如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化

陈文红

（内蒙古中共突泉县委政法委员会，内蒙古 兴安盟 137500）

引言

档案管理属于机关事业单位工作的重要组成部分，一直以来都在寻求突破的办法。档案管理涉及到单位各个方面的工作，影响单位整体工作效率。实践中很多的机关事业单位对于档案管理的规范化和标准化程度不够重视，加之档案管理技术和管理人员的综合水平较低，便导致档案管理工作长期处于低效率的状态之中，档案的作用没有完全发挥出来。

一、机关事业单位档案管理工作存在的问题

（一）档案管理方式落后

尽管现如今我国的经济水平逐渐提高，各行各业都应用了先进的科学技术作业，但是部分机关事业单位仍然还没有突破传统管理方式的桎梏，档案管理效率无法提高。比如部分机关事业单位采取的档案管理方式仍然以纸质档案管理为主，想要调取档案以及查阅档案都需要到特定的地方，因此会花费大量的时间和精力。但是现在人们的生活方式变化大，居住、工作以及学习变动多，形成的档案若是没有及时更新也会影响档案管理的效率。

（二）档案管理缺乏全面性

机关事业单位一直对于档案都非常重视，因为影响着整个单位的发展和进步。档案管理管理实践中明显缺乏全面性，首先存在的问题是档案管理人员不够重视档案管理工作，没有看到档案管理对于整个机关单位的作用。一些机关单位安排档案管理人员的时候没有选择具有档案管理知识和经验的人员，管理档案的工作积极性不高，管理能力有限，所以档案管理方面漏洞很多。其次一些机关事业单位并没有将档案管理工作看作是单独的业务内容，导致很多的人在具体的工作中滥竽充数，长期管理档案的过程中造成了许多的错误，降低了档案的价值。

（三）档案管理缺乏科学性

机关事业单位管理的档案内容多、项目多，为此若是在管理过程中沿用传统的人工管理方法会导致档案管理效率下降，造成大量资源浪费的现象。机关事业单位中本应当应用信息技术，一些机关事业单位处于单位发展成本的考虑，一直没有将其纳入到管理体系之中。

（四）档案管理人员缺乏专业性

档案管理人员是保障档案管理水平的关键因素，若是档案管理人员的专业知识和专业技术没有达到要求，会缺乏工作积极性，档案管理的效率也不高。档案管理人员在工作中缺乏责任心，不够重视档案管理的细节，不服从领导的安排，也会引起诸多的问题。

二、机关事业单位档案管理工作规范化标准化的措施

（一）实行档案精细化管理

很多非机关事业单位已经开始实行档案精细化管理模式，随着科学技术的发展和管理理念的进步，已经逐步构建了长效机制。建议机关事业单位积极学习和借鉴成功的经验，使得档案管理具有规范性和标准性。精细化管理方式强调的是从机关事业单位所处的现状入手，改善粗放管理的问题，切入档案管理的各个环节，推动高效管理制度的建立。通过这样的处理，档案管理的精细化特点会体现在具体的管理步骤、管理流程上。

（二）改善档案管理方法

档案管理方法的升级非常必要，机关事业单位要看到档案管理技术上的不足，从而积极应用先进的技术和管理经验。应用信息技术之后可以基于档案数据创建科学合理的档案管理体系，促进管理水平的提升，这样一来才可以调取原有数据，提高档案的利用率。档案材料的内容繁多，管理人员一方面需要保障档案的利用效率，另一方面则需要保障档案的维护工作。机关事业单位若是已经应用信息技术管理档案，则应当针对档案管理的计算机以及系统进行病毒查杀、数字化扫描，以保障档案的安全性，对于重要且关键的档案应当采取加密并备份的措施。档案管理的工作中信息化程度加深之后，档案管理的效率才会提升。

（三）构建责任追溯机制

档案管理对于机关事业的各项业务开展以及发展存在明显影响，因此要看到档案管理与其他管理之间的差别，保持长效管理模式。档案管理人员应当具有责任心，要具备职业道德。为了促使档案管理人员具备这样的特性，应当针对档案管理以及档案管理人员构建责任追溯机制，将责任落实到管理者的身上。档案管理工作这样才不会因为档案管理人员的变动或者管理岗位的变动而出现责任中断等问题。

（四）提高档案管理队伍水平

档案管理人员的素质直接决定了档案管理的质量，为了达到档案管理工作规范化和标准化的目标，便需要从档案管理工作的具体要求做起。档案管理队伍建设是保障档案管理队伍水平的重要内容。相关部门在招聘档案管理人才的时候应当加强筛选的力度，选择具有专业知识和专业技术的档案管理人员，进入到机关事业单位之后要组织这些档案管理人员参加培训和学习活动，增强他们的责任意识，促使他们不断地提升自己的管理能力。档案管理工作的人力资源是关键性内容，管理人员在工作当中要认真负责，充分认识到档案管理的价值和意义，定期总结管理经验和教训，避免档案管理工作出现错误。

结束语

档案管理对于机关事业发展和进步有着很重要的影响，要想充分发挥档案的作用和价值，就需要从档案管理现存的问题入手，采取积极的改善措施。现如今科学技术发展和进步，档案管理应当应用高效管理技术，并且需要选聘高素质的档案管理人才，不断地完善档案管理体系，为机关事业单位管理创造有利条件。