微信载体下家庭档案创新管理——以沈阳市为例

王 伟

(沈阳大学 档案馆, 辽宁 沈阳 110044)

家庭是社会组成的基本细胞,家庭对于社会的重要性不因时代的变迁和经济的发展而削弱。习近平强调:“我们要重视家庭文明建设,努力使千千万万个家庭成为国家发展、民族进步、社会和谐的重要基点,成为人们梦想启航的地方。”[1]家庭档案伴随着社会进步而产生,反映着社会的变迁,这类档案因更侧重于个人和家庭的意义,被普通民众认为是个人私有档案的一种主要表现形式。在努力培养和践行社会主义核心价值观的时代主旋律下,家庭档案在全面加强家庭建设、传承家风、强化家教方面的作用日益明显,利用先进信息技术加强和改进家庭档案信息服务体系建设的意义也尤显重要。

一、 家庭档案的产生、发展及特征

1. 家庭档案的产生发展脉络

家庭档案是档案的一种体现类型。从其家庭属性来看,这种档案类型应界定为家庭成员在家庭活动中及有关社会活动中形成的应归个人家庭保存的有备查价值的文字、图表、照片、录音、录像等不同形式的历史记录[2]。

家庭档案的起源、演变和发展伴随着人类文明的发祥和进步。结绳和刻契是我国历史上最早出现的记事方法,商代的甲骨档案是现今所发现最早的文字记录。同一时期还出现了家谱的雏形——祭祀谱。谱牒是我国最早的家庭档案[3]。魏晋南北朝时期谱牒学成为专门学科,逐渐积累并渐成规模。中华民族的国史、地志、族谱三大文献,其中的族谱就是现在所说的家庭档案[4]。特别有代表性的是号称我国“第一家谱”的《孔府家谱》,记录了孔氏家族的八十多代后人,已有两千多年的历史[5]。

20世纪80年代,家庭档案作为正式概念出现在人们生活中,深受档案部门和大众关注。很多地区家庭档案建档工作如火如荼地开展起来,如沈阳、济南、上海、北京等地区。

2. 家庭档案的特征

(1) 存档内容个体性。建档家庭的每位成员学习、工作和生活的全过程均为家庭档案所覆盖。家庭档案着眼于个人及家庭的实际需要,来源广泛,构成多元。依据家庭及个人的爱好,不需过多承载社会历史使命,更多关注内容的纪念价值、可欣赏性、个人收藏喜好和家庭生活查存佐证价值。个体家庭生活千差万别,相应产生的生活记录丰富多彩,均可纳入家庭档案存藏范围。家庭档案中藏品的收藏价值直接关联个体判断和喜好,收藏范围不受限制。存档的内容具有极大的个体性。在普通家庭中,家庭档案主要分为家庭历史类、书信和日记类、资产类、工作成果类、文化教育类、卫生及保健类、经济收支类等。

(2) 存档形式多样性。从记录方式看,家庭档案主要采用文字、音像、实物等形式进行记录;从载体形式看,家庭档案主要采用纸质、音像、实物三种载体。如日记、票据、账簿,说明书、证书,印章,手工作品,奖杯(牌),字画、古董、工艺品及其他祖传贵重物品,照片、录音带、录像带、DV光盘。而随着科学技术特别是信息技术发展的突飞猛进,家庭档案也必将出现更灵活多样的记录方式和载体模式。不同形式的载体增强了家庭档案的丰富性和趣味性,同时也极大增强了家庭档案资料的统筹利用。

(3) 建档收藏特色性。 家庭档案的收藏具有很强的特色性和个体差异,以对个人和家庭有价值为指导原则而定,而不是硬性限定其存档范围。对一些有普遍保存价值的档案如证照、文件记录留存的同时, 更应大力倡导每个建档家庭充分发挥主观能动性, 鼓励自建自管和特色化、个性化建档。 2014年春晚节目展现的网友“大萌子”的30年家庭影集、沈阳大学退休教师符莉书屋的藏品, 少数民族地区民俗工艺材料收集等都属于特色家庭档案的见证。

