浅析火电厂基建工程档案管理

张辉

（中国神华能源股份有限公司胜利能源分公司胜利发电厂，内蒙古 锡盟锡林浩特 026000）

一、基建项目档案的作用

基建项目档案是项目的前期文件经过鉴定、整理并归档形成的，反映了项目工程建设的全过程和的真实面貌。准确、完整、真实的基建档案是工程进行维护、改建、扩建使用的凭证。不完整、不准确、不系统的档案在其利用时其价值会大打折扣，并会影响其凭证依据作用的发挥，甚至会引起反作用，给工作造成损失，所以基建期间必须高度重视档案归档工作。（2）另外基建档案也提供了参考借鉴的作用，如单位某部门需要机组安装的具体位置时，就可以到档案室查阅相关的竣工图纸，这时档案室就发挥了很大的作用，实现服务功能。基建档案也是工程质量的反映，它是工程建设中和竣工验收时的必备依据，也是为投产后生产运行、检修、改建和扩建提供重要的依据。它是全部档案的一个重要组成部分，也是进行生产建设和科学研究的必要条件之一。

二、基建项目档案管理存在的问题

（一）制度不统一，导致无法统一基建档案的管理方法和操作流程

火电厂基建工程建设过程中，由于参建单位多，档案工作标准往往得不到统一。基建档案管理工作程序不规范，管理措施不完善，各环节不符合档案质量要求。在日常工作中也缺乏严格的约束机制和协调手段，建档程序不规范，不合理，不科学。这就需要制定基建档案统一工作标准，约束和规范档案工作规范和流程。

（二）网络不健全，导致不能保障基建档案的领导、监督、保证三统一体系

其一，档案人员虽具备档案专业知识，但缺乏工程火电厂建设方面的知识。而技术专工虽有较丰富的基建工作经验和专业知识，但缺乏档案知识，双方各有所长却不能互通有无，缺乏沟通与交流。其二，基建工程队伍流动性大，人员不稳定，这期间如遇到人员变动，工作会失去连续性，文件在交接和管理上断档，档案流向不清。其三，档案管理职责没有落实到具体人员，使基建档案的收集、整理和归档不及时、规范。这就需要建立涉及设计、监理、施工、调试等众多参建单位的三统一档案管理网络，建设单位要在基建档案管理中发挥组织领导、监查作用，监理要发挥过程监督作用，施工单位起保证作用。

（三）档案意识不强，导致无法确保基建档案的成套性、准确性、系统性

第一，由于火电厂工期较紧，参建单位主观上存在着“重建设速度轻档案积累”的情况，档案的质量远不如工程质量受人重视。有些文件是后补甚至凭记忆在做，有的文件在交付使用后很长时间才陆续归档。第二，工程人员档案意识淡薄，档案基础理论不扎实，不熟悉档案工作规律、分类方法及有关规范。第三，由于参与其中的人员对归档立卷的重要性认识不够、不够重视，使得档案编制不规范。

（四）基建档案的自身属性影响，导致难以进行基建档案的同步收集

基建工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点。此外，有的施工方因故拖、缓，有的工程设计变更多，这些都影响了文件同步收集。由于基建档案的专业性很强，部分档案人员交多少收多少，收多少整理多少，从而严重影响了归档整理质量。这些都导致基建档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能同步收集，造成了基建档案工作滞后，工程项目管理和技术文件处在分散、损坏、丢失等情况下。

三、加强基建档案管理的措施

（一）建立健全的基建档案管理制度

建立健全的基建档案管理制度是做好档案工作的重要保证，制定各项管理体制应根据国家的有关法规和工程的自身实际情况。并经单位领导批准，严格执行并管理，制定的管理制度应包括《工程文件管理制度》、《档案管理规定》、《档案管理网络》、《火力发电厂档案收集制度》、《工程竣工文件归档范围和归档要求》等等。这些制度都包含了文件归档范围、归档时间、归档程序、归档质量。制定健全的各项档案制度，做到有法可依、有章可循，只有把各项制度真正落实到各部门和参建单位人员中，才保证基建过程中文件的收集齐全、完整也为后期归档提供了基础。

（二）转变思想观念，加强档案意识

管理部门、监理单位、设计单位、施工单位都隶属于基建档案工作涉及的单位，如果单一依靠档案部门很难在规定的时间内完成，所以档案工作人员应该最大限度地争取到各个部门的支持与配合，加强了各部门的协调与沟通，积极推广档案工作的重要意义。此外作为档案管理者也应该不断增强自身的责任感，努力提高工作的积极性，突显档案工作的重要性。

（三）构建专业化的档案管理团队

档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力，必须加强档案培训工作，档案管理工作坚持完善档案基础管理、明确档案管理工作责任、加强档案管理流程管控，对档案收集、整理、分类、组卷、排列、编目、移交等环节严格要求，形成科学规范的工作流程，确保项目档案管理工作规范顺利推进。

（四）提高档案管理信息化水平

该电厂通过档案管理系统在统一业务标准下对各部门档案的移交做到无缝连接，对文件形成的过程进行实时监控，保证了文件收集的完整性、准确性、系统性及电子文件及时归档，提高了档案管理水平，增强了工作效率。

四、结束语

基建档案管理工作是基建工程项目的真实反映，正视其重要意义，提高档案的管理水平，真正实现基建档案工作价值，为的是更好地服务于社会发展。