信息化背景下报社文书档案管理工作优化研究

花召汶

（潍坊日报社，山东 潍坊 261041）

引言：近几年，信息技术得到了快速发展，在管理文书档案时，如果报社员工仍旧依托原有理念，所取得工作成果往往无法达到预期，只有引入信息技术，对管理方法进行创新，才能使工作获得应有效用，由档案所提供信息资源的利用率，自然会得到提高。由此可见，本文所研究内容，具有十分突出的现实意义。

一、文书档案管理价值

（一）实现资源共享

管理文书档案的目的，主要是充分利用信息资源，使其作用得到发挥，资源共享的重要性，自然不言而喻。传统管理模式的局限性较为严重，无法及时共享优势资源，由此而引发的问题，主要表现为资源利用率难以提高。信息时代的来临，为报社提供了全新的管理思路，引入信息技术，可以实现资源的高效共享，员工可利用互联网，对档案进行实时的查询与使用，另外，信息传递也更加便捷，这与信息时代所提出要求高度契合。

（二）提高管理效率

文书档案的传统管理模式以人工管理为主，报社内部需要管理的文书档案涉及多个方面，员工即使投入大量的时间，也难以保证百分之百的准确率，一旦有问题出现，所带来影响往往无法预估。对信息技术加以利用，实时归档办理完成的文件，精简归档程序，不仅能够加快收集、整理文书档案的速度，还可以为准确率提供有力保证。

（三）保证文书档案完整

信息时代，诸多领域均被信息技术所影响，档案管理也不例外。基于信息技术所开展管理工作，可以在信息管理平台的帮助下，实现文书档案的集中管理，另外，该平台的作用还体现在帮助员工控制管理环节，对管理步骤进行记录的方面[1]。实践证明，在工作中引入该平台，可以达到实时监控信息的效果，员工可以视情况修改或利用信息，使其价值得到实现。

二、文书档案的信息化管理策略

报社原有管理模式的信息水平较低，利用其管理文书档案，所取得成果有限，引入可用于管理的信息技术，对管理模式加以改善，自然很有必要。在开展相关工作时，以下内容需要引起重视：

（一）优化现有管理制度

通过调查能够发现，管理制度所具有信息化水平较低的问题，在报社内部较为常见，该问题所带来的影响，主要体现在以下方面：其一，管理混乱；其二，信息丢失。由此可见，不完善的管理制度，给信息技术所具有价值的实现，带来了一定的负面影响，要想利用信息技术，高效完成管理文书档案的工作，优化现有管理制度就显得很有必要。首先，增加并完善涉及信息管理的制度，明确采购、使用和维护设备的步骤与标准，将责任落实到个人，增强管理人员的责任感，为后续工作的开展奠定基础。其次，通过适当的奖励与惩罚，给员工以激励，表扬工作态度良好的员工，在条件允许的前提下，给予一定的物质奖励，批评工作态度不端正的员工，使其对所从事工作的重要性引起重视。再次，加大监督力度，组建以监督为主要工作的审查小组，保证监督、审查等环节的作用，在报社内部得到充分发挥。最后，制定对员工能力进行考核的制度，将员工划分成不同的等级，以能力考核结果为依据，适当调整薪资水平，激发员工积极性，使其能力得到应有的提高。

（二）及时转变管理观念

信息管理并非对文书档案进行信息管理，而是以信息技术为依托，集中管理并利用文书档案。目前，多数报社在开展相关工作时，均未认识到信息管理所强调的重点，工作效果自然和预期相距甚远。由此可见，科学的观念是保证工作顺利开展的关键。一方面，报社管理人员应及时转变自身理念，对管理流程进行优化，提高日常工作的信息化水平，使其更加符合信息时代所提出要求。管理人员对管理效果起决定作用，因此，要想使管理工作的价值得到凸显，对员工素质、水平进行提高很有必要，这就要求报社定期开展培训活动，向员工传授信息技术的相关知识，帮助员工掌握利用相关技术管理文书档案的方法，为该项工作的发展提供支持[2]。另一方面，在管理文书档案时，员工应将信息技术作为主要工具，在信息技术的辅助下，提高管理质量与效率。当然，报社所给予支持的力度，同样会影响工作的成果，报社可视情况，增加用于信息设备购入的金额，事实证明，这样做给管理工作带来的影响，往往是直观且深远的。

（三）适时引入信息技术

信息水平低的主要表现，就是信息技术的价值没有得到凸显，例如，报社管理文书档案的载体，仍旧以纸质为主，仅有部分文书档案，通过信息技术进行了处理。要想解决上述问题，有三点内容需要引起重视：首先，加大开发信息管理系统的力度，联合相关单位，制定能够满足信息时代要求的管理软件，优化现有管理工具，为信息管理及后续工作的开展奠定基础；其次，充分利用安全系统、远程控制软件，全面管理文书档案的使用，提高安全水平，为管理工作所取得效果提供保证；最后，完善管理系统的查询功能，保证员工可对所需信息进行快速查询，在此基础上，制定修改期限，使文书档案的实用性，得到应有的保证，当然，这样做也有利于信息管理作用的发挥。

结论：通过上文的叙述可知，信息时代，传统理念和工作模式均面临着被淘汰的命运，报社管理文书档案时，主要存在信息水平低、制度不科学等问题，只有对管理人员的信息意识进行强化，以实际情况为切入点，优化现有制度，才能使管理工作更加符合信息时代所提出要求，这也为报社发展注入了源源不断的动力。