(4) 权属交叉复杂性。 家庭档案与社会公共档案之间最大的区别就是权属不同。 家庭档案因其内容对家庭及其成员来说具有极强的隐私性,因此属于公民个人所有, 不能被列入国家和集体所有的范畴。 但根据我国档案法的规定,国家档案行政管理部门有权在一定情况下对个人所有的对国家和社会有保存价值的档案实施保管。 而从根本上讲, 许多家庭档案中的珍贵部分会对推进社会发展和文明进步具有一定作用, 保管人为寻求更好的保护和利用, 通过捐献或收购的方式, 流传到社会上或进入各级档案管理机构,成为社会公共档案。 针对家庭档案的公开, 无论家庭档案资料收藏于家中还是寄存于其他保管中心, 必须首先征得所有者同意才能公开展示利用。

二、 沈阳市家庭档案管理现状

1. 相对领先的发展态势

作为“家庭档案理论研究基地和管理示范基地”的辽宁省沈阳市,是家庭档案建设发展较好的城市之一。2002年,沈阳市档案局和沈阳市精神文明办联合六部门在全市开展了“档案进家庭”的全民性活动。2004年,沈阳市档案局成功举办大型群众性文化活动“沈阳市十万家庭档案珍藏展览”。2006年,家庭档案宣讲团成立,架起了居民与档案部门有效沟通的桥梁。2007年,沈阳市档案局发出《沈阳市档案局致全国家庭的一封信》,同时印发了《沈阳市家庭档案管理规范》,为家庭建档提供理论指导,并拨专款配套分发家庭建档装具,倡导人们自觉存藏家庭档案。2010 年9月,我国第一个家庭档案网站(http:∥jtdaw.com)在沈阳市开通,开通两年多网络点击量超过500万人次,注册会员13万余人。同时沈阳市建档志愿者工程启动,开展宣传示范为主,帮助百姓建档为辅的公益活动。可见,家庭档案网站的建立是传统管理向现代化管理技术的迈进。截至2010年12月,全市已有15.16万人建立了家庭档案[6],占全市家庭6%的建档家庭比率,反映出沈阳市家庭档案宣传普及深入实施还有很大提升空间。

2. 档案资料载体新形式增多

影音资料大量增加,传统的纸质图表装具已不能满足保存、利用上质和量的需要。家庭档案的内容和管理逐渐向多媒体互联网方向发展,将家庭档案资料进行数字化、网络化处理,制成宜保存且生动形象的影音文件,不仅增强了家庭档案的趣味性,也节省了传统纸质材料的存储空间,将原始资料数字化,更减轻了整理档案的工作量,同时为查找利用提供更大的便利。

3. 建档意识有待增强

家庭建档工作落后于现实需求。有些家庭档案可以作为科学研究的资料、历史变迁的见证、社会教育的教材或是补充国家档案的资源。如散存在民间的家谱,著名学者、专家的手稿、日记等,民间技艺、绝活、秘方等都有极其重要的价值。《福建家训》精选有代表性的福建名人和家族的家训 (族训) 汇编成册, 体现了福建悠久的家族家庭文化,体现了福建文化史中的家风渊源,也体现了福建在中华文明史上的重要地位[7]。家庭档案蕴涵的社会、人文、科学研究等价值,值得积极挖掘。

4. 档案管理水平有待提高

各级政府和档案机构以指导性原则管理家庭档案。家庭档案的材料形成、收集、整理、建立、利用、管理等环节比较灵活随意。社会各阶层家庭的经济收入水平、文化素质、档案意识差异,家庭档案本身的广泛性、多样性、特色个性化、私有性等特点,决定了形成的家庭档案千差万别。家庭档案无完全意义上的内容一致、分类一致,其装具选择上也无法统一。

三、 微信载体在家庭档案信息服务中的应用

1. 微信载体及其特征

从社会传播功能上看, 微信是一种物, 一种大众文化产品[8]。其特色的公众平台、朋友圈、消息推送、内容分享、二维码扫描等功能的不断增强,使得微信的未来发展必将更加多元化和全面化。

