关于数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用探讨

杨溪

（新密市中医院，河南 新密 452370）

在医院以往纸质档案管理模式中，档案管理人员需要花费较多的时间来找寻档案、编排档案序号，而且因为时间的推移，医院档案管理越来越多，使档案管理存在损坏现象发生，增加档案管理难度。在此背景下，医院档案不能够满足医护人员、患者对医院档案的需要。因此，医院档案管理应促进数字化档案管理系统的运用，增强档案管理的信息化、智能化，进而提升医院档案管理服务质量。

一、数字化档案管理系统介绍

现如今，我国计算机以及通信等技术得到了很大发展，其在为传统档案管理方式的转变提供技术支撑的同时，也促使其对自身系统进行革新，这对于档案管理领域而言，既是一种挑战，也是一种机遇。和发达国家相比可以发现，我国的现代化档案管理的发展相对滞后。2006 年，相关部门提出需要运用现代技术对过去的档案管理模式进行完善，促进档案数字化建设，同时档案数字化将成为未来档案存储的主要形式之一。数字化档案管理是对过去人事档案管理的革新，可以对档案以及材料的收集、鉴别、保管、统计等有效地展开全面的数字化管理，不仅如此，还可以利用系统专网对档案进行网上查阅，这可以为人事部门的干部任用以及提拔提供极大的便利。数字化档案管理系统划分为：日常业务管理系统、档案数字化采集系统以及数字化档案查阅系统。

二、传统档案管理方式的缺陷

（一）缺乏完整性

各个医院的实际状况都存在差异，因此其人事管理系统各不相同，工作人员的配置也相对比较随意。医院档案的某些管理人员并不具备专业的知识以及技能，法律意识淡薄，在实际工作当中，很容易将价值较高的档案资料随意摆放，导致重要档案缺失。这是医院传统档案管理方式缺乏完整性的重要原因。

（二）缺乏统一性

传统的医院档案管理制度并不完善，各个部门之间缺乏紧密的合作和良好的沟通，其各自为政，对于档案材料的处理采取的标准也各不相同，导致很多档案资料重复或者利用效率较低。因此，档案相关部门需建立良好的合作关系。若档案材料收集人员和管理人员没有展开积极良好的互动交流，为了便于自己工作的进行，违反相关要求，随意将档案资料进行扣押和丢弃，则容易导致有价值的资料档案难以完整收集和保存。

（三）涵盖面窄

档案的内涵应随着科学技术的不断发展、社会实际情况的转变及医院实际需求的增多而不断扩展，尤其是医院档案。医院的档案所涵盖的内容从一开始的文书、拍片、病历等内容拓展到现如今的科研、胶片、病理等，内容不断丰富。但是由于相关部门对医院档案界定模糊，通常情况下，每个医院都是从自身的角度，根据以往经验对档案进行延伸或者压缩管理，这导致不少需要加入到档案管理中的材料并未被加入。

三、数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用优势

（一）能够有效保存珍贵档案原件

对医院档案相关的信息进行信息化处理，能够有效保存档案原件，防止原件因被查阅、利用而出现缺失的现象，大幅度降低关键档案资料丢失的可能性。

（二）可有效改进文件归档方式

档案管理数字化系统在医院档案管理中的应用，可有效改进档案资料的归档方式，避免管理人员花费大量的时间与精力投入到档案资料的整合以及记录当中，能够充分的防止因为一处改动所导致的连锁改动，避免大量人力以及时间的浪费。对档案资料展开信息化处理，能够让相关的工作人员从过去的手工当中解放出来，通过数字化的方式展开工作，大幅度的提升了他们的工作效率。

（三）便于档案资源的整合与共享

医院对档案资料进行整合优化，目的在于使档案资料得到更大程度的运用。社会信息技术的普及和社会发展的实际需要，促使医院的档案管理朝着数字化的方向发展。档案管理数字化系统的应用，可以提升档案资料的使用效率，扩大档案资料的共享范围。相关部门可以根据实际需要快速查阅相关档案，并可随时获取或者对其进行储存，档案信息利用率大大提升。

四、数字化档案管理系统在医院档案管理中运用策略

（一）构建数学化档案管理平台

信息技术的发展，为各行各业改革提供的契机。因此，医院档案管理应与时俱进促进数字化档案管理系统的运用，构建数字化档案管理平台。借助互联网平台，云计算、大数据技术，实现医院档案信息化管理的构建。同时，数字化档案管理平台应实现交互性，促进档案管理人员与医护人员、医院领导、研究学者、患者等的交流，为他们解决疑惑，满足他们对档案资源的需要，增强档案管理服务模式，进而提升档案管理服务水平。

（二）构建档案管理信息库

完善数字化档案管理设备，构建档案管理信息库，推动数字化档案管理技术的运用，对增强医院档案管理质量十分重要。因此，医院重视档案管理信息库的构建，整合所有档案资源，将档案资源排成顺序，依次录入到信息库中，改变以往纸质档案管理形式，实现信息化档案管理模式，进而促进档案管理资源的进一步保存。医院档案信息库的构建，实现档案信息的共享性，并且设置一定的权限，增强档案信息的保密性，满足人们对档案信息的需要。

⑶增强档案管理人员综合素养

医院档案信息化、数字化管理模式，对传统档案管理是一种冲击，同时对档案管理人员工作模式形成一定的冲击。档案管理人员只有通过学习不断的提升自己，增强自身专业化管理能力与信息素养，才能够更好的应对工作。一方面，医院为档案管理人员提供培训，促进档案管理人员专业化发展。另一方面，档案管理人员应具有终身学习意识，借助互联网资源学习，诸如微课、慕课，提升自己，进而提升自身档案管理能力。

总之，随着经济的快速发展，居民生活虽然得到了提高，但因发展需要也给环境带来了严重污染，使得人们对自身的健康状况愈来愈重视。医院作为人们身体健康的保障所，对于患者资料数据的保存、医院档案资料的管理都应重视，合理运用数字化档案管理技术，进一步提高医院资料管理的效率。