浅析经济开发区重点工程建设档案管理

白月琴

（山西汾阳阳城商贸物流经济开发区管委会，山西 汾阳 032200）

现阶段，经济的发展可谓是异常迅速，各区域都在积极建设和开辟经济开发区，寻找经济的增长点。经济开发区的建设，促进了基建工程、标准化厂房、绿化工程等项目的建设。为了更好地管理这些工程项目，通过收集工程项目资料，整理成档的方式，研究工程项目建设可能遇到的各种问题，推动项目的顺利开展。加强重点工程项目档案管理工作，也是强化园区管理的重要手段。

一、明确工程档案管理的信息渠道

建设工程档案，需要收集完整、准确的信息。随着经济开发区的建设，园区内招商引资的项目数量和任务不断提升，园区基建和企业建设等工程项目存在交叉的情况，为了保证园区内重点项目的档案资料做到完整齐全，需要我们在工程项目开展之前，便做好相关项目的资料整理，将工程计划通知园区档案管理人员，由档案人员全程参与进来，让档案人员可以详细地掌握与工程项目相关的各种文件，方便其进行文件的整理，做到“件件登记”，没有任何遗漏。尤其是对于那些重点工程、基建技术等档案内容的整理、收集、保管、存档、移交等工作，需要有着明确的程序。应该有档案管理部门、施工人员、工程技术人员共同参与进来，明确各部门在档案管理中的各项职责和要求。工程项目在竣工之后，竣工验收环节，同样需要进行相关资料的管理，比如，工程图纸、工程文件资料等，保证工程相关的所有文件均完整齐全，审查通过之后，将档案整理移交到档案室。

二、控制工程档案管理质量的方法

对于工程档案的管理工作质量，可以从前期、中期和后期，不同的阶段采取不同的控制策略。

（一）前期工作阶段

首先，明确责任制度，也就是将档案管理工作纳入到重点工作之中，尤其是工程项目的文件资料整理工作，在工程项目计划阶段，便要做好工程前期相关的资料整理。其次，建立档案管理系统，由技术人员负责进行档案系统的建设和管理，培训档案管理人员相关的技术，推动档案管理从纸质化向着电子化过度。最后，根据档案的分类标准，遵循档案的管理规定，方便对工程档案进行管理，并合理有效地利用档案。对于工程档案的分类，需要让施工方、建设方、园区管理方做到标准一致，既要分类标记，还需要做出有效地说明，方便我们在工程完工，进行验收时，可以按照档案的分类条目，快速地找到想要的内容。

（二）中期工作阶段

对前期收集到的重点工程项目的档案进行整理，强化对档案的管理力度。首先，在工程项目开工之前，整理好工程项目的相关手续文件、相关批文、工程规划书、合同书、地质勘查等相关的资料内容，并对收集到的资料信息，加以分类归纳，方便对其进行审查。其次，做好档案资料的把关工作。也就是完成一手工程资料的整理和收集之后，保证档案资料的完整性、准确性和条目性。然后交由档案管理资源，按照档案管理的原则，审核各项档案信息。最后，强化工作人员的档案意识。施工过程中，对工程的施工情况进行仔细核查，检查其否按照施工的相关文件进行施工，并将施工中产生的各项资料，整理收集，形成施工档案。

（三）后期工作阶段

所谓的后期阶段是指工程项目从完成到验收的过程，该阶段的工作围绕验收工作和工程整改展开。可以说，后期的整理工作，对于工程档案管理的工作质量起到关键的作用。必须重视后期的档案管理。一方面，工程项目在完工之前，需要工作人员仔细核查确认，对数据资料的准确性以及数据与工程实际是否一致等进行核查，并做好档案的备份，避免意外丢失。另一方面，工程出现整改火灾调整，需要做好相关信息的材料变更，完善补充档案资料信息。对于工程档案进行验收时，需要确保档案人员熟悉档案管理的各项规章制度，反复核查文件内容，做好部门之间的沟通，联系工程负责人和验收部门，进行一对一的工程验收，做好验收记录。对于发现的问题，必须及时上报，做到细化每一个工作的流程，保证档案管理的质量。

三、强化重点工程档案管理的建议

为了提升工程档案管理的水平，笔者结合自己的工作实践，提出如下的建议：首先，责任考核。以考核的方式，强化档案管理人员的意识，提升工作的质量。对于工程档案资料的归档情况，以单位部门、人员进行考核，对于存在档案资料不齐全，归档不及时的情况，追究责任，必要时进行经济处罚。其次，加强竣工验收。做好档案的验收，这是档案的把关环节，对于存在的问题或者漏洞，及时做出补充和挑战；对于工程项目的竣工验收，必须保证工程有着完备齐全的资料，否则不予进行竣工验收。最后，工程决算和付款管理。将工程资料的整理、收集、归档等工作，以及档案资料的准确性、及时性作为工程决算以及工程付款的一个前提条件。这样可以保证各部门更好地配合管理人员，保证档案资料的准确性和完整性。

四、结束语

综上所述，经济开发区进行重点工程项目的档案管理工作，需要坚持档案管理的原则，保证档案信息资料的准确性、完整性，做好部门间的沟通工作，对于工程项目出现的工程变更，迅速做出反应。此外，为了提升工程项目档案管理的质量，除了前中期各环节的控制之外，还可以通过建设责任考核制度，加强竣工验收管理以及通过工程决算和付款的方式，约束人们的行为，保证档案资料的完整性和准确性。