新形势下办公室档案管理工作的创新途径研究

张佺泉

（罗源县白塔乡人民政府，福建 福州 350607）

引言

档案是各种工作内容、历史事件的记录，对于各项工作的开展发挥着较强的指导与参考作用，因此，档案管理工作是办公室工作的重要内容。新形势下，办公室工作人员需要提高对档案管理工作的认识与重视程度，结合办公室工作的具体要求，创新与改进档案管理工作的基本流程，提高档案管理的信息化水平，保证各类档案文献资料的完整性、准确性，从而提高档案管理工作的效率和质量，更好地发挥档案资源的价值。

一、转变档案管理思路与理念

为提高档案管理工作的效率和质量，满足新形势下对办公室档案管理工作的基本需求。档案是对单位各项工作的重要记录，关乎着单位未来的发展，是单位文化的积淀，办公室档案管理人员首先需要结合时代发展的特征，转变档案管理的思路和理念，提高对档案管理工作的重视程度，尤其是领导干部人员更要发挥表率作用，创新管理思想，保证办公室全体工作人员认识到档案管理的重要性。管理人员要将档案管理工作纳入单位重点工作内容，保证其充足的资金、物资与人员的配备，创建适合档案管理工作的管理格局，从而推动办公室档案管理工作顺利有序地开展。

二、不断提高档案管理人员的专业能力和综合素质

为保证办公室充分发挥其桥梁纽带作用，办公室档案管理人员需要不断提高自身的工作能力和综合素质，创建优秀的档案管理团队，保障档案管理工作的专业性和可靠性。通过创新人才培养机制，一方面，积极组织档案管理人员参与档案管理专业知识与技能培训工作，拓展管理人员的知识面，并实现理论与实践的有效结合，提高档案管理人员的专业技术能力。同时，结合管理人员各自的优势长处及档案管理工作的实际需要，优化与调整人才队伍结构，创造和谐稳定的档案管理工作环境。档案管理人员需要提高自主学习能力，提高业务能力，与时俱进学习科学文化知识和办公室文秘业务知识，积极参加网络职业道德培训，并在日常工作中积极向领导、基层和群众学习，不断积累丰富的实践经验，提高自身的档案管理工作能力。

三、创新办公室档案管理工作制度

办公室档案管理工作的有序开展需要以健全的管理制度为基本指导依据，通过结合办公室工作的实际特点、内容和基本要求，创新办公室档案管理工作制度，明确档案管理工作各项职责与人员划分，保证档案管理工作落到实处。同时，制度中还需要对何种资料必须形成档案、归档的资料需要呈报的形式、何种档案需要保密、档案借阅的要求等方面内容进行明确规定，确保档案资料的保密性和完整性。

四、创新办公室档案管理工作模式

办公室工作的内容具有较强的复杂性，种类繁多，档案文件的数量与类别也相应增加，而办公室档案管理工作的归类与存档等工作环节存在合理性，容易导致档案文件遗漏和丢失情况发生，不利于办公室工作效率与质量的提升。因此，通过创新办公室档案管理工作模式，针对收录文件构建系统性的档案目录，再按照内容与性质对档案资料进行分门别类，也就是说，首先需要对文件按照轻重缓急进行分类，在领导对紧急事务进行处理过程中，档案管理人员需要对积压文件进行梳理并适时提醒领导进行处理。其次，按照领导习惯对能够面呈的文件进行分次送阅；对于不方便面呈的文件要通过微信或短信情况进行报告，保证文件的及时送阅，避免文件积压情况。最后，需要及时对领导签批的文件进行流转办理，并对批示件的办理情况进行跟踪督促，避免“中梗阻”现象，从而有效提升档案文件管理工作的全面性和有效性。

五、提高档案管理工作的信息化水平

现代信息技术的应用能够在很大程度上提高办公室档案管理工作的效率和质量。现阶段，随着办公室档案文件数量与类别的持续提升，采用传统的纸质管理方法难以保证档案文件的完整性，因此，通过借助现代信息技术将纸质档案文件转化为电子档案，有助于档案文件的查询、应用与管理，保证了档案文件的安全性。办公室需要构建并完善档案管理信息化系统，为工作人员查阅档案文件提供便利，并通过系统对档案文件进行统一管理。同时，借助新媒体的优势作用，利用微信、微博、网站等进行档案信息化建设的宣传工作，提高办公室全体工作人员对档案信息化建设重要性的认识程度，从而有效提高档案管理工作的信息化水平。

结语

新形势下，办公室档案管理工作具有更强的综合性和系统性，对于档案管理工作人员的工作能力和综合素质提出了更高的要求。因此，办公室档案管理人员需要结合时代发展的特征和基本要求，转变档案管理的思路和理念，创新档案管理工作的方式，优化档案管理工作的基本流程，同时，通过建立与完善档案管理工作制度有效约束与规范管理人员的行为，提高人员工作的整体水平，推动办公室档案管理工作的顺利进行。