医院文书档案的电子化管理探讨

文/ 吕琳琳

随着新时代的发展动向，电子化的管理模式已经被各个行业所接受，并投入到实际操作之中。对于医院这种信息量流量较大的地方，电子化管理能够为其提供极大的便利与保障。现今我国大部分医院已经将文书档案电子化管理作为必不可少的发展内容，但是由于其所涉及的信息量相对较为庞大，管理方式存在不足，无法正确协调档案与管理之间的关系，使得二者的矛盾逐渐显露[2]。

一、医院采用档案电子化管理现状及必要性

（一）医院档案管理现状

1.由于医院所涉及到的档案流量过于庞大，所以相关管理人员对其重视程度无法与之达成正比。绝大部分领导层对文书档案管理工作认知程度较低，导致了某些档案管理仍旧停留在纸质文书阶段，在面对引进的电子档案持有观望态度，认为纸质的文档足以应付医院的发展需求，无法认识到电子档案对于医院运行的重要性，导致难以达到新形势下的管理需求[3]。

2.文书档案管理的方式与新时代的发展步伐难以保持统一，其中较为严重的问题，比如工作人员专业水平良莠不齐，对于新兴技术的接受能力不高，有些年龄较大的工作人员甚至对于计算机一窍不通，即使能够操作，也只是会一些较为基础的步骤，对于电子化档案管理力不从心。无法对电子档案进行实时保存、备份、分析等，阻碍了文书档案电子化的发展步伐，使得医院的档案水平无法得到提高[4]。

3.现今部分医院的档案管理仍旧是使用纸质文件进行装订，在进行资料调阅时，需要从成千上万的文件中进行查找，首先要知道档案的年限，然后在登记本中查找、找号，最后在档案室中翻查，即使在档案归纳时标注出时间等等，但是面对医院极大的信息流量，查找工作依然较为复杂。并且在需要对档案进行复印时，还需要重新拆装，不仅对原档造成了损坏，档案内的散页也极容易丢失。

（二）档案电子化管理的必要性

1.对档案进行多种保存方式，最大程度的将档案原始文件保留下来，使用电子扫描等手段将档案进行备份，防止由于文件损坏或者丢失而带来的不便。摒弃传统的存档方式，使用纸质电子同步保存的手段，在最大程度保留档案原始文件的情况下，能够实现实时同步、网上调阅，避免由于多次翻找而造成文件的损坏[5]。

2.医院文书档案的电子化管理能够发挥档案的最大价值，实现文书档案的统一化管理，而不是以往分科室、分部门的管理模式。在传统的档案管理过程中，有些文书档案由于在各个部门之间传阅观看，不能及时归档而且很容易造成档案缺失，许多需要通知全院的相关档案也无法进行全方位的传阅。但是在电子档案出现以后，这些问题都能够得到很好地解决，根据计算机网络的互通性，能够将相关政策文件直接下发至各个科室的计算机内，有效提高了电子档案的实时性，同时避免由于多人传阅而造成的文件损坏。

3.提升档案管理部门的工作实效，通过计算机网络来整理相关档案，具有极高的便捷性，相比于传统的纸质文件，电子档案能够对录入系统的文件进行自动识别，对于档案的存储、分类都有一套完整的体系。在调阅过程中即使对于年份时间等不明确，也能够根据关键词进行查找，不需要投入很大的人力进行查找，更加的方便快捷。

二、医院文书档案电子化管理的具体策略

医院文书档案电子化管理工作相比于传统的纸质文件管理有着一定的技术要求，除了需要对纸质文件进行整理归纳，还要熟练掌握计算机技术，对电子化档案系统有着透彻的了解，才能够尽快实现文书档案的电子化管理。医院需要组织管理部门的工作人员进行定期的培训，使其能够熟练掌握电子档案的使用，同时对于档案系统的维护，也需要制定出一套完整的体系，用以保障电子档案管理工作能够顺利开展。

（一）完善档案电子化管理体系

以我院档案管理部门为例，今年我们以三级评审为机遇，为档案管理部门制定了详细的管理方案。要求部门内工作人员能够全员实现电子化办公，完善工作日志，将每日的工作流程进行详细的记录。对于需要全院知晓的相关政策方针，要使得电子邮件与纸质文件同步进行，并且将上级通知以文件的形式做好备份，以便于后续的调阅工作。对于本院内相关档案按年限、科室整理保存，然后利用十个月的时间对我院建院以来的档案进行整理，在录入电子档案系统后将原始文件妥善保存。在保障文件不被损坏的情况下，为查阅提供方便。

