如何优化事业单位人事档案管理制度

刘明鸽

黑龙江省网络空间研究中心，黑龙江 哈尔滨 150000

本文简述了人事档案管理在事业单位中的主要作用以及现阶段存在的问题，简单介绍了几点优化事业单位人事档案管理制度对策与措施以供参考借鉴。

一、事业单位人事档案管理作用

（一）属于人事管理制度的重要内容

人事档案管理本质上是属于基层事业单位认识管理制度中的一个重要模块和主要组成部分，其能反映事业单位中每个个体对于单位以及集体做出的贡献以及个人工作的内容和工作的经历表现。人事管理制度有档案管理、工作内容管理以及规章制度管理等多方面系统化的制度章程和管理规则。人事档案管理既是自立门户服务于事业单位的工作人员也是保证人事管理制度得到完美的维护和进步的主要依据和重要方针，因此档案管理制度与人事管理相辅相成密不可分牢不可破，是档案管理工作的重要体现以及具有实际意义的工作反馈。

（二）帮助管理层了解从业人员动态

人事档案管理是帮助管理人员了解单位内部实时状态以及单位内部工作安排和人员调动的重要依据以及主要线索。它能方便事业单位管理人员走进基层深入民心地了解事业单位工作人员的工作状态以及生活态度细节，为人事档案管理事业单位的管理者提供了一个具有极强参考性且实践性和操控性，面面俱到十分完善的制度控制内容，以保证在日后为单位人员的选拔录取以及升职加薪社保保障等系列五花八门的人员调动以及内容更替中有迹可循有据可依。

二、事业单位人事档案管理制度存在的问题

（一）事业单位管理层对人事档案管理缺乏重视

目前人事档案管理制度由于系统庞大且工作量大和耗费时间长导致大部分人事档案管理制度无法受到事业单位管理人员或者决策高层的同意和意见采纳，它需要跟进安排大量的人手和档案管理专员对内容进行记录安排以及对实际事业单位工作人员的工作状态以及各项指标做滴水不漏一丝不苟的记录和补充，耗费庞大的时间精力和金钱也消耗掉事业单位档案管理工作人员的耐心和意志。因此目前人事档案管理制度仍处于被动发展以及随便应付的阶段状态，很难有现实性的突破和革命性的发展进步［1］。

（二）事业单位人事档案管理人才缺失

人事档案管理人才缺失也是目前人事档案管理制度停滞不前难以为继而无法生存的主要原因和客观的人为因素，因为人事档案管理工作属于强度大、专业性强且任务繁重琐碎工作量大的工作，需要事业单位投入大量的人力物力以及精力用心经营以及尽心尽力地输出动力和能力才能保证人事档案管理的运行畅通无阻顺利完成。此外由于人事档案管理编制有限，岗位少，薪水少且工作量大，导致越来越多的事业单位倾向于将人事档案管理编制岗位转换为其他系统内的工作岗位以取代这个工作量大吃力不讨好的人事档案管理工作岗位，最终导致人事档案管理专业工作人员缺失同时人事档案管理工作无法顺利开展，材料无人管理无人归档。

（三）事业单位人事档案管理制度陈旧

人事档案管理制度陈旧落后是整个档案管理工作内容缺失的根本和重要原因。制度落后导致事业单位内部材料的设计和定位无从考究同时无法进行基本信息的录入和整理，记录缺失以及记录不准确和统计不到位等种种档案管理问题无形中导致了人事档案管理的管理效力失效同时给事业单位的工作人员带来诸多不便，事业单位信息化管理大打折扣无法实现进步和跨越。此外由于人事档案管理大多数仍停留在90年代的管理水平和操作手段，基于纸质文件的档案整理不仅保存时间短占用时间多而且在实际档案查询工作时耗费时间和精力使得人事档案管理质量和效率大打折扣停滞不前［2］。

