浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新

张丽红

（龙江县网络舆情中心，黑龙江 齐齐哈尔 161100）

一、信息化文书档案管理的主要优点

（一）提高管理工作效率

基于计算机的档案管理系统，首先把文书档案分门类别，优化传统的文件管理，收集归档文件，分类后重新归档。应用计算机技术进行存档，使文书档案管理更加直观和方便。另一方面，文件的归档、存储、分类、汇总和查找变得更加方便。

（二）信息共享检索方法是有效的

随着互联网的高速发展，数字化的应用变得普遍，计算机能够储存大量的资料和档案，根据需要可以随时找到相关信息，大幅度提高了查找速度。传统的管理方式很难做到这一点，即使人工管理可以实现文书档案的全部储存，但是不能实现大量的信息传递，查找信息会浪费很多时间，在一定程度上产生资源的浪费。文书档案管理通过采用计算机技术，进行目录管理，再根据内部和外部特征进行分类。随着计算机技术的不断创新和发展，档案存储设备的多样化，可以实现与其他信息系统的结合，进而提高管理工作的水平。

（三）电子文件更加稳定

和传统纸质文件相比，电子文件的储存能够节省大量的空间，并且，不易丢失和损坏。例如在高温高湿度的条件下，传统档案容易被损坏，产生无法弥补的后果。但是，随着电子技术的不断进步，可以根据需要使用合适的电子设备载体进行储存，电子设备载体拥有读取方便，稳定性高的特点，几乎不受外部环境影响，不易损坏。

二、信息时代下档案管理工作创新中所面临的问题

（一）文书档案管理不被重视

目前，大多数单位的文书档案都分散在各个部门，并没有单独管理文书档案的部门，虽然有些单位成立综合办公室进行管理档案，但是文书档案管理工作并没有得到应有的重视。从技术层面上来说，某些部门的文件管理，并没有专业的档案管理知识，经常出现工作误差，或者因为工作比较忙，不能经常对文书档案整理存档。并且存在很多因为在工作时态度不积极，文档不能经常更新，这就经常造成因为信息滞后，对组织机构的常规运转造成影响，导致工作复杂，降低管理工作效率。

（二）档案信息化的服务观点和方式落后

如今随着社会经济化的快速发展，档案信息化的服务观点和方式越来越跟不上时代的发展，所以要想在信息时代下对档案管理工作进行创新，就必须要改变档案信息化的服务观点和落后的方式，跟上时代的步伐。虽然最近几年，档案管理工作的服务范围和服务对象不断的延伸扩大到各个地区，但是档案管理在管理工作时凡是涉及到一些比较隐秘的和安全性的内容时，就会在经济效益和社会效益上存在较大的阻碍。

三、文书档案管理创新措施

（一）树立信息化管理理念

在文书档案信息化管理过程中，要将现代化管理理念渗透其中，促进文书档案信息化管理工作的顺利进行。基于此，要树立文书档案管理创新意识，创造良好的文书档案信息化管理氛围。同时，结合文书档案管理需求，要加大落实到位，将相关设施和资源的投放落实到位，将文书档案管理流程进行规范化，并进一步简化数据采集和分配等流程，通过软件设施，将文书档案管理推向信息化的道路。

（二）搭建科学的文书档案管理信息平台

文书档案管理工作在信息化技术的应用进程中，在发挥档案管理信息化的作用中，需要具备科学根据性的文档管理信息平台作为管理的基本保障。过去的文书档案管理主要是依赖纸质文档以及人力的管理模式，这种管理模式已经不能满足目前发展的需要，通过采用现代化的信息数据库的编辑、记录、存储等多功能管理方法，不仅能够促进文书档案管理软件的有效开发及对高新电子设备的利用，同时也降低了文书档案的管理工作量，合理地应用科学的、先进的管理技术对档案进行管理，在一定程度上也促进档案管理的创新改革以及建立重要的发展举措。

（三）制定完善的档案管理制度

在文书档案管理工作中，要加强制度建设，给予档案管理工作强有力的制度性保障，不断提高文书档案管理水平。基于当地实际情况，要制定出配套可行的文书档案管理制度，并不断进行调整和完善。此外，还要加强责任分配和管理机制的构建，进一步完善质量监督体系，将档案信息管理制度进行标准化、规范化，进而促进文书档案管理工作的顺利开展。

（四）构建高素质文书档案管理队伍

对于文书档案的信息化管理工作，属于全新的管理方法之一，相关管理人员必须要掌握信息操作技术，与信息化管理标准相符合。其中，相关管理人员要学习相应的信息技术和知识，加强信息化管理，为创建高素质文书档案管理队伍奠定坚实基础。同时，档案管理人员还要树立先进的思想观念，不断创新，加强信息管理软件和相关设备的应用，将信息化操作管理巩固到位。其中，在提高文书档案管理人员专业素养时，要基于信息化背景，定期开展文书档案管理培训工作，借助专业培训，比如专家讲座、课程再培训以及进修学习等，不断提高文书档案管理人员的专业水平。同时，还要通过交流或激励等方式，将相关管理人员的职责意识提升上来，积极转变工作态度，更好地落实信息化文书档案管理创新工作。

结束语

基于信息化视角，加强文书档案管理的创新势在必行，可以不断提高文书档案管理工作效率，实现文书档案管理资源的高效利用和配置。因此，在文书档案管理创新过程中，要树立信息化管理理念，采用先进的方式方法，加强文书档案管理信息平台建设，并不断提高相关人员的专业水平和综合素养，打造出一批高精尖的文书档案管理队伍，促进文书档案管理工作的顺利进行。