土地档案管理存在的若干问题及对策

王海淼

（河北省保定市望都县自然资源和规划局，河北 保定 072450）

加强土地档案管理工作是我国保护国土资源、优化土地资源配置效率的关键环节。一直以来，土地档案管理工作得不到应有的重视，相关部门缺乏对档案的应用意识，使得国土资源的配置缺乏科学指导。进入新的发展阶段，在信息技术的支持下，土地档案管理工作也进入了转型阶段，相关部门应该转变工作理念，从制度建设、人才培养、文化宣传等角度加强土地档案管理，从而为我国土地资源的开发与利用提供充分依据。

一、档案管理概述

档案管理也就是档案管理工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。土地档案管理同样是土地资源管理中的重要组成部分，对于土地资源的利用和规划具有深远的意义。所以，土地档案管理工作在整个土地规划利用中具有不可或缺的作用。

土地档案管理是一个老生常谈的问题，并且随着社会经济的发展，土地紧缺问题也日益凸显。所以，土地档案管理工作的作用不可同日而语。土地档案管理的好坏，在一定程度上会影响土地利用格局、土地利用方式及土地的可持续发展。

土地档案管理历经数年的发展，其管理的科学化程度不断提高，但是随着管理的深入发展，呈现出的问题同样明显。

二、土地档案管理工作中现存问题

（一）管理方式落后，档案管理效率不高

目前，土地档案管理对信息化技术的应用则很少，还基本上采用人工分档的形式，以纸质档案管理为主。这种单一的管理方式难以满足档案信息日益繁多的需求，大大降低了土地档案管理的效率。传统的纸质档案管理方式还缺乏对档案的统一管理，由于档案人员有限，难以及时将分散于各部门的档案加以归档，容易造成档案的遗失，纸质档案的保存对环境要求较高，若保存不当，容易出现档案损毁、虫蛀、脱页等现象，致使资源不齐全，难以保证档案的系统性和完整性，也使得档案管理成效不高。

（二）管理人员素质不高，档案管理不规范

土地档案管理是一项复杂、烦琐的工作，需要工作人员具有专业素养，同时要对工作细心、认真，这就对档案管理人员的素质提出了较高的要求。目前，我国很多的土地档案管理人员还没有充分认清土地档案资源的价值，没有意识到土地档案信息对于国家社会经济发展、政府重大决策、公民个人需求之重要性，对于现有的土地档案资源管理不科学，难以满足档案资源的再次开发利用，缺乏服务的主动性，且管理理念和管理水平跟不上时代发展的步伐，难以实现高效、规范化管理。此外，土地档案资源管理人员的素质不高还体现在管理方式缺乏创新，对管理工作的认识不足，致使土地档案资源的管理质量难以提升，不符合社会发展对档案管理工作的新要求。

（三）规章制度不健全，档案管理存在安全隐患

土地档案管理制度不健全也是目前档案管理工作中的突出问题。现阶段，我国土地档案管理主要依据《档案法》以及《土地档案管理工作暂行规定》等制度，这些制度往往难以顾及各地区特殊的土地档案管理情况。制度的不完善使得土地档案管理工作缺乏有效依据和制度保障，致使档案登记不合理、归档不及时、分类不明晰、借阅不规范、查找困难等现象屡见不鲜，使档案管理工作存在较大的安全隐患。

三、加强土地档案管理的策略

（一）土地档案管理的规范化建设

档案管理部门要按照相关规范进行档案管理的建设，包括建立一个独立的档案管理办公场地，建设一个规范的档案服务窗口，建设一个设备齐全的档案阅读室，建立一个设施齐全、资料完整的档案储藏室，建立配套设施完善的员工宿舍和员工餐厅。随着社会发展需求的变化，档案管理工作要充分吸收传统档案管理模式的优点，结合信息化发展的需求，对管理的方式和方法进行科学的创新，通过各种途径和形式为社会提供土地资源的咨询服务，使得人们能够充分了解土地现状及开发情况。

（二）土地档案管理的信息化建设

随着社会的进步和经济建设的不断深入，土地资源越来越重要，土地管理档案越来越规范，土地档案的利用率越来越高，传统的档案管理模式已经无法充分满足社会的具体需求，必须要对现用的土地管理档案系统进行升级和改造，全面实现档案的信息化建设。按照国家相关的档案管理标准，各级土地档案的管理部门要选择符合具体情况的档案管理软件系统，建立和完善档案管理的系统平台。通过统一标准的数字化处理技术、缩微技术、多媒体技术以及网络通信方面的技术进行档案的处理。同时，要严格遵循相关的保密制度，做好土地电子档案的安全备份工作，并对使用权限进行科学的划分，以确保档案数据信息的权威性和安全性。对土地类别的数据信息进行逐步的公开化，使得人们能够通过网络化的平台进行档案信息的查询和使用，以更好地满足社会对土地管理档案的应用需求。

（三）完善存储设施

在机关单位中仍然有大量纸质版的原始档案数据需要保管，在条件允许的情况下应当设立一个专门的土地资源档案室以备使用。不论是使用独立还是综合的档案室，都应将土地档案按照编号合理排序，按区域放置，以保证土地档案有条不紊的管理和控制。同时还要做好档案室的基本防范措施，避免水淹、火烧和盗窃的可能，以免破坏了纸质版土地档案的完整性和全面性。

四、结语

土地档案管理工作对国家土地的使用和发展有着不可忽视的作用，应及时发现其中的问题，并结合实际情况不断改进这些问题，从而提升土地档案管理工作效率。