医院档案管理中如何高效的运用电子档案系统

高 尚

（河北省儿童医院 河北省石家庄市 050031）

众所周知，医院的档案管理工作会影响到医院的正常运行，体现了医院经营管理活动的效率，因此在医院行政工作当中占据着十分重要的地位。由于人们对医院档案管理工作越来越重视，必须要本着认真负责的态度仔细的进行档案工作的核对和整理，满足医院运行经营的需要，要考虑到随着时代的发展给档案管理系统带来的现实影响，在工作方法要做到与时俱进。电子档案系统就是新时代和新背景下可以运用的新型工作方法之一，本文围绕着医院档案管理中如何高效的运用电子档案系统展开论述。

当前医院档案管理工作存在的困难

到现在我国医院档案管理工作当中还存在着一些问题需要我们重视和解决，首先是档案的保存问题，纸质档案保存难度较大，各种类型的纸质资料，会占据较大的储存空间，另外一方面，由于其载体的特殊性，在保存方法上工序较为繁琐。随着医院档案数据资源的越来越多，空间需求量也越来越大，工作人员必须要进行档案管理的规定，对不同的档案进行分类保存，以上问题给医院档案工作带来了极大的难度，某些年代较为久远的重要档案，由于保存不善有可能会出现损坏或丢失的情况。另外一方面，医院档案管理工作还存在着利用难度较大的问题，档案保存的最终目的是为了利用，如果档案数据无法被高效的运用在医疗服务和医院发展的方面，将会使档案工作失去意义。医院档案具有诸多的种类，他们的数据特点和储存方式各有不同，查询工作如果没有统一的引擎，将会加大查询的难度。传统的档案查找方式较为滞后，需要繁琐的步骤，过程繁多，降低了医院档案工作的实际效率。除此之外，传统的档案保存方式容易由于保存方法的失当出现档案受潮、发霉的现象，使档案数据受到损失。医院档案保存具有一定的特殊性，在管理和贮存方面较为严格，如果档案数据出现损毁的现象，会给后续工作造成一系列的麻烦。

医院档案管理中电子档案系统的运用

完善档案保存工作。首先电子档案系统的运用能够提高医院档案的保存效果，通过电子数据的形式将纸质档案的数据存储在计算机当中，利用信息化的技术手段，扩充了档案储存的总体空间，同时为了提高档案数据的覆盖面积，解决了以往在空间存储当中存在的局限性；另外一方面，利用电子档案系统能够提高档案管理的保密性，工作人员可以对档案所在的文件夹进行密码设置，其他人员在访问文件夹时必须要输入密码，这就大大缩小了档案的可见范围，让档案的信息得到有效的保护，提高档案的质量；除此之外，对于某些重要的纸质档案，由于年代久远工作人员也必须要将他们利用电子档案系统进行归纳，以数据的形式输入到计算机当中进行保存[1]。之后，利用大数据和云空间技术对档案数据进行备份，如果档案文件出现损坏或数据丢失，由于备份的存在尚可挽回损失。

方便档案的利用和查询。档案管理的最终目的是为了更好的利用档案，由此可见必须要通过电子档案系统提高档案的管理质量和利用效率，传统的档案管理方式已经不可取，利用效率低，档案无法发挥出自身的价值为医院服务[2]。电子档案系统却能够很好的解决传统档案管理工作当中的弊端，在电子档案管理系统平台当中，各个部门各个科室的医院工作人员可以及时的对档案资料进行分类和归纳。在保存完成之后，制作统一的搜索引擎，方便工作人员获取资料档案，有朝一日档案被查询时，可以通过简单的操作完成这一步骤。由此可见，电子档案系统的运用使传统的档案查询方式得到了改变，改进了档案管理的查询工作状况，降低了查询工作的失误率，提高档案获取信息的速度，使医院档案的利用效率大大提高。

提高档案调用的安全性。电子档案系统的运用能够显著提高医院档案调用的安全性。传统的档案管理方法难以实现快速查找，档案调用效率较低，安全性较差，很多具有机密性质的档案文件没有密码设置，任何人都可以直接查看，很不安全，容易出现资料泄露。运用了电子档案系统之后，档案管理部门能够借助信息技术的支撑，提高档案的利用效率，打造统一的电子档案管理平台，减轻人工工作压力，在工作量不变的情况下，更加快速的完成工作任务

[3]。同时工作人员在进行档案的借阅工作时要做好实名登记工作，建设较为完善的电子档案系统管理办法，为医院的管理工作提供强有力的保障。

综上所述，在医院档案管理中要高效的运用电子档案系统，完善档案保存工作，方便档案的利用和查询，提高档案调用的安全性。