解析高校档案管理基础建设的科学规划与创新路径

（内蒙古师范大学，内蒙古 呼和浩特 010020）

一、引言

档案管理工作在高校的日常工作当中拥有重要的地位和作用，高校的档案管理工作涵盖了校园师生信息、日常行政管理工作、高效与外界实现有效沟通、校园活动、校园文化等诸多内容。信息时代大背景下全社会的生产工作活动都在向着信息技术渐渐靠拢，就我国高校的档案管理工作而言正在向数字化、网络化、信息化的方向靠拢，由此传统的纸质文档正在被电子文档所取代，随着纸质文档逐渐被电子文档取代，文件档案管理室也在逐渐被电子网络数据信息库所取代，进而传统的人工档案归纳、查找逐渐被网页搜索、数字化操作所取代。信息时代的到来为高校档案管理工作带来了便捷，而高校在运用信息技术进行档案管理工作的过程中需要进行基础建设科学规划与路径创新。

二、高校档案管理工作基础建设的主要内容

对于管理工作而言，要想确保工作效率首先要以基础建设为物质条件与执行保障，因而需要从顶层设计出发对档案管理工作进行科学规划。高校档案管理工作的基础建设工作主要涵盖了：以数字化的手段处理馆藏档案、完善电子档案管理的收集与储存体系、建立数字化档案管理数据信息资源库。对于高校的档案管理信息化而言，其具有相对广泛的覆盖范围，所以在运用信息技术手段收集整理新档案的同时也要注重整理校内早期收集的档案信息[1]。在整理校内早期收藏的档案工作中，建议所使用文件扫描的方法来录入早期档案内容，因为早期档案均为纸质档案，并且数量相对庞大，所以采用扫描的方式可以提高工作准确率、工作速度，最终提升原有文档整理的工作效率，并且经过扫描以后，原有文档的信息将直接被录入到校园的信息资源库当中，便于统一管理。信息技术下的校园档案管理工作实现了校园档案管理的自动化、信息化、便捷化，由此传统手写纸质档案的使用面越来越少，失误率也越来越低，取而代之的是电子档案与信息化网络传输，通过信息技术手段对电子文档进行收集，在档案存储体系的作用下实现了将高校日常工作中产生的一系列文档直接上传输入到校园的档案资源管理库，进而实现了对档案的直接数字化处理。

实质上校园的档案资源管理库是一个集成化的平台，而它的集成基础正是数据化以后高校日常办公档案的存储，通过这种集成式的档案管理可以实现对高校档案的汇总管理。而在选用这些文档的过程中可以通过系统当中的目录、搜索引擎实现高校档案信息的共享与沟通，由此从本质上实现高校档案信息化管理的服务职能。

三、对高校档案管理基础建设进行科学规划

相比传统的高校档案管理工作，信息化的高校档案管理工作是一个更加完善而缜密的体系，所以在建设过程中需要进行逐步、全面的建设，因此建设的步骤要分清主次，从而保证科学的规划和制定。

（一）树立正确的档案信息管理理念

无论任何手段的档案管理工作都是整体化、协调化的，并不是破碎的、割裂的，但是许多高校在进行档案管理工作的过程中并没有意识到这一点，而仅是将档案管理工作分割成不同的单元，进而严重缺乏整体性[2]。

为了实现高校档案管理工作的整体化管理，首先工作人员需要树立正确的、完善的档案信息管理理念，由此需要学校方面对档案管理人员进行职业技术培训，同时将档案管理的正确理念推广至其他各部门，目的是为了实现各部门之间档案的共享与合作，最终实现全员化、高效率档案管理。

（二）对档案管理工作进行多维度支持

信息技术手段的档案管理工作相比传统的档案管理工作需要更加全面、专业化团队与部门进行操作，同时还要积极吸收优秀的、专业的信息技术人才，同时制定专门的人才管理办法与奖惩制度[3]。

除了人才管理与技术管理的工作之外，学校方面还需要予以充足的支持，包括物质上、资金上等多维度的支持，尤其是校方需要向档案管理部门提供充足的设备支持，保障档案管理工作部门工作的顺利进行，而对于这些设备的维护、检修等后勤工作更是需要充分的补给。

（三）完善档案管理工作规范体系

高校在正常运作过程中会由于工作性质多种多样因而会产生不同种格式的档案，而作为档案管理系统需要能够兼顾，为了满足这项要求，校园方面需要在全校范围内对档案管理系统制定规范，进而确保可以从档案的格式、平台的参数、网络的链接等多个维度实现档案管理系统的融合[4]。

为了确保高校档案管理系统的使用是顺利的，学校方面需要与教育部门做好充分的沟通，从而构成全社会通用的档案信息管理系统，从而实现教育信息的权社会化。

结论

信息化时代背景下，却社会范围内为了提升生产效率都靠向信息技术。因此高校为了实现高效率的档案管理，需要对进行的档案管理系统进行基础建设，在进行基础建设之前需要进行科学的规划与管理路径创新。所以各高校在建设档案管理系统的过程中需要结合学校的实际情况进行建设，而各高校在建设档案管理系统的过程中需要全方位完善档案管理观念，结合人力资源与管理体系，拓宽高校档案管理路径，配合优质的人才保障与充分的后勤补给，同时需要与教育部门做好沟通，最终实现高校档案管理系统建设的效率得到本质性提升。