三、优化事业单位人事档案管理制度对策与措施

（一）提升事业单位人事档案管理制度的地位

优化人事档案管理制度需要多管齐下同时结合事业单位的实际工作状态和工作环境进行调整和编辑才能实现人事档案管理工作质量的优化和工作内容的提升。首先优化人事档案管理制度内容需要从事业单位的思想以及处理态度入手进行系统调整和整体的规划整改，通过提升人事档案管理的地位和声誉以保证人事档案管理在事业单位中顺利开展且无后顾之忧，同时需要在档案管理的制度内容中下狠手出狠劲以通过优化人事档案内部的内容并采取公正严明的办法对事业单位人员的档案进行归档和材料的收纳整理，大公无私开展人事档案管理工作以杜绝虚假材料或者空头档案等恶劣档案工作行为。此外政府推进有关法律条文如：《人事档案管理法规》等限制事业单位的行为并逐渐实现规范化制度化从一而终的制度规定。

事业单位在进行档案管理和档案制度优化的同时需要秉承三军未动粮草先行的古人战略宗旨和办法，在进行单位内部档案管理建设的过程中管理人员需要未雨绸缪并且为档案管理制度的制定扫除障碍，制定一系列的优惠政策和扶持政策将档案管理制度大张旗鼓地宣传并让单位内各个工作人员真切地意识到事业单位领导者对于这项制度的重视和关注，自上而下提升档案管理制度在单位内部的地位和重视程度，吸引单位内部工作人员自发向档案管理职位调动并且心甘情愿地接受档案管理工作岗位的培训和接洽进而增加维护和落实档案管理人员数量和人员水平进而在单位内形成维护档案管理制度的良好风气和工作作风。

（二）强化事业单位人事档案管理人才队伍建设

强化人事档案管理人才队伍是优化制度的核心内容和主要要义，由于人事档案管理工作的不断进步导致人事管理工作逐渐上升到专业级别工作内容，因此有关人事档案管理人才的需求逐渐提升同时档案队伍对于人才的要求也水涨船高不降反升芝麻开花节节高。事业单位内部可以设立专门进行管理人事档案的技术专员和职能人员，通过流动性的培训以及系统规划的知识点串讲将人事档案管理具体工作和档案管理意识风气传递到档案人才管理的队伍建设中，在事业单位内部形成档案管理的意识和先进思想。

落实人才队伍建设过程中事业单位可以扩大招聘容量并且在进行招聘面试和人才筛选的过程中为档案管理人才留出一个或者几个空缺岗位让新人进行挑选的同时事业单位人才也共同进行“双选”并借此机会实现人才的吸纳和招贤纳士收兵买马，为事业单位的档案信息管理人才做好充足的后备储蓄以及人才支持。事业单位在招聘过程中也要有意无意地关注并且做好档案管理人才的数量统计和人才技能资质评估，为事业单位日后把控档案管理各个方面以及工作岗位做好市场调研和人才分析报告以供事业单位领导批阅和查看借此了解目前事业单位面临的人才困境和档案管理的窘境，为事业单位档案管理制度优化牵线搭桥、开桥铺路。

（三）创新事业单位人事档案管理制度

人事档案管理制度的优化和创新需要从管理层面进行调研和出发，通过对现有的事业单位内部得档案管理系统更新以实现创新管理和新式整改的人事档案管理模式。首先通过对原有的纸质版的人事档案管理文件进行电脑录入和系统归纳，将纸质版和油墨版的人事档案输入到人事档案管理电子系统内部进行信息化处理和数据化整合、处理和图文转换并按照一定格式和一定的保存路径对人事档案进行系统归纳进而保证资料的时效性和准确性。

同时除了购置计算机以及新式的管理方法以外同级别的事业单位之间需要建立人事档案管理内部共享资源的网络和传输系统以方便事业单位内部上级与基层的信息交流和资料互动，也能联通同级别的事业单位，减少了以往由于一份档案需要舟车劳顿劳民伤财的信息传递工作，用先进的现代化计算机信息技术充实人事档案管理制度提升人事档案管理的时效性和科技性，以实现档案管理制度的优化以及事业单位内部档案管理的工作效率和工作水平。

四、结语

人事档案管理的制度优化不能一蹴而就痴心妄想地一步登天，需要事业单位的领导班子和工作人员同心同德为人事档案管理瞻前顾后出谋划策，为优化事业单位的人事档案管理制度和提升人事档案管理效率出一份力尽一份心。