新形势下提升机关会议保障效能的思考

（江苏省常州市人大常委会办公室，江苏 常州 213022）

引言

会议是机关单位内部沟通的有效方法，而会议的保障工作效果则决定了此会议能否顺利进行。现阶段来看，我国机关单位的会议召开、组织、服务、保障等程序仍然不够完善，保障工作中常常出现岗位职责不明确、内部协调效率低、突发事件应对能力差等一系列问题，这大大降低了会议保障效能。在这种情况下，我们有必要结合新形势下机关单位的会议实践经验，对会议保障效能有效策略、注意要点等进行思考和分析。

一、新形势下提升机关会议保障效能的有效策略

（一）会议准备

对于机关的大型会议，应成立会议会务勤务组，并且明确各个岗位的职能，建立会议预案及相关准备清单。具体来说，会议的前期准备工作主要可以分成六个方面的内容:第一，要合理的安排好会议时间。会议召开和结束的日期、会议通知何时进行签发、日常安排如何进行调整等等，都属于时间安排工作的内容。第二，本次会议的参加者以何种标准进行划定、与会人员的数量、出席列席人员的比例，各个单位参加本次会议的人员名单、关键的参会人员名单等都需要特殊进行确认。第三，要结合会议的具体性质和人员数量确定会议的召开场地，一般会议都安排机关内部会议室召开，人数较多的会议安排在政府招标定点酒店和培训中心等。会场的随时服务应包括会场休息室、摄影、茶水、引导、分发、等人。另外，如果会议的议程在一个小时以内就能结束，通常不提供茶水，保证与会人员的集中度。第四，根据会议类型的不同，会场的规格和布置也必然会有所不同。应保证会议室环境安静无噪音、空气流通性优良、温度适宜，给与会人员创造一个良好的参会环境。灯光音响应与机关单位的氛围保持一致，合理选择灯光和麦克的类型，同时鲜花、绿化、台布等等配套设备也应该和整体氛围保持一致，从而让会议保障工作质量得到提升。另外，在与会者全部确认进入会场以后应对出席列席人数、缺席人数等进行检查做好记录。主席台应满座安排、不能存在空位等。第五，要做好会议的资料准备工作，从会议的方案、召开计划、讲话稿、通讯录等方面分别入手，对于一些重要的资料应按照与会人员数量进行复印，并且在会议开始之前进行有序分发，这有助于提升会议的紧凑性、保证会议讨论的深度。最后，在会议召开之前，需要对会议的各个细节进行反复的检查，在特殊会议的组织和保障中，还需要将会议准备工作的进度和结果进行汇报，保证会议保障的效能。

（二）会议效率

第一，要合理应对干扰。会议的效率会因为许多种因素发生变化，比如说会议跑题、冷场、误区等等，都是常见的干扰因素，针对不同的情况可以选择不同的处理方法进行应对和引导，从而让会议顺利进行下去。会议中出现跑题的现象，一般是因为讨论过于激烈，不能进行粗暴的制止，否则很可能导致与会人员的热情和情绪被压抑，导致会议进入冷场的局面，在跑题的时候应该礼貌的进行简单的小结，并且对会议的召开目的进行强调，对时间观念进行强调。除此之外，在议程进行中，可能会出现部分人员走神、瞌睡、以笔敲桌等问题，这种干扰因素很容易导致严重的会议延误，不利于会议保障效能的发挥。在这种情况下应提前强调会议纪律，并且尽可能让会议的讨论内容紧凑起来，让与会者的精神始终集中在会议流程上，使之没有时间开小差。另外，在会议讨论过程中很容易发生意见冲突，这实际上是正常的，但是如果冲突太严重很可能导致会议混乱、难以进行，所以说在会议保障过程中，应该允许有建设性的冲突，但是不能允许破坏性的冲突，否则会议保障就失去了应有的作用。

第二，务必要掌握组织和驾驭技巧。要对信息通报类型的信息进行传达和贯彻，保证会议的高效率、高精确度，对信息内容进行精炼、保证图文内容丰富，对会议现场的反馈进行关注，积极引导思考、做好问题解答。在意见征求会议、研讨会等特殊会议中，应保持谦虚谨慎的态度，做好引导、尽量避免发表自己的看法，让与会者能够放开思想、积极主动的探讨话题，让与会者能够充分的将自己的观点表达出来。而对于组织决策类型的会议，与会者需要事先进行沟通，对内部存在的矛盾进行解决，把本次会议的目的确定下来、提出准确的议题，对需要探讨的问题按照重要性进行排序，最终达到共同的认识。

