解读高校档案提供利用的思维方法

刘影

（哈尔滨理工大学，黑龙江 哈尔滨 150080）

引言：档案管理作为一项脑力劳动的工作，其需要档案管理工作人员具备较强的思维活动，档案管理工作人员只有具备了创新思维方法，才能更好地与工作相结合，实现对档案管理模式的改革，让档案管理水平得以提升。

一、高校档案提供利用思维方法的影响因素

（一）档案管理人员的思维方法受到档案利用者查询服务形式的影响

在档案管理工作中，档案查询服务的主要表现形式可以分成两种，第一种是事实查询，第二种为专题查询。在事实查询的服务形式下，主要是完成对学生学籍档案、入校时间、在校表现情况等信息的查询，而这些信息资料也是查询思维活动当中的客体。在查询过程中档案管理人员的思维主要反应在对查询信息的分类，根据所要查询的信息类别，选择相应的检索工具进行查询，或者根据档案管理人员自己记忆中的知识信息，从中寻找所要的信息存放位置，之后通过实物资料、口头表述或者复制打印资料的形式转达给利用者，供其进行查阅。因此，在该查询形势下，查询工作中的思维方法是通过档案管理人员记忆与经验积累来体现的，查询的过程也会直接反映出管理人员的直觉思维与经验思维。

而在专题档案的查询工作中，如果需要针对一个研究课题中的问题加以跟踪，就要从课题开始到课题结束的这个过程产生的资料中寻找线索，通过分析、检索得到相应的信息资料，而这种信息资料的查询是一个逻辑加工过程，这个逻辑加工过程需要多个思维方法有机结合完成思维活动，这也就体现出了专题查询中思维活动的复杂性。

（二）思维方法受到了查询信息内容的影响

在高校档案管理工作中，经常会进行查询某届学生学籍的工作，而受理查询服务后，档案管理人员的思维活动就要从学生入校时间、毕业时间等多个方向加以思考，进而保证查询所得的资料的完整性。而这种求全的思维活动表现，也造成了思维建构的多向性，也就是心理学中所说的发散思维。

（三）思维方法受到管理人员素质水平的影响

档案管理人员作为高校档案管理工作中的主体,其管理效果与管理人员的素质水平有直接关系，作为一种有目的的自觉思维活动，必须管理人员对工作内容进行精细周密的安排，具备开阔的视野，要懂得提炼编制检索工具。在工作中对档案资料的整理、加工，都与档案管理人员自身创造性思维能力有关。管理人员的知识结构、专业技能、工作经验以及思维品质都会直接影响到档案管理工作的开展效果。

（四）管理模式上对档案管理的制约

随着时代的发展，档案管理越来越离不开信息技术的支持，信息技术会影响档案信息资源的开发利用，是帮助档案馆发挥社会职能的重要手段。如果不能及时转变档案管理的工作模式，做好信息化建设，就会让档案收集、整理以及利用效率受到严重影响，从而阻碍高校档案管理事业的发展。社会的信息化发展，也对高校档案管理的从业人员提出了更高的要求，从业人员只有掌握了相应的技术能力，具备了系统、综合的立体思维方式才能更好地开展高校档案管理工作。

二、档案查询中基本思维方法的利用

（一）查询过程中的思维方法

分析作为科学思维方法中的一项重要组成部分，是对整体事物的分解，要根据具体事物从思想上区分事物具备的相关特征，同时也是对事物之间联系的总结。在高校档案管理工作中，咨询服务要首先确定所要查询的范围，根据档案信息的具体要求，选择对应的检索工具。档案管理人员在进行档案咨询服务时，必须要从档案库中找出与咨询问题有关系的相应资料，同时还要注重对内涵及服务功能的深度挖掘，这样才能更加全面地利用起档案资源。例如：高校在为出国留学的学生进行成绩查询时，不仅要检索该名学生入校时的成绩，还要获取详细的在校期间成绩，要为其提供学习成绩、毕业证书的中英文对照，这样就能让咨询的信息更加全面。

（二）检索工具使用过程中的思维方法

在运用相应的检索工具时，要为其提供相应的思维方法，将比较与概括的思维方法利用到查借阅读档案资料的整个过程之中，在查找相应基建工程档案时，确保上级批阅的资料文件的完整性，同时搜集校内的相关文件，按照国家教委办法的《高等学校档案实体分类法》中的要求进行资料收集整理，这样就能让资料的查询更加规范。与此同时，利用好相应的查询、检索工具，通过概括思维活动来不断地探索检索工具的规律及方法，这样就能逐渐积累出相应的工作经验，让高校档案管理工作水平有所提升。

结束语：综上所述，高校档案管理工作的思维方法，是一个具体实践与方法论的问题。高校档案管理要根据实践活动的具体内容，提供相应的思维方法，以思维方法作为依托，发挥其在查询工作中的作用。档案管理人员作为查询活动的思维主体，必须懂得利用思维方法实现对工作的控制与调节，才能让高校档案管理工作水平得到进一步提升。