医院电子档案管理存在的问题和原因探讨

刘文静

（黑龙江省海伦市妇幼保健院，黑龙江 海伦 152300）

一、医院电子档案管理发展现状

电子档案是档案工作中的新事物，较之于传统的传统纸质它具有一系列的优点，因而被广泛运用到各行各业的档案管理工作中，大量的实践表明，电子档案确实可以有效地提高工作效率。特别对于医院这种工作单位来说，医院每天都会产生大量的电子档案，每天也有众多的电子档案被查取、调用等，电子档案以较低的成本、较快的传输速度、检索速度快、信息量巨大等优势被大中小医院所青睐，极大地便利了医院各项业务的开展。随着科技的不断发展，很多医院在自身的信息化建设方面也投入了很多的力度，如医院信息系统建立、电子病历病案系统等，像投影仪、复印机等自动化办公系统更是在一些大型医院中实现了普及。这些都为医院的档案管理工作带来了新的挑战。在这样的时代形势下，医院电子档案管理工作更是应该不断调整自己的工作理念和工作方式，坚持用户思维，努力为患者、工作人员建立一个高品质、便捷化的档案服务工作。

二、医院电子档案管理存在的问题

（一）安全隐患

俗语说道，“信息就是财富，安全才有价值”。随着计算机网络的不断普及和发展，基本上全国各地的医院都开展了自身的信息化建设，建立了自己的医院信息系统。因为医疗行业工作的特殊性，一般来说医院的信息系统都是每天24小时不间断运行，那么其安全问题就成为影响系统顺利运作的核心。

首先，部分医院防火墙访问措施不健全，一般来说，医院的办公网络都是由内部网络和外部网络一起组建，做起其中的重要保障防火墙是一直有效性比较强的网络安全措施。因而，在电子档案管理系统中，医院应该做好防火墙的安装和维护工作，以提高档案的安全性。然而，在现实生活中很多医院并不是很重视这项建设，尤其是个人终端电脑上，多数人都只是在网络上下载的免费软件，甚至一些工作人員的电脑上根本没有装防火墙，这不免会对各种文档和数据带来一定的安全风险。其次，安全规章制度有待健全，对于医院来说，医疗是其核心业务，在医疗规则制度方面往往比较重视，在档案的安全机制方面有些忽视，这一定程度上影响了档案管理工作的安全形象。

（二）存储标准不规范

电子档案的存储方式比较多样，然而医院在这一方面缺少统一的规定，这就使得电子档案在调用的时候不能根据统一标准检索，甚至出现文件损坏的情况。特别是对于文字类的电子档案来说，常用的格式有TXT性-形式的纯文字文档、doc形式的Word文档、PDF形式的可移植文档等。这些文档有的必须借助于一定的浏览器才能查阅，这为电子档案的存储带来了一定的兼容性难题。至于图片类的文件，其格式更是由jpj、gif、raw、bmp、edr等几十种形式，不同的形式在像素、存储大小等方面有很多的差异，一旦管理者在存储格式调适中出现错误，就容易对档案造成难以弥补的损失。

（三）检索、调用中存在的问题

虽然部分医院都购买的一定的医疗数据资料，然而多数医院购买的内容实在单一，在档案管理工作中工作者还是会不可避免地使用到一些互联网的搜索引擎，以获取到自己想要的一些资源。然而，面对来自于网络的大量参差不齐、甚至是缺乏真实性的一些资料，还需要管理者加以筛选和过滤，一方面需要档案工作者提高自己的信息鉴别能力，一方面也需要丰富医院的数据资源库，为档案管理者提供更为丰富的权威型资料。

三、医院电子档案管理存在问题的原因分析

（一）客观方面

医院电子档案管理工作出现以上一系列的问题，从客观上来说是因为档案管理工作本身的工作对象和工作性质。电子档案管理的工作对象是一系列的档案，除了最基础的文件存储、查找、整理工作，工作者还要随时随地根据不同人的需求去调取各种资料，对大量相关的电子文件数据进行处理，这就意味着工作者要付出更多的时间和精力，要随时随刻保持严谨、细致的态度。

（二）主观方面

首先，医院电子档案管理工作存在地区边缘化、权责不明确，管理部分过多且分散的情况。医院内部不同分支部门管理着众多种类的电子文档，文档之间还存在很多的交集，有时候很难分清楚不同部分在电子档案上的工作权限。甚至有时候因为缺乏沟通，因为电子文件的存储引发的矛盾层出不穷。其次，工作者缺乏档案存储的意识，日常工作中产生的海量电子文档没有人有意识地进行科学处理，大多时候就自己存在自己的电脑里，如果做不到及时归档，很容易出现文件丢失的情况。

四、总结和思考

档案管理工作的发展一个长期的、循序渐进的过程，随着科技发展水平的不断提高，越来越多的医院意识到了档案管理工作的重要性，并积引进计算机、投影仪等现代化办公设备，这使得很多医疗机构的信息化建设有了资金的保证。一些档案管理人员也注重自身的不断学习，在工作中能够及时录入和登记材料信息，提高服务水平，推动了医院档案管理工作的现代化、数据化、电子化发展，也更好地为临床医疗工作者提供了有力的数据支持，推动了我国医疗行业的进一步发展。