木薯燃料乙醇项目档案验收的经验总结

林旻豪

（国投广东生物能源有限公司，广东 湛江 524300）

国投广东生物能源有限公司年产15万吨木薯燃料乙醇项目是广东省范围内首个燃料乙醇示范工程，同时也是《广东燃料乙醇专项发展规划》（2009 年—2015 年）与广东省《关于促进粤西地区振兴发展的指导意见》中规划的重点项目内容。档案管理工作作为该项目实践过程中的一项基础工作，其工作质量的好坏将直接关系到当前项目的最终成果质量，对于确保当前木薯燃料乙醇项目的圆满开展具有非常重要的意义。

一、木薯燃料乙醇项目的档案管理措施

（一）档案管理基础工作措施

基于木薯燃料乙醇项目的重要性和复杂性，为了充分发挥档案管理工作的各项功能，提升当前项目档案管理工作的质量和水平，确保项目档案整套内容的真实性、完整性和有效性，在档案管理基础工作的开展中采取了以下措施：

首先采取提前介入措施，项目档案管理部门在木薯燃料乙醇项目工程开展之前就开展了档案管理工作，联合项目管理部门一起做好各个参建单位的档案交底工作，向其详细说明档案管理工作的各项要求与措施，积极强化档案管理工作相关人员的责任意识并明确档案编制的内容范围、质量要求、标准规格等，与各个参建单位建立顺畅的沟通渠道以确保档案管理工作、档案监督工作、档案跟踪管理工作等均能顺利开展。

其次采取业务培训措施，项目档案管理部门为了更进一步的提升木薯燃料乙醇项目档案管理工作的质量和水平，对本次档案管理工作人员及相关人员均开展了相应的培训，确保各级人员均能了解本次档案管理工作的质量要求与制度要求，严格遵从各项规章制度完成档案编制和管理工作。

同时采取中间检查措施，项目档案管理部门为了提升本次档案管理工作成果的真实性、有效性和完整性，要求档案管理工作人员必须深入一线并针对汇集而成的档案信息成果进行监督检查和有效控制，积极规避以往档案管理工作中常见的问题，针对档案人员和制度的落实情况、项目文件信息的收集进度、项目整改方式的落实情况、项目文件材料的整理等进行全面记录。

最后在档案接收工作中，项目档案管理部门要求工程监理单位与管理部门进行联合审核，确保各项档案信息成果检查合格后方能开展移交手续。同时要求各方项目负责人签署竣工档案验收记录表、竣工能档案质量保证申明等，确保档案管理工作责任到人，各项管理措施得到明确落实。

（二）档案管理质量强化措施

除基础措施以外，档案管理部门同时在管理工作中还开展了以下质量强化措施：严格按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》和《GB/T11822—2008 科学技术档案案卷构成的一般要求》的要求及有关规定，收集、整理、组卷工程的准备阶段、设计阶段、建设管理阶段、土建施工阶段、安装阶段、施工阶段、厂家资料、调试阶段、监理、启动竣工验收阶段等各阶段的项目文件材料、竣工图、照片、光盘，并采取有效的管理措施和方法：一是项目建设完成前的招投标、合同等所有文件材料，按其形成规律，为避免重复工作和真实反映整个项目建设的管理过程，把这些项目文件、合同统一归入基建档案中。二是施工单位的竣工材料和监理单位的监理文件按归档的要求进行整理，由监理单位、施工单位负责收集、整理移交。三是严格执行相关规定，进行竣工图的编制，竣工图内容与施工图设计、设计变更等记录相符，所有竣工图均由设计单位重新编制出图并加盖设计单位出图章、设计单位竣工图章、施工单位及监理单位签署的竣工图章，图实相符。

二、木薯燃料乙醇项目中档案管理的亮点与不足

（一）木薯燃料乙醇项目中档案管理的亮点

本次木薯燃料乙醇项目档案管理工作的亮点在于建立了较为全面和细致的基础质量控制措施以及质量强化控制措施，通过提前介入、业务培训、中间检查、档案接收等多种措施确保档案管理工作的基础工作质量；通过依照规范完成档案管理工作、强化不同部门档案管理要求等措施来提升档案管理工作的整体工作质量。由此双管齐下在强化基础工作质量的基础上充分加强对于档案管理工作不同环节、不同部门的工作质量控制。

（二）木薯燃料乙醇项目中档案管理的不足

需要注意的是，本次木薯燃料乙醇项目档案管理工作的开展过程中仍存在一定的不足之处。包括由于各个参建单位本身对于档案管理工作的重视程度不够，不能全面积极地配合工作人员完成档案管理工作，导致虽然档案管理主管部门与参建单位建立了顺畅的沟通渠道，在档案管理工作的实际开展过程中却仍然面临多项工作障碍；其次虽然采取了较为全面的基础管理措施和质量强化措施，但在档案管理工作的实践过程中仍然出现一些常见的工作问题，对档案管理工作的顺利开展造成不利影响，如归档材料不齐全、档案信息填写欠规范等。

三、结语

综上所述，建议木薯燃料乙醇项目后续工程档案管理工作中必须采取更加严格的措施提升参建单位对档案管理工作的重视程度，要将参建单位的绩效考核与档案管理工作的顺利开展进行积极联系，建立健全档案管理工作网络和工作制度，以此确保档案工作更加深入、更加充分、更加顺利地开展；其次要进一步加强对工作人员的严格要求，定期开展有效培训以帮助工作人员解决其档案工作中存在的共性问题；最后项目档案管理工作的开展要进一步提升其信息化程度，利用信息化技术更加有效地提升档案管理工作的水平和质量。