浅议计算机技术在办公自动化方面的应用

邢開元

（西安思源学院，陕西 西安 710038）

一、计算机技术对于办公自动化工作的促进作用

（一）有效拓展办公区域

相对于传统办公室而言，应用计算机技术可以显著改善办公环境、拓展办公区域。所有的办公人员不再独立合作，而是通过互联网合作协调，真正意义上的实现人机协调办公，使得办公环境得到有效改善。而且应用计算机技术也大大促进了各行业之间的沟通交流，满足行业之间实现跨行业、跨区域的合作。而且随着相关技术的深度发展，选择应用计算机技术实现办公自动化管理的企业也会越来越多。

（二）使得企业的管理成本大大下降

计算机技术的应用是信息和经济革命的重要标志。在企业管理过程中应用该技术可以大大减少所需要的办公材料，并剔除不必要环节，让办公人员的办公效率和管理效果得到显著提升，并能够对相关的成本实现有效控制。

（三）促进个体创造，并提升办公效率

计算机技术在办公自动化方面的应用，能够使得企业办公向着流程、自由、规范和标准的方向发展，让企业员工可以从枯燥、繁琐的事务中得以解脱，在提升办公效率的同时，有效释放人的创造力。

二、强化计算机技术在办公自动化方面应用的措施

（一）需要完善相关的配套制度

企业长远、稳定的发展需要建立在健全的配套制度的基础上。而在办公自动化中应用计算机技术，可以显著提升企业的管理效率和决策准确度。整体而言，办公自动化应用计算机技术后，更具自由性和开放性，所以会导致企业管理在一定程度上面临困难，对此为了能够有效改善企业的办公自动化环境，管理层需要加强管控员工权限，细化其权责范围，并且对于员工在办公软件方面的应用予以适当引导，促进相关部门和其他功能部门之间的交流沟通，在提升办公效率的同时有效保证数据信息的质量。互联网环境下企业自动化办公存在诸多信息安全风险，会对企业的健康、稳定发展产生直接影响，所以企业需要对办公网络安全设置予以高度重视，设置相关的部门负责监督管理网络安全，并且采取身份识别以及密码认证的方式，有效控制可能存在的风险，再辅助以健全的问责制度，对于所出现的问题予以严格处理。

（二）注重培养相关的人才

二十一世纪，人才是保障企业核心竞争力、促进企业发展的核心资源，同时也是计算机技术在办公自动化中具体应用的关键所在，所以必须要注重培养相关人才。尽管当前几乎所有家庭都已经普及了电脑，但是想要在办公自动化中让计算机技术得到充分发挥，单凭日常使用经验完全无法实现，除了需要掌握系统知识理论之外，还必须要能够掌握计算机办公技巧，所以企业方面要按照自身的具体情况，定期或不定期组织员工参与培训，向员工宣传新进的理论知识，为其传授先进的操作技巧，在提升其计算机基础知识水平的同时，培养起良好的操作技能，使得员工能够更好的适应当前的办公自动化需求。而且员工还需要主动学习计算机相关知识，及时了解行业发展情况，拓展自身的能力结构，提升自身对于岗位的胜任能力。除此之外企业还可以通过健全的绩效考核制度，对企业员工的实践操作进行考核和引导，通过了适当的奖惩机制，促进创新优化，并及时发现其中所存在的问题，使得人才培养更具针对性和目的性。

（三）加强数据管理

办公自动化对于计算机技术的应用主要集中在数据辅助处理等方面，所以企业可以通过借助云计算等方式，对数据进行实时存储，有效避免因为断电或误操作等情况导致的信息丢失，为企业日常管理工作的正常开展提供有效保障。当前5G网络快速发展，所以移动办公用户还可以通过此实现手机和PC端的数据同步，满足其信息的获取、处理和交流需求。而且基于移动网络的办公，还能够让员工不再受到固定办公区域的限制，从而显著提升办公效率。基于计算机技术的办公自动化系统能够满足跨省、跨国等远程办公需求，使得员工可以及时了解企业内部信息，并将其充分落实到实处。计算机技术的应用能够帮助企业更好、更多的存储相关数据信息，以备企业日后的利用和分析。所以企业方面需要采取构建数据库等形式，加强数据管理工作，通过有效的资源共享，促进办公自动化的发展。

（四）提升信息质量

计算机技术本身属于系统化工程，所以想要其充分发挥应有作用，则必须要有足够的基础配套设施予以支持。所以企业在内部建设过程中，除了需要培养专业化的人才队伍之外，还必须要高度重视办公自动化的应用与发展，合理结合实际情况，适当增加在此方面的资金投入，引进先进设备设施，切实提升计算机系统的运行效率。除此之外企业应当在办公自动化管理过程中合理融入人文关怀，以有效提升员工的工作积极性。例如可以在办公环境中布置绿植，尽可能降低由于工作压力、久坐等因素对于员工身心所产生的不良影响，为员工营造舒适、轻松的办公环境，如此也能够显著提升员工的信息质量，降低可能出现的人为误操作问题。同时企业还应当加强与互联网、计算机等企业之间的合作交流，积极了解行业的先进技术，并按照自身办公的特点及需求，合理开发相关的办公软件，切实提升办公效率，进而促进企业的快速发展。而且企业应当合理改革传统内部控制模式下严格的等级制度，合理应用计算机技术，促进办公自动化发展，将企业组织结构调整为扁平化结构模式，有效拉近各层员工之间的距离，满足其平等对话需求。

三、总结

随着社会经济的快速发展，企业在日常办公过程中，所需要处理的数据信息越来越多，办公自动化相关的计算机技术涉及文字与数据处理、多媒体以及网络技术等相关内容，此类技术的应用显著提升了工作质量与效率，有效保障企业的正常运营。所以企业方面必须要对计算机技术在办公自动化方面的应用予以高度重视，并充分发挥其优势，促进办公自动化的发展。