基于知识服务的档案管理模式理论分析

（阿尔山市五岔沟镇五岔沟国有林管理局，内蒙古 兴安盟 137803）

引言

我国经济建设自改革开放发展至今已经取得了非常不错的成就和成果。随着计算机技术的快速发展，新媒体作为第四大媒体已成为当下媒体发展的主流。在新媒体的影响下，档案知识服务实现了转型。

一、目前档案管理工作中存在的问题分析

（一）档案管理理念较为滞后，对档案管理工作的重要性认识不足

随着全面深化改革的不断深入，档案管理也面临着许多新的问题。主要是档案管理理念滞后，对档案管理工作的重要性认识不足、重视程度不高，许多档案管理工作由行政职能科室非档案专业人员兼职负责。

（二）档案管理意识薄弱，缺乏科学化管理理念

在实际工作中，由于缺乏档案管理专职人员，工作量大，很容易造成档案材料的缺失、遗漏、不齐全、不规范；加之档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，使档案管理现状无法适应新时代档案管理要求，更谈不上档案管理工作的科学化。

二、知识服务型档案管理模式的定义与现状

知识服务的档案管理属于一种全新的理念，其属于一种建设在档案管理模式所提出的新模式和方法，其主要是以编码形式的知识管理模式为主。从企业的档案管理价值层面来看，管理工作不能仅停留在档案的本身价值方面，还需要借助收集和整理档案的方式，为用户提供更多的信息数据。但是，在收集与整理档案数据的同时，便可以对档案数据进行计算，实行分类操作期间，便可以将信息之间的不同关联展现出来，从而呈现出一个更加丰富的框架型信息，以便于用户在后续使用时的便利性。这便是知识服务型档案管理的主要优势，其可以帮助用户更好的节省时间，并提升档案的综合使用价值。从目前来看，知识服务的档案管理模式落实效果并不是非常理想，当前知识服务型的档案管理模式应用效果较差主要原因在于不重视，在相关理念方面不成熟，许多服务人员对于知识服务型档案管理的认知不清晰。在具体问题方面，展现在下面几点：

（一）管理素质水平较低

因为档案管理工作人员对于相关概念的认知不清晰，导致在服务期间无法将知识服务这一概念展现出来，在理想的知识服务档案管理模式当中，管理人员并不具备相应的知识以及数据整理与收集的能力。

（二）管理模式相对落后

从理论层面上来看，以往的档案管理工作都是以被动性的服务模式为主，也就是等待对档案有需求的人上门索取档案，这也导致档案管理工作本身存在明显的滞后性，缺少时代发展紧迫感，过度的安于现状，工作发展思维缺乏，整体工作效果不佳。

三、基于知识服务的档案管理模式理论策略

（一）坚持更新观念，持续推进档案现代化建设

观念的更新是实现档案管理工作模式创新建构的重要前提，作为档案管理工作人员，在接纳大数据与信息资源共享发展观的基础上，积极地对管理工作模式进行创新建构。对档案管理工作更新观念，就要求管理人员将“数字化”这一词汇作为管理工作的关键词，基于此，管理人员必须摒弃传统的管理观念，树立电子档案管理意识，以快速地适应数字化档案的发展进程。此外，在观念更新方面，管理人员还应提升责任意识，要具备协同创新工作意识，加强档案馆之间的信息交流与管理经验交流，实现对档案馆内各项资源的最优化配置，并严格以用户为导向进行档案管理，形成一种现代化特征明显、数字化进程鲜明的档案管理工作新模式。

（二）细化档案管理措施，提高管理效益

为了更好的发挥知识服务型档案管理的综合服务效益，在工作中需要做好对档案管理工作的细化处理，确保所有的工作都有据可查，尤其是对于归档工作而言，必须细致却明确，在职能调整以及业务持续发展等过程中不断的调整与优化。在制定范围同时需要充分考虑归档信息的晚会增兴，确保内部管理机制与实施期间的可信性。其次，需要做好归档环节的管理，不仅需要做好归档工作机制的落实，同时还需要根据归档的关键点问题，从根本上提高归档质量，落实全面、集中的文件材料归档管理工作。另外，还需要做好档案后的保管范式优化工作，一方面是做好文件形态的改变优化，另一方面是做好文件数量的改变分析。档案后的保管范式基础内容应当是通过三个因素构成，分别为新来源观、宏观鉴定论以及知识服务。其中新来源观与宏观鉴定论属于知识服务型的基础，知识服务则是档案后保管范式的关键性内容。

（三）知识社群的组织与搭建

新媒体视角下档案知识服务转型的第二个途径在于知识社群的组织与搭建。从新媒体发展的领域看，建立社群是其运营过程中非常重要的一环。在新媒体社群营销的影响下，档案知识服务也在逐步引进社群元素。社群营销就是在互联网数字化社群的社会环境下，充分运用互联网工具，利用群体失智、情绪化的特点，激发社群所蕴藏的巨大能量，达到营销的目的。社群营销的核心是“人”，辅助因素是产品与服务。档案知识服务通过组织和搭建知识社群，以服务用户为核心，其产品就是档案知识，进而提高服务质量和服务速度。以中国档案知识平台为例，其强大的服务功能，能够满足用户的需求，但是网站与新媒体各宣传平台相比较而言，在用户的体验上较差一些，随着智能手机的普及，网站已经流失了很多用户，大量APP、微信公众平台等媒介的发展，已经成为档案知识服务发展的必要条件。

结语

综上所述，基于知识服务的档案管理工作具备显著的实践性价值，随着社会的不断发展对于知识服务型的档案管理模式也会更加重视，对于这一方面的需求也会不断的提升。对此，在今后我们应当放长眼光，积极结合大数据等新技术，做好档案管理和信息化的结合性发展，并提高数据处理的高效率特性，并实现节省人力资源的目的。