事业单位档案管理工作的优化路径初探

刘晓红

（山东省菏泽市单县工业和信息化局，山东 菏泽 274300）

前言

档案管理对于事业单位的重要性毋容置疑，作为事业单位信息汇集点，掌握着事业单位所有工作的信息资源，这就意味着档案管理工作的质量将直接关系到单位各项工作是否可以有序开展。随着时代的发展，档案信息的价值日益突出，但是事业单位档案管理工作也逐渐暴露出一些问题，迫切需要改善。因此，研究事业单位档案管理工作的优化路径具有一定的现实意义。

一、事业单位档案管理工作存在的问题

（一）档案管理制度有待完善

新时代背景下，我国大部分事业单位都已经认识到档案信息资源的重要性，但从实际情况来看，事业单位对档案管理工作的重视程度还不足，虽然有设置专门的部门以及工作人员负责管理，但是未编制可行的管理制度与对策，以至于档案管理部门形同虚设，出现这种问题，例如，档案信息搜集精准性、完整性、效率性均不足，无法了解事项或者是人物的背景，不仅影响到档案工作的开展，而且还影响到事业单位其他相关工作的开展。

（二）基础设施设备有待完善

从事业单位档案管理工作开展实际情况，普遍存在着档案用房不足的问题，例如，未设置独立的档案库房、未规划必要的阅览室、档案库房面积明显不足；或者是档案室装具不足，依然采用的是陈旧档案架，对于档案资料的长久保护以及应用极为不利；又或者是，未跟随时代需求对档案信息化设施设备进行全面更新，以至于无法满足档案数字化、信息化的应用需求。

（三）档案管理工作人员素质有待提升

档案管理工作人员的素质将直接关系到事业单位档案管理的有效性。从实际情况来看，大部分事业单位档案管理工作人员并未具备满足档案管理的专业素养，有些单位由其他工作人员兼职负责，有些单位则虽然聘请了管理人员，但是专业素养并未达到实际需求。同时，加之管理制度不够完善，以致于档案管理工作逐步陷入到僵化局面，难以为相关工作的有序开展提供有价值的档案信息资源。

二、事业单位档案管理工作的优化路径建议

（一）持续完善档案管理制度

现阶段，事业单位档案管理由于管理制度不合理，以致于档案管理工作陷入混乱，档案管理工作人员之间难以形成默契，非常不利于推动工作开展。因此，理应从制度入手进行改善。制定制度的目的是让在职工作人员能够充分认识到档案管理的重要性以及自身的职责所在，且必须有高度的责任意识，能够充分完成自己职责范围中的各项工作；同时，也要充分明确违反规章制度之后所要得到处罚，将有利于推动档案管理工作的有序开展。关于制度的完善，建议事业单位领导层能够听听职工的意见，通过民主方式完善制度，例如，在学习优秀事业单位档案管理工作经验之后，自身单位应该结合实际情况借鉴其什么内容？关于这样的问题可以通过民主讨论的方式，并从中筛选出适宜的策略，将能够避免盲目跟风的问题。又例如，档案信息收集精准性、完整性、效率性均不足，或者是应用成效较低等问题，理应在制度中明确工作人员的职责以及档案管理的规范标准，使其能够严格按照规章制度办事，并设置对应的奖惩方案。此外，制度并不是一成不变，建议事业单位领导层以及档案管理的负责人深入到基层，了解档案管理制度实践过程中存在的不足，这样能够及时发现问题及时进行完善，从而为档案管理工作的有序开展奠定坚实的基础。

（二）加强资金资源的投入，助推档案管理信息化建设

完善的档案管理基础设施，将能够为档案管理工作的有序开展坚实的基础。如今，对于档案资源的需求呈多元化的态势，传统的档案基础设施已经无法满足需求。因此，事业单位理应加强资金资源的投入，首先从环境以及硬件设施进行改善，建议根据事业单位的实际情况，尽量设置独立的档案管理室，并根据功能需求完善装具；同时，必要的信息化硬件设施需要尽快完善，例如，计算机、监控系统、电子签到系统等等，打造一个现代信息化工作环境。其次，结合实际需求，加强软件的配置与更新，打造网络一体化档案信息化管理平台，并完善安全防护措施以及权限设置，为档案信息资源的应用提供安全的环境，从而让档案管理工作人员能够有效开展档案信息收集、整理、保存以及利用等工作，助力事业单位各项工作有序开展。

（三）全面提升档案管理工作人员的综合素质

档案管理工作人员的综合素质将直接关系到工作质量。建议事业单位领导层能够更加重视档案管理工作，尤其是对人才的重视，并采取有效的措施加强人才的引进以及培训，例如，可组织工作人员到专门的培训机构进行系统性学习，通过学习掌握先进的理论与方法，并结合自身单位的实际情况制定档案管理方案，从而为事业单位档案管理工作构建一个科学的框架。此外，还可以加强现代化技术型人才的引进，因为信息技术更新速度极快，一旦信息系统无法满足应用需求，那么档案管理工作就会出现滞后性，并影响到其他工作的开展；同时，仅凭培训也无法充分掌握一些最先进的技术，因此建议用高薪待遇引进专业人才，将有利于完善事业单位档案管理体系。

三、结语

综上所述，事业单位档案管理工作理应充分跟随时代步伐不断完善。对此，事业单位领导层需要加强重视，结合实际情况完善制度，加强必要的资金资源投入，不断完善档案管理的基础设施；同时，高度重视人才培养与引进，为档案管理工作的开展奠定人才基础，将有利于提升档案管理的整体水平，并促进事业单位健康发展。