多种因素，不断提升事业单位自身的综合实力。传统事业单位内部疏于对人力资源档案的管理，难以发挥员工们的价值，而唯有从根源上发现问题并解决问题，才能有效提升事业单位的人力资源档案管理水平。

一、提升事业单位人力资源档案管理水平的价值分析

（一）关乎事业单位的长远发展

人力资源档案管理水平较高，管理者可以精准把握工作人员实际状况，制定符合工作人员的发展规划，实现人力资源最大化的优势，提升事业单位的总体发展水平。档案管理的有序化、规范化，可以在档案查询时快速了解工作人员的素质结构，对工作人员进行全面认知和合理定位，快速匹配合适的岗位。事业单位的长期发展中不可避免有人员流动，岗位调动，为实现工作人员的价值，就要提升档案管理水平并实现档案共享，保障内部人力资源最优配置，这关乎事业单位的长远发展。

（二）关乎工作人员潜力的挖掘

在稳定发展的过程中，事业单位的高层人员为发展考虑，必然要挖掘工作人员的潜力，推动工作人员更好地成长，职位调动时充分考量工作人员的素质结构。人力资源档案管理水平的提升，可以全方位、多角度的记录工作人员状况，在个人职业生涯发展中也扮演着不可磨灭的作用，而这对于工作人员本身也是行为的约束力，个人的表现都会实时记录在档，可以推动内部员工在规范操作的基础上提升业务水平，实现个人价值的同时为单位发展带来更大的价值。

二、新时期人力资源档案管理工作存在的问题

（一）信息化意识不足，重视程度较低

传统事业单位的人力资源档案管理工作单纯需要接受档案、保存档案，以单纯的手工操作形式不仅效率低，档案保存、查阅和整理过程中失误率也比较高，难以实现系统数据统计，一方面不利于事业单位长远发展，另一方面也难以适应时代的趋势。传统人力资源档案管理模式明显难以发挥工作人员的价值，长久下去档案管理工作者的惰性明显，不愿意接受和学习信息化档案管理方式。由于缺乏重视程度，工作人员难以适应时代发展趋势实现对档案的数据化处理，难以推动档案信息化管理。

（二）系统建设不完善，信息化水平低

当下事业单位强调在人力资源管理中实现档案管理的信息化，但由于缺乏统一且完善的标准，档案的数据库建设也缺乏具体的规定，各个单位间档案管理工作开展缺乏统一的工作依据，导致档案管理系统建设不足，网络化水平不明显，难以实现档案资源有效共享和有效传输，整体而言的档案管理水平依然较低。除档案管理系统建设不完善外，当下系统的安全性也是一大隐患，相对封闭的状态下难以发挥信息化的特征与优势，不利于档案管理水平的提升。

（三）档案管理工作者数量有限，综合素质待提升

当下人力资源档案管理水平提升的一大关键是档案管理者综合素质的提升，传统档案管理工作简单且单一，操作起来难度不大，大多工作人员并非相关专业的工作者，而大多是缺乏系统培训、直接上岗的工作者，在入职时缺乏系统的面试考核和技能培训，计算机应用和软件应用能力较差，不能匹及新时期人力资源档案管理水平提升的需要，不利于事业单位的档案实现信息化管理。

三、新时期提升人力资源档案管理工作的策略

（一）强化人力资源档案管理的认知，充分认识到人力资源档案管理的重要性

在单位不断发展的过程中，为了有效提升人力资源档案管理的水平，则应该充分认识到人力资源档案管理的重要性，将人力资源档案管理纳入相关单位的发展中，充分认识到人力资源档案管理的重要性，打造优秀的人力资源档案管理队伍，组建优秀的人力资源档案管理领导小组，深化对人力资源档案管理的认知，定期对单位的人力资源档案管理工作进行检查和监督，并根据实际情况采取科学的指导措施。这样才能够及时发现人力资源档案管理中存在的问题，及时采取有效的策略来进行解决。

