高校人事档案管理现状研究

吴学慧

（河套学院,内蒙古 巴彦淖尔 015000）

高校人事档案管理是高校管理工作的重要内容，具有真实、全面、客观以及私密等特点。高校人事档案管理现状不仅能够反映出高校管理工作水平，还能够体现出高校对人才的培养以及重视。

一、高校人事档案管理现状分析

（一）高校人事档案管理设备落后

虽然高校人事档案工作随着人事改革潮流不断得到完善与发展，但是在大多数高校内，仍旧以纸质版管理方法为主要的人事档案管理方法，未将现代电子设备充分运用到人事档案管理工作当中。通常情况下，高校档案室构成较为单一，仅有打印机、档案柜等传统的基础设备，缺乏现代化电子设备。如：网络安全服务器、存储等设备。工作人员在查找相关人士档案时，需要根据分类翻看纸质版人事档案，耗时长、效率低。近年来，高校招生人数逐渐增多，落后的人事档案管理设备已经不能满足高校人事档案管理工作的需求。大量的人事管理工作，导致高校不能及时对人事档案进行更新与管理，从而造成工作效率低、档案难以保存、失真等现象的发生，严重阻碍了高校人事档案管理工作的有效开展。

（二）高校人事档案管理人员专业素质较低

高校人事档案管理工作主的有效开展，离不开工作人员的有效管理。但是在现阶段高校人事管理工作中，几乎没有针对档案管理的专业化人员与管理队伍。通常情况下，人事档案管理工作是由高校辅导员以及学生共同进行管理。无论是辅导员还是学生，都有着自身本职工作与职责，并不能专门负责人事档案管理工作。再者，由于高校人事档案管理工作量大，需要专业人员采用专业技术进行管理。而现有的管理人员并不具备相关专业知识，只能对人事档案进行兼职管理，缺乏专业手段。由于缺乏专业化管理方式，从而导致在实际工作过程中不能够有效落实档案管理工作。

（三）高校人事档案管理流程不全面

高校人事档案管理流程不全面主要体现在以下两方面：第一，缺乏完整的学生档案管理程序。新生在入学时，需要将相关档案存入学校直至毕业，然后由校方进行统一汇总与发放。但在目前管理过程中，高校内还未建立统一完整的学生档案管理体系。这种现象容易导致实际工作出现各种纰漏，不能够保证档案记录的情况与学生的实际情况完全一致，同样也不能够保证有效寄送到学生的工作单位，在转接过程中缺乏严格规范的转交手续。第二，缺乏统一的归档范围与要求。高校人事档案归档范围不明确以及材料质量低，都是由于缺乏统一的归档范围与要求造成。相关人员在进行档案管理工作时，不能够根据统一标准进行归档。在对档案进行审核时，同样是依靠自身经验进行审核与管理。如果出现未盖章等现象，对之后学生在工作中使用人事档案时带来了不必要的麻烦。

二、高校人事档案管理的有效对策

（一）加大高校人事档案的电子信息化建设

随着科学技术的发展，电子化计算机设备早已运用到高校教学当中，提升了高校的教学质量。同样，针对高校人事档案的管理工作，也应该引入电子化设备，联合信息化技术部门，建立起一套完整的人事档案管理系统，促进高校人事档案管理朝着电子信息化方向发展。现代电子信息化数据库的建立由软件和硬件共同构成，在高校人事档案电子化建设方面，不仅需要相应的硬件设备当作支撑，还需要为其提供可以发展的软件设施。例如：一方面将现有纸质档案进行扫描，使其成为电子化数据的基本材料。另一方面建立网络个人信息平台，提供个人信息变更的便捷操作，然后将数据同步到档案管理数据库中。电子信息化人事档案管理是高校人事管理工作的必然趋势，以及之后发展的主要方向，是提升高校人事档案管理工作效率的重要途经。因此，高校应该注重人事档案管理工作的信息化建设，促使高校人事档案管理网络数据的永久保存以及可持续发展。

（二）建立强有力的高校人事档案管理队伍

高校人事档案管理效率的提升，同样离不开高素质专业人才的管理。因此，高校应该组建专门的档案管理部门以及设立相关岗位，并对工作岗位人员进行专业化培训。通过组建专业的人事档案管理队伍，提升档案管理人员的综合素质和专业技能。具体可从以下几点出发：第一，定期对档案管理人员进行培训，提升其档案管理意识，使其能够在日常工作中具有档案意识，严格约束自身行为。第二，引进专业人事档案管理人员来校内进行档案管理工作与指导。通过聘请校外专业人员进行指导，促使高校内档案管理人员具备信息处理等能力，以此为信息化档案管理做好准备。

（三）完善高校人事档案管理的相关制度

完善高校人事档案管理制度可从以下两点出发：第一，高校人事档案材料的收集鉴别和归档。在该方面，可按照周期性的方法对高校人事档案信息进行收集与整理，减少学生信息发生变更后不能有效进行更改现象的发生。同时还需要对高校人事档案的归档时间做出严格规定与控制，保证人事档案能够及时准确的进行整理与移交。对不能满足归档范围的档案进行及时处理，满足条件的档案及时进行整理与归档。第二，档案查借阅制度的完善。由于高校人事档案涉及到学生的个人隐私等内容，所以应该建立严格的查借阅制度。对需要查阅档案的人员进行严格要求，具备相关证明信息或者是审批手续，并对其进行登记，要求其严格按照时间归还档案。同样不得对档案进行涂改与传阅，认真履行保护学生因素的职责。

三、结束语

综上所述，高校人事档案管理工作在目前发展过程中还存在部分问题。即：档案管理设备较为落后、管理人员队伍专业素质较差以及管理流程不规范。这些问题的存在严重阻碍了高校人事档案管理工作的有效开展。因此，高校人事档案管理工作必须尽快完善，不断提升高校人事档案管理意识，构建专业管理队伍，实现档案的电子信息化管理，以此促进高校人事档案工作的长久良性发展。