做好档案管理工作的意义

高丽

（克山县农村公路事业发展中心，黑龙江 齐齐哈尔 161600）

一、档案的作用

承载知识、信息的档案资料,可以满足人们察往知来的需要,满足国家机关、社会组织和个人对档案的利用,这种客体对主体需要的满足,表现出档案的价值属性。档案价值的实质,是档案对人们认识世界、改造世界中具有重要的意义。

（一）档案是机关工作的查考依据

档案是机关工作活动的记录,它可以为党、政、军等各种机关开展工作、进行决策提供依据和.咨询材料。机关领导和业务工作人员在熟悉情况、总结经验制订计划、研究案件、解决纠纷、处理问题时常需要从档案中查考以前的记载。因此，充分发挥档案的作用为党政领导和各项业务工作服务,有助于计划和决策的科学化,有利于提高机关工作效率。

（二）档案是科学研究的可靠资料

档案可以从两方面为科学研究提供丰富的原始情况：一方面,档案记录着过去人们进行科学研究的原始情况,可供现实研究工作直接借鉴;另一方面,从记录的广泛事实和经验中,可为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料。

（三）档案是编史修志的第一手材料

自古到今，编史修志是离不开档案的,汉太史令司马迁之所以能写成博大精深的《史记》,其中重要的条件之一就是他掌管了档案,有利用档案之便,查阅了他，掌管的大量的档案材料。使《史记》成为“史家之绝唱无韵之离骚”,就包括现在初、高中的历史课本都是依靠档案编写而成。

（四）档案是宣传教育的生动素材

档案之所以能成为宣传教育的生动素材,因为它以历史性、直观性和原始性而见长,它客观地记载了历史发生的事情。电视台的宣传片《历史的丰碑》,许多素材都是从档案中获得的,没有这些档案，这部教育片就不会有那么生动感人;现在全国都在要求把“爱国主义教育基地”建在各地的档案馆,就是因为看中了档案中有许多宣传教育的生动素材,他能给人第一真实的感觉。

二、做好档案管理工作的意义

（一）发挥档案的凭证价值

首先，根据档案的形成过程及结果分析，档案的形成过程一般与事件的发生过程具有直接联系，即事件的发生过程中，档案信息是对客观事件信息的记录，这种过程避免了后期的臆测、构想以及编制。因此，档案信息资料的形成具有客观的历史性，具有客观的信服性，需要档案工作人员客观真实的记录，进而提高档案工作的质量，使档案信息的价值得以保障。其次，档案记录过程中，档案文件上一般保留着不可更改的历史标记。如一些档案中，相关文件、材料等全部为当事人的亲笔手稿；一些文件上还落有相关事件经历者的签名；另有一些文件上还盖有企业及个人的印信；档案信息中还可能包括一些照片、原生录音等。这表明，档案信息材料能够真实的反应历史信息，具有历史信息的印证，可以作为一些事件信息的真实性考证证据。因此，作为档案管理人员，应确保档案信息的安全管理，以使档案信息的凭证价值充分发挥。

（二）体现档案的情报价值

档案信息不仅记录了历史性的活动信息，同时也记录了人们活动中的思想观念、发展成果等，这便能够为一些社会中的发展提供必要的情报信息参考。这种情报信息一般体现在不同领域、不同层次中的档案材料体系中。

（三）档案建设过程中的“三化”

规范化：档案管理过程中，档案的规范化管理是提高管理效率的有效手段，同时也是提高档案利用价值的有效措施。具体而言，档案在实行集中化管理后，需要进行统一印制档案信息载具，统一整理，统一验收，进而确保档案管理的质量。对于档案的借阅、复印、转载等环节的管理，应进行详细的记录，并合理管控，进而确保档案管理阶段的规范化，为后续的档案管理工作提供参照。

信息化：时代的飞速发展，现代档案管理模式中，信息化管理模式具有管理效率高、管理方便快捷的特点。因此，在建设档案的过程中，若实行信息化档案录入、存储等，势必也能够加快档案建立节奏，使档案的建设效率提升。基于此，档案管理人员，应充分认识到信息化建设档案的优势，并在一些档案工作中积极采用信息化档案管理模式，使档案工作更为方便，且具有效率。针对一些档案部门的重要纸质档案管理，应根据信息化档案管理模式的优点，建立纸质档案管理与信息化档案管理的双系统，使信息化档案管理模式能够充分发挥作用。另外，采用信息化管理模式，建立科学的检索系统，进而切实强化管理效果。

安全化：档案实行集中管理后,硬件条件要比原来基层管理要好得多，档案管理的安全系数很高。更重要的是通过建立档案查阅监督机制,严把了档案查阅关。在档案查阅这个环节上，允许任何个人和本局与档案业务无关的人员查阅档案内容,要在档案员的监督下进行。由于管理机制的进一步科学化和规范化,档案的安全性、完整性和保密性得到了有效保证。做好提供利用的准备和信息的输出工作，满足各项工作的需要，从而达到最大限度地提高档案的利用效益。

三、结语

综上所述，档案是记录事件、个人信息的重要载体，具有重要的参考价值，如企业的发展过程中看，可以借鉴档案信息制定一些发展策略；在聘用人才的过程中，也可以参考相关人员的个人档案信息，提升聘用工作质量。这表明，做好档案管理工作，不仅能够确保档案的价值，同时也能够推动企业的发展，促进社会的进步。因此，作为档案管理人员，应认识到自身兼具的责任使命，记录好档案、管理好档案，使档案工作切实发挥出参考评价作用。