二、新形势下提升机关会议保障效能的注意要点

（一）细化会议服务流程

要对会议的服务流程进行调整，尽快建立健全以会议接待保障流程为基础、以会议预算审批流程为重点的流程模式，对管理流程进行细化分析、对业务操作过程中涉及到的重要内容进行分析。对不同岗位不同部门的界面进行区分，在平时进行反复模拟训练提升业务熟练度。在会议召开之前，对各类会议的主办部门、与会人员的实际需求进行确认，做好会议的组织筹备工作，确定会议接待服务的有关方案，对工作范围、工作职责、保障流程、保障标准等进行确认。在会议召开的过程中，有关人员要根据会议保障的业务标准做好组织服务和接待工作，做好全流程管理控制。在会议结束以后，要对善后的有关内容进行逐一处理，做好后续的总结工作，让会议保障的效能和考核相挂钩，对会议保障中的每一项操作效果进行分析，对本次会议保障工作进行总结，从中获得重要的经验和教训。为后续的会议保障工作打下坚实的基础。

（二）明确岗位职责

要对会议保障工作涉及到的相关岗位工作人员职责进行确认、明确岗位任职标准，确定不同岗位的工作人员在会议保障中应该发挥怎样的作用、执行应该达到何种效果。对管理层次进行调整，对管理层、执行层等进行确认，从而让机关单位的保障工作取得实质性成果。

（三）强化风险管理

机关会议保障工作实质上有一定的风险，为了做好风险管理工作，需要对会议保障的制度和标准进行调整，根据过去的会议保障工作经验，对非常规的、会议可能存在的特殊需求进行分析和判断，建立会议保障工作应急预案，对会议服务体系结构进行研究。做好风险控制工作，通过流程分析、预案建立的方法，让会议保障工作真正落到实处。对于特别重要的会议应该根据会议要求做好会议保障的方案设计，针对会议流程比较长的情况还需要做好用餐预案、房间空调故障预案的设计工作，让每一项可能存在的工作都有相应的操作流程，将执行过程中的不确定性控制在最低水平，从根本上提升会议保障工作的稳定性。

（四）加强沟通与协调

做好沟通协调工作，让各项服务和保障工作能够形成有效的联动，让会议保障工作形成系统化模式，根据系统化、一体化思维模式，考虑主办单位和与会人员的实际需求，组织各部门进行有效的协调合作，做好不同机关单位的对接，做好相关的沟通需求。在会议过程中，对与会代表的需求尽可能进行满足。在会议结束以后，还需要做好相关与会人员的满意度调查工作，将不同保障部门的满意度分别下发，做好后续的改进工作，为下一次会议保障做好准备。

（五）加强队伍建设

机关会议保障工作本身十分复杂，可能受到多重影响因素的影响，其质量十分不稳定，但是实际上其所有的流程和操作都是由人进行的，因此会议保障工作队伍的人员素质和能力，将会从根本上影响会议保障工作的效能。为了尽可能提高机关会议保障效能，我们就必须要加强队伍建设，通过会议保障人员筛选、提高上岗门槛的方式提高整体水平，在参与工作之前需要做好保障人员的培训工作，提升他们的使命感和责任感，从根本上提升会议保障队伍的能力水平。

三、电视电话会议的保障效能

在实施机关会议时，可以强化电视电话在机关会议中应用力度，并借助适当手段对电视电话会议的会务、事项和基础要点展开有效保障，确保会议中各项基础内容可以在短时间内传送到工作人员会议设备当中，加强工作人员对机关会议中各项内容掌握力度，这对于提升机关会议实施效果和现代化内涵有重要作用。从实际情况来看，目前我国的机关会议保障工作正处在转型的重要机遇期，在这种情况下充分做好会议保障创新就显得尤为重要。而与信息化技术进行结合、利用电子通信技术的发展成果，组织和召开远程会议，则是一种有效的、贴合实际需求的会议保障创新模式。但是各项会议资料在传输过程中可能会受到一些影响，造成电视电话会议是效果和基础内容传输效果变差，对会议实施效果效果也有极大影响。必须在合理措施支持下对电视电话会议的会务和相关内容展开有效保障，以此保障电视电话会议水平上升到一定高度。因此，在今后的机关单位远程会议中，保障人员应综合考虑资金和会议稳定性两方面的问题，在保证会议稳定性的基础上选择远程多方通话会议软件，做好会议保障工作的创新。除此之外，还应结合机关单位日常工作要求和会议开展制度对电视电话会议实际开展过程中出现的问题展开全面优化，彰显电视电话会议在机关单位中地位层次，继而推进机关事业单位中各项工作流畅开展。而且在电视电话会议效能保障时，必须保证相关人员对电视电话会议会务要点和综合保障要求有所了解，同时在各项现代化手段支持下调整电视电话会议在实际开展中不合理地方。凸显电视电话会议实际效能，为电视电话会议稳步开展提供有力支持。

结语

机关单位召开会议的目标是为了确定重大决议、对某些重要事项进行研讨、征求特定群体的意见等等，每一项都关系到社会发展和国计民生，因此我们必须要关注机关单位的会议保障工作，打破过去会议保障中存在的一系列问题，结合实际工作经验对保障效能的发挥做出探究。具体来说，应该从提高会议效率、做好会前准备、分析会议类型等方面入手，做好保障人员筛选培训工作、加强会议模式创新，从根本上提升机关会议保障工作的效能。