(1) 广泛性。微信突出的特征在于其推送的即时性、方式的灵活性、使用的便利性、贴近人性化设计,使用网络传播,运行资费成本低。微信传播信息的方式多样化,可以通过图片、表情、视频等方式发送信息。微信传播的内容更生动,交流方式更直接、更贴近。微信支持多人聊天,使得用户的交流更趋多样性。微信的应用逐渐深入到每个现代家庭和家庭成员,依托微信建设家庭档案,是高效实施家庭档案管理利用的优质平台。

(2) 即时性。微信平台信息传递快捷,即时推送消息。微信应用于档案信息发布,可以即时进行反馈,使档案信息传播及管理更即时有效。如即时性能将家庭成员在不同地域产生的个人档案进行交流和利用,打破了固定场所、固定时间、固定内容的档案信息利用的限制,或可实现家庭档案公展的在线直播互动。

(3) 私密性。微信实现一对一的私密通讯功能,具有隐蔽性。档案机构和用户之间可以通过微信接近距离,同时微信发布的信息是经过针对性筛选并按照需要传播的,信息的传播具有私密性,微信收听听筒方式可避免在公共场所因信息外放而造成隐私泄漏。微信好友进行一对一的信息交流,从私密的安全角度而言,确保了社交通讯的隐蔽安全性。即使是在朋友圈,微信用户的家庭档案信息也不会完全暴露在公共之下。对家庭及其成员来说,家庭档案因其内容具有极强的隐私性,即便针对家庭档案的公开,也是征得所有者同意才能公开展示利用。微信私密性的通讯特点使真正的需求得到满足,以及个性化内容的档案信息得到传播,同时也让档案开放利用得到安全保证。

2. 微信载体应用于家庭档案的优势

(1) 增强参与建档意识。为更好地服务社会、服务民生,充分发挥家庭档案在社会公民群体培育和践行社会主义核心价值观进程中的重要作用,近年来,各级档案馆着力宣传和推广家庭建档,指导大众家庭建立家庭档案,向社会展示家庭档案优秀成果。在这一工作过程中,微信作为新一代信息交流平台技术的杰出代表,在实现档案信息服务以用户需求为导向,推进服务主体从以机构为中心向以用户为中心的转变过程中发挥了重要的作用,其以巨大的力量推动着档案馆等档案管理机构向开放式转化,带来了思想观念革新的同时,也掀起了档案信息服务工作的大变革。一方面,各级各类档案管理机构通过微信公众平台在机构与用户之间架起的信息之桥,极大拉近了两者之间的距离,让用户可以对信息触手可及、随时利用;另一方面,微信自身具有即时推送、方式灵活、使用方便、传递快捷、互动性强等特性,使家庭档案信息的传播与宣传的覆盖性进一步广泛,展示方式更加人性化。继江苏省档案部门于2015年开通线上“家庭档案馆”之后,浙江省兰溪市档案馆以微信为平台,推出了家庭档案展系列,即一个利用微信技术实现的宣传平台。

(2) 满足档案信息需求。微信为社会带来的最大利好莫过于官方公众号,这种依托二维码应用打造的互动性较强的信息交流平台,最大的作用就在于可以让平台用户更为方便快捷地接收和反馈信息。在家庭档案信息服务中,除发挥微信公众号的最大作用外,还可以利用微信平台来开展档案信息交流,并采取信息嵌入的方式将文字、图片、语音、视频立体化地融为一体,对档案信息网站中一些链接的缺失形成更好的补充。同时,微信的视频、音频、转发、朋友圈等功能打破了单纯依靠网站发布信息的传统方式,使更多用户获取所需的档案信息,档案信息的利用频率提高了、范围扩大了,真正体现了档案信息资源的共享概念和共享价值。而微信中的一些诸如表情包、图片、符号、小视频、点赞等功能插件,也使得档案信息服务的方式更加生动灵活,直观和亲切。再者,档案管理机构可进一步发挥微信公众平台在信息统计和处理上的高级功能,加强对高频率咨询问题的统计,进而针对这些问题建立相应的智能回复数据库,通过微信公众平台的搭载,实现全天候的档案信息自动回复服务。总而言之,微信公众号目前已成为档案管理机构和用户之间的主要平台,档案管理机构应不断加强对微信公众号的管理和建设,确保微信公众号的良好运行和功能的不断完善,做好微信公众号各类信息的收集归纳和分析评估工作,使档案信息化服务的内容更加准确、更具时效、更加新颖丰富,不断扩大档案信息的影响范围,提高利用效能。

