人力资源视域下干部人事档案管理工作分析

邓启敏

（湖北清江水电开发有限责任公司，湖北 宜昌 443000）

随着世界经济和科技水平的高速发展，传统的人事档案管理工作逐渐被社会所淘汰，在当代社会，人事档案的归档、收集、整理的工作所需要的人力资源已经大大降低，人事档案管理更应该综合先进的互联网技术如构建共享信息化平台和应用新型管理软件如MRP II、ERP等，加强对人事档案的管理工作，发挥人事档案管理工作的优势和实际作用，保证在新形势下人力资源工作能够先进化、科学化。

一、传统人事档案工作出现的问题

（一）材料收集难度大

传统的人事档案收集工作往往依靠人工进行收集，对于资源的查询和整理，归档等工作的繁琐程度十分巨大且容易出现失误，对于人力资源工作者来说，很多的从业任免缺少相应的材料，甚至丢失例如公司的任免表、劳务合同、工程造价表和年度绩效考核表等都有一定程度上的缺失，如果人事档案工作的档案缺失那么无异于是致命的问题。

（二）材料内容真实程度存疑

人事档案要求的档案资料必须是百分之百的真实，真实是归档工作的核心和前提，只有一个真实的人事档案才能在公司决策时产生积极作用，推动公司高效运转，这对于人力资源部门来说具有十分重要的意义，有些员工在填写相关报表时往往会出现自己填写的报表与曾经所填写的相似报表内容上出现差异，对于自身的出生年月、工作年龄、家庭住址的填写随意性较大，很多的资料即便填写也具有较大的误差和模糊性，阻碍了人事档案工作的顺利进行。

（三）审核程序不够完整

人事档案经过填写后需要进行审查阶段，审查阶段往往是保证一个人事档案能否符合人事资源部门工作需要的重要环节，但很多的干部资料在进行录入前的审查环节时往往没有经过严格的审查例如档案的照片粘贴不粘不慎掉落，需要进行扣印、盖章的地方没有进行相关部门的盖章，这些问题都阻碍了人事档案的录入工作。

二、在人力资源视角下如何确保干部人事档案管理工作顺利进行

（一）人事档案整理工作制度化、规范化

在人事档案的归档工作和查询机制正面，人事档案管理工作者要严格依照规定进行工作，树立严谨的工作意识，建立相关的工作报表和制度墙，严格按照制度办事，使人事档案工作流程规范化、制度化，保证人事档案工作高效、有序地进行，在一些重要档案的查询机制上应设立一些限制条件，不能够任人随意查询，即便是本人的资料也应该经过相同的审核机制，并且人事档案工作者也要加强自身的综合素质，不肆意转载人事档案内容，泄露相关信息，保证“三不转”顺利落实。

（二）优化工作结构，建立信息一体化共享平台

人事档案管理部门整理信息的首要目的就是便于人力资源部门和公司的决策，这就要求人事档案管理者需要对一些共享的档案资源和资料运用互联网的手段建立信息一体化共享平台以保证决策环节更加高效，摆脱以往查询相关资料需要进行一系列繁琐的手续才能调用相关实体资料导致严重延缓决策时间以及研究效率的弊端。人事档案信息网站对于公司内部提供免费查询服务能够使用户利用便捷的互联网查询实现对于海量信息的精准查找通过档案网站用户也可以通过首字母查询、模糊字查询、分类查询等等多种查询方式找到其想要的相关资源以及信息对于管理信息部门来说，开设信息查询网站能够实时查询文件的浏览次数的情况并且可以进行更加灵活的更改。

（三）加强档案管理者的综合素质，提升业务水平

对于档案管理者自身来说，提升自身的综合素质和业务水平是重中之重，公司政工师应该大力宣传习近平新时代社会主义核心价值观，并将其与人力资源部门的业务深度融合使档案管理者具有强烈的责任感和使命感，保证其树立一个积极向上的工作态度，同时公司也要积极转型，向学习型企业转化并下沉到各个部门中，在全公司内形成“互帮互学，你追我赶”的学习氛围，让档案管理者学习更多的新知识、新技能让人事档案管理工作更好地开展，同时也要建立一个行之有效的激励机制，对于业务素质更高、专业素养更好的档案工作人员应该给予实物或者薪酬上的补助，激励广大档案工作者积极参与工作当中。

（四）领导加强对人事档案工作的重视程度

对于企业领导来说，加强对于人事档案工作的重视程度也是让人事档案管理工作能够顺利进行的重要内容之一，领导要定期对于人事档案工作进行一个整体的了解，发现出现的问题也要积极运用公司各部门的职能进行解决，同时企业领导也要树立先锋模范的表率作用以其认真的工作态度和学习能力、领导精神感染员工使其更好地参与到工作当中去，在人力资源部门进行重大决策时领导也要积极参与。

结语

干部人事档案管理工作的提升对于企事业单位的综合建设有着重要的意义以及发展前景，干部人事档案管理工作一定要从实际入手，实事求是，从实际出发立足于本公司的社会生产实践，公司的生产实践与信息化系统结合起来才能够切实提升干部人事档案管理工作的进程，同时也要加强管理人员的素质提升，培养管理人员的互联网综合素质。