（二）加快档案信息化管理

进一步加快建设电子化档案的步伐，医院相关管理人员需要对其给予高度的重视，在资源方面对其进行支持，用以实现电子化档案的数据库资源共享。基于Web 的网络服务系统，能够将各个科室分散的档案资料进行统一化管理。安全高效的形式将档案资源有效进行整合，同时也能够为就医者提供更加方便便捷的服务。医院在进行电子化档案管理过程中，还需要适当与外界有关部门开展合作，通过外界为医院提供更加先进的信息分析方式，将电子化档案管理的作用发挥到最大。

（三）统一电子档案的文件格式

任何一项工作都需要由约束才能够更好的开展，因此，对于医院文书档案的电子化管理，需要建立统一的管理标准。对于档案中所涉及的文本、图像、视频等，由于不同种类的文件所涉及的格式多种多样，在管理过程中往往会出现这样的情况，由于各科室提交上来的文件格式与档案管理部门的软件发生冲突，造成文件无法安全打开，仅文本型文件就有诸如DOC、TXT、PDF 等格式。各式各样的文件格式为管理工作带来了一定程度的阻碍，也是的档案管理部门在接收文件时由于格式的不同导致一系列问题。所以，想要顺利开展电子化档案管理，就需要对文件的类型进行统一，对于文件的命名、格式等等制定一个标准，使得电子档案能够保持其完整性，以便于发挥其最大的作用。

（四）提升纸质文件录入的时效性

医院在进行电子化档案管理时的效率高低主要取决于管理人员工作态度的好坏，及时对纸质档案进行录入，是作为一名档案管理人员的基本要求。作为医院的档案管理人员，不仅仅需要拥有一个良好的工作态度，还需要对自身的专业技能水平加以提升，使得档案管理工作能够高效开展。及时通知各个科室按时提交工作档案，经常与其进行沟通交流，不能因为别人不提交档案文件就对其置之不理，档案管理人员需要以客观的角度看待收集档案这件事，进一步提升档案管理效率。

（五）建立档案资源库并定期维护网络安全

建立统一管理的档案资源库，对医院现有纸质档案进行整合，提升电子化管理工作的实用性。对应不同科室的档案文件建立与之相对的文件夹，采用统一的命名标准，如有特殊情况则需要添加标注，采用科学化的管理手段，使得电子化管理的建设步伐能够更进一步。

由于计算机网络具有一定的不稳定性，所以相关工作人员需要对其进行定期的网络安全维护，检查档案是否做好备份存储工作。通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、阅读权限，安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。备份技术也是确保电子档案信息安全的一个非常重要的安全策略和技术手段。针对网络的不安全性，要建立数据备份和恢复系统，确保关键信息能在计算机和网络发生灾难性故障后得以及时恢复。

（六）改变传统的管理理念

医院的档案管理人员多为年纪较大的老员工，他们对于新鲜事物的接受能力较差，计算机水平较低，一定程度上阻碍了档案电子化管理工作的进度。因此，医院需要对这一部分员工加强理论学习和业务能力提升，同时引进年轻的计算机人才，从而推动档案电子化的进程。笔者以为，医院的档案管理工作涉及的内容较多、信息量较大，所以应当对管理团队逐步实现年轻化，并且扩展管理人员的上升空间，使其能够得到激励，从而实现文书档案电子化管理。

三、结语

根据上文所表述的内容可知，随着我国医疗卫生事业的发展，社会各行业对于电子化管理的接受程度逐渐提高，医院文书档案电子化是新时期下的必然结果，在进行医院文书档案的电子化建设时，首先需要以科学化的方式分析现有阶段存在的矛盾，努力寻求解决方法。重视相关工作人员的素质培养，创新管理部门的工作理念，提升电子档案管理工作的时效性，从而尽快实现医院文书档案管理的电子化、现代化。拓宽提供信息资源服务的渠道，实现医院内部各部门之间的资源共享和综合利用。还能够使就医者能够了解自身的相关信息，以此达到公开透明的管理模式，发挥电子档案管理的最大效用。