(3) 优化档案服务方式。当前,微信以其不受时间、地域、语言、文化限制的良好性能,成为各级各类档案管理机构改进档案信息服务利用方式的最佳途径。从受众人群来看,以往的QQ、MSN、微博等网络通信平台多采取一对一的方式,即便是兼具一对多的功能,也是面向用户自主圈定的特定人群,难以实现信息面向众多人群传播。微信的出现和广泛使用则改变了这一现象,其受益人群不再按照某个用户自主意愿圈定,任何人都可以通过扫描二维码成为某一单位或机构微信公众号的用户,从而得到获取信息,实现咨询、观看展览、查询档案、专业交流等服务。从咨询服务方式上来看,档案管理机构通过微信公众平台的语音对讲功能提供的在线咨询服务方式,彻底改变了多年来机构通过电话、网站、Email等向用户提供咨询的被动方式,取而代之的是更快更准确的在线互动交流,使咨询方式实现了从“空间距离”到“键对键”,再到“面对面”的飞跃性转变。耳朵所听到的声音和眼睛所看见的视觉形象,对个体感知的冲击远胜过屏幕上沉默的文字[9]。档案馆等机构通过微信公众号,可以实现对档案知识和宣介活动的及时推送,也可发布带有一定趣味性的档案宣传小程序,在大众参与、寓教于乐中实现对家庭档案信息服务、利用、宣传方式的创新。

四、 家庭档案创新管理

1. 应用微信多元化网络平台

针对家庭档案本身特点,依托网络平台展示。家庭档案管理的展示主要是通过在线展览与数字化档案的方式。微信可以在电脑和智能手机上互动使用,使信息传播途径不受限制。用户可通过“微信网页版”“微信PC版”将微信发布的信息直接复制或保存到本地电脑上,并根据自身需求,将家庭档案信息进行必要的增删优化后再实施传递发布,一方面保护了家庭和个人隐私,另一方面实现公众传播中的可读性,更易于传播和利用。另外,微信与QQ消息直接互通更有利于大量家庭档案素材,通过更加轻便和简洁的平台实现收集整理及分类展示,进而实现更为充分的利用。

2. 利用微信多样化传播方式

微信依托网络实现各项功能,其使用成本仅限于网络流量费,一些在WiFi环境中的用户甚至没有任何费用支出,这与之前需要花费手机电话费或有偿使用网络等方式在经济上有着本质的区别,使得微信的用户数量大大超过了电话用户和计算机网络用户的数量,这是微信成为最佳传播手段的最大缘由。同时,微信传播信息的方式具有丰富多彩、图文并茂、有声有色、动静结合等显著特点,这使得微信用户可以通过文字、图片、语音及视频聊天实现心意展现和交流畅通。而家庭档案内容丰富,涵盖了家庭建设的方方面面,资料形式多姿,载体多样,时间跨度大,恰如其分地对应了微信传播的功能窗口。另外,通过微信“扫一扫”“摇一摇”“查看附近的人”“面对面建群”等添加好友的功能,可以轻松建立关系网络,实现社交连续辐射。这些优势以趣味娱乐的形式改善了信息服务的单调性和使用的复杂性,引导用户获取所需档案信息,有助于档案管理机构及家庭档案所有者公开档案信息的在线展示和互动推广。如微信公众号“江苏家庭档案馆”,利用微信网络为全球华人修谱建谱寻根搭建了网络平台,倡导电子家谱和互联网宗祠的建设,可免费建立多个个人线上宗祠,随时线上文明祭奠。平台设有寄语功能,可自行编辑文字填加图片;版面多种风格模式,现代、文艺、古风等;数千曲配乐任选,可填选电子贡品祭祀,实现一键祭祀,随后可分享亲友,另有查看敬献榜单功能等。利用微信平台优势特点,实现全球华人的网络文明祭祀,值得推广。

