推进档案工作管理科学化的对策

朱元颖

（黑龙江省人才服务局，黑龙江 哈尔滨 150090）

一、推进档案工作管理科学化的重要意义

档案是记录人们生产、生活活动的文字、实物、图表等相关资料，档案是历史的见证，档案为社会进步和单位发展提供了重要的数据和信息支持。档案管理是工作是对档案信息和档案实体进行管理并提供相应服务的工作。档案现代化管理是一项繁杂的系统工作，按工作环节分为档案收集、档案整理、价值鉴定、档案编目、档案保管、档案检索、档案统计、档案利用工作，是一项具有较强的服务性、管理性工作。档案管理工作统一管理、维护档案完整与安全，便于利用原则。

新时期，档案管理科学化具有重要意义，是现代化发展的必然要求。科学化档案管理通过科学化管理优化档案信息资源，能大量节约人力物力，简化管理流程，有效提升档案管理质量和利用率，充分发挥档案应用价值，借助完备的管理材料进行分析预测为信息使用者和决策者提供有用支持。

二、档案工作管理科学化存在问题

（一）对档案管理科学化重要性认识不足。当前部分档案管理者对档案科学化管理的重要意义缺乏明确认识，科学化档案管理缺乏法律、制度方面的保障，岗位责任制度不明确，管理中资金、人力、硬件资源投入严重不足；各部门缺乏有效沟通和合作，难以形成管理合力，管理效率低下，难以形成信息共享，造成极大的资源浪费。

（二）管理机制不健全，档案安全性难以保障。目前，部分单位档案管理机制欠缺，基础工作标准化规范不健全，档案信息归档不及时，档案存放零乱不健全；管理制度与实际工作状况相脱节，档案管理无章可循；档案管理岗位责任制度不明确，难以将责、权、利明确到各岗位、各人员，档案查阅、外借制度过于笼统，保密措施流于形式难以落实到位，不能确保档案安全性。

（三）档案管理信息化水平不高，管理效率低下。档案管理工作是一项过程繁琐、内容复杂的工作，涉及档案收集、分类、检索等具体工作，信息化管理能提升业务处理效率，方便人们查阅，当前部分档案信息化管理仍沿袭传统管理形式，档案管理的技术标准缺失，档案管理系统与办公自动化系统不能有机融合，档案管理信息化手段不足，缺乏档案信息化系统的深入开发和有效利用，难以满足多元化档案管理需求。

（四）档案管理人员专业性不足。目前，具有档案、信息处理复合型管理人才缺口很大，部分缺少专职单位档案管理人员，从事档案管理的人员专业性较差，在岗人员年龄结构不合理，学习意识淡薄、文化水平偏低，岗位设置存在轮岗兼职等现象，在应对种类繁多、年代久远的档案保管要求时难以保证档案的完整性和连续性；部分档案管理人员知识层次和先进技术水平不高，不具有数据信息技术管理能力，管理方法单一、难以开展档案信息化管理工作。

三、推进档案工作管理科学化的优化策略

（一）加强档案管理科学化重要性认识，加大资金、硬件等资源投入。各单位要明确认识档案管理科学化的重要意义，落实领导岗位责任制，将档案管理工作列入重点工作，形成管理合力；管理层要加大宣传，创设良好档案管理氛围，加强单位内部沟通与合作，强化档案信息资源共享；优化档案管理人员配置，设立专职岗位和人员，选聘专业人员以保证档案管理质量，确保信息使用都合理科学地利用档案信息。

（二）完善档案管理机制，促进档案管理规范化、标准化。科学化档案管理进程中要科学理论整改档案体系，完善档案法律法规及规章制度，明确档案管理职能与职责；结合本单位实际情况建立档案管理考核制度，明确档案管理奖惩制度，完善管理考核评价指标，通过鼓励和惩罚制度促进档案管理规范化；制定合理的档案管理工作流程和日常工作规范，细化档案管理细节管理要求，针对档案管理实际问题创新科学管理方法制定细化、可操作的指导手册，提炼有价值的档案信息，实现档案的服务价值。

（三）提高档案管理信息化水平。档案管理科学化的前提是基础工作的规范化和标准化，档案管理部门要适应信息时代和大数据要求开展档案管理信息化建设，增加档案管理的信息技术投入，引入先进的信息化技术，建立档案资源共享平台，努力深化技术改造；实际工作中要注重档案管理工作与其他管理工作的对接，注重档案管理系统与办公自动化系统的合作；强化档案信息安全性管理，制定完备的用户权限控制机制，明确各用户访问权限、阅读权限，提升管理人员网络信息安全意识，履行档案管理安全程序，遵循保密权限原则，定期存储备份信息数据，建设网络安全防火强，严格控制访问权限密钥和数字签名，提升信息系统安全性和稳定性。

（四）重视档案管理人员综合素质培养。档案管理部门要重视档案管理人员专业素质和综合素质的培养，发挥管理人员的主观作用，推进档案管理向专业化方向发展。一方面要拓宽优秀的档案专业人才的引进渠道，完善人力资源考核评价体系，引进和留住具有专业知识和现代化信息技术手段的管理人才；另一方面要强化在职人员的岗位培训，建设系统、常规的培训机制，聘请专家教授开展讲座，努力提升管理人员职业素质和职业技能；通过宣传教育引导档案管理人员认识档案管理的意义和价值，树立正确档案工作意识，坚持岗位原则，提升管理人员工作责任感和服务意识。

四、结束语

综上所述，档案管理工作科学化建设是适应时代发展和社会进步的必然要求，单位要调试重视档案管理科学化工作，健全和完善档案管理制度，提升档案管理信息化水平，拓宽专业高级人才引进渠道，积极推进档案科学化进程，全面提升档案管理工作效率和质量，实现档案管理的科学化发展。