（二）强化人力资源档案管理队伍建设，提高工作人员综合素质

为了有效提升单位人力资源档案管理的水平，需要强化人力资源档案管理队伍建设，尽量选取一些作风正派、为人正直和责任心较强的人员参与到人力资源档案管理工作中。加强对人力资源档案管理人员的培训，让他们能够在不断学习的过程中掌握先进的人力资源档案管理技术，深入了解人力资源档案的作用，树立较强的责任意识，增强自身的责任感，有效提升人力资源档案管理水平。同时，作为单位人力资源档案管理工作人员，应该通过不断学习来增强自身的综合素养，为单位人力资源管理奠定坚实的基础。

（三）做好人力资源档案资料收集，确保人力资源档案材料的完整性

人力资源档案资料的收集是单位人力资源档案管理工作开展的重要基础，所以需要管理人员采取先进的管理技术，及时收集人力资源档案资料，并对人力资源档案资料认真进行鉴别，真正做到取之有据，用之合理。对一些不符合要求的人力资源档案材料，应该及时进行处理，切实保证人力资源档案资料的完整性，强化人力资源档案管理的实效性。完整、真实的档案资料才能够为单位的人力资源配置提供准确的信息数据，以此推动单位更加稳定健康地发展。

（四）强化人力资源档案管理信息化建设，有效提升人力资源档案管理的效率

随着新经济常态的不断发展，应采取高效的措施来加强人力资源档案信息化建设，有效提升人力资源档案管理的水平，更好地满足单位人力资源制度深化改革的需求，促进现代社会主义现代化事业发展。因此，作为单位人力资源管理部门，应该及时将准确的人力资源档案信息输入到信息系统中，有效提升单位人力资源档案管理信息的时效性。通过充分发挥现代信息技术的辅助性作用，借助现代信息技术的扫描仪设备，将人力资源档案管理资料直接输入计算机内，并对人力资源档案的文字资料、图片、声像等数据进行处理，让人力资源档案资料和数据格式并存，以便更加便利地查询人力资源档案信息，真正达到提升单位人力资源档案管理效率的目的。

（五）完善人力资源档案管理制度，高效开展人力资源档案管理工作

在新经济常态下，为了提升人力资源档案管理的水平，需要制定完善的人力资源档案管理制度。一是应该确保人力资源档案管理制度的科学性与合理性。二是保证人力资源档案管理制度的简洁性，以便能够让人力资源档案管理制度的作用充分发挥出来。三是应该保证人力资源档案管理制度的双向性。人力资源档案管理制度不管是对职工，还是对领导，都应该发挥良好的约束作用，以便能够将人力资源档案管理工作的公平性充分凸显出来。四是制度的严肃性。在单位人力资源档案管理的过程中，应该严格按照相关的制度进行执行，以便将人力资源档案管理的权威性充分凸显出来。为了有效提升人力资源档案管理的实效性，还需要建立人力资源档案管理的升级达标考核机制，并根据人力资源档案管理的实际情况进行定量考核，再采取分类指导的措施，促使人力资源档案管理工作更加规范化，最大限度提升单位的人力资源档案管理水平。

（六）加强思想重视，提升综合素质

长期以来对事业单位人力资源档案管理工作思想上的轻视，导致档案管理没有发挥价值，各部门间对档案的利用不够，不利于工作高效开展。基于此，提升全体员工的档案思想意识，是加强对档案这一有效资源的利用率，以合理、合法的方式获得资源后，解决工作中的问题。

四、结语

总之，人力资源档案管理工作对促进职业发展、践行单位服务职能具有非常重要的影响。因此，在现代信息技术快速发展的背景下，各单位人力资源档案管理应该紧跟信息时代的发展步伐，不断创新人力资源档案管理方法，有效提升人力资源档案管理的实效性，为推动单位更加稳定健康发展提供可参考的资料。