3. 分享微信公众账号资源

设立档案类及专门家庭档案公众号,借助网络平台广泛推广有关档案的文化信息服务,关注新闻动态,了解家庭档案专业知识,档案用户可以通过二维码、查找账号的方式,自行添加成为档案管理机构及家庭档案所有者自有微信公众号的用户,可以只利用一部手机或电脑,及时了解档案信息的最新动态,查阅公开的家庭档案内容。

共享和个性相结合是微信服务方式的优势特点。信息的共享性是信息的一种天然属性[10]。共享家庭档案资源信息,通过整合统一的数据库、建立链接共享家庭档案分类目录、特色家庭档案网上汇展、家庭档案期刊在线阅读等。家庭档案信息资源的个性服务体现在:在公众平台查询界面发送关键字,搜索该平台的有关信息后,用户可以将相关家庭档案信息资源自行下载使用,利用大数据功能,自动匹配满足个人喜好的信息资源,生成相关档案整理资料。

通过微信网络平台,不局限于时间和空间,搭建起建档指导部门和各个社会家庭间的沟通渠道。微信的社交属性融于媒体属性,用户通过关注公众号,利用点击量和口碑来宣传家庭档案相关信息传播,突破了空间、时间的限制,自主获取档案信息服务。如微信公众号“江苏档案”提供档案和档案文化信息服务,档案工作服务,电子文件管理知识。该公众号设立“经典原创”“经典转载”“微课堂”远程学习等栏目推介档案文化,微信留言栏内用户输入关键字,可任意查找相关内容,自主阅读使用平台资源。各栏目内容形式灵活多样,充满互动趣味性。如为纪念宣传南京长江大桥建成通车50周年,该档案微信平台设计了声像档案。时长30秒的穿越1968—2018年大桥变迁历史回顾,配以相关历史照片为背景,佐以文字介绍,在优美的配乐下,以3D动态模拟行驶桥面模式,为用户创造身临其境的阅读体验,提供自主上传用户照片与大桥合影,完成该声像档案的生动利用。充分发挥了微信传播多样性、互动性、娱乐性为一体的优势。

沈阳是国内家庭档案管理较为先进的典型城市。沈阳市于2008年受邀于俄罗斯伊尔库茨克市,成功举办了“中国·沈阳家庭档案珍藏展览”。作为中国档案界在国际舞台上家庭档案展览的首秀,彰显了民族文化自信,促进了中国与世界文化的交流。 2010年,我国第一个家庭档案专业网站在沈阳市上线开通并广泛应用,点击量大,宣传效果显著。家庭档案管理创建初期的良好基础,现代化手段的率先应用,是沈阳进一步升级应用家庭档案微信平台的优势所在。整合微信技术和家庭档案管理的对应特点,使其成为资料查询利用的中心、档案资源形成的源泉、广大家庭互惠交流的门户、社会文化展示的舞台,通过网络微信搭建中国家庭档案交流平台,可以借鉴目前有一定关注度的“江苏档案”(微信号JSDangAn)等微信平台的创建管理经验,建立辽沈区域的家庭档案微信平台,帮助千家万户建立管理好家庭档案,实现沈阳地区“搭建家庭档案国际平台”的目标。

微信技术的出现,促进了档案信息服务方式的变革,突破了“固守阵地”服务模式,定时服务转变为自助时时服务,由单一纸质载体服务转向多媒体电子载体和纸质资料多轨方式,从地面服务升级为地面与网络空间相结合服务,从单纯提供利用转向学习、利用、休闲趣味一体化服务。微信技术的广泛应用促进了档案信息化服务的优化发展,现代微信技术和档案建设二者的高度融合,已成为新型建档传播利用方式的民生工程。