事业单位档案管理存在的问题和应对措施

何厚瑾

（黑龙江省省直机关省政府第一幼儿园，黑龙江 哈尔滨 150001）

结合当前国家经济的发展情况，再加上改革开放的不断推进，大多数事业单位得到了较好的发展机会，给事业单位档案管理工作带来了更好的挑战。然而，在这种新形势发展背景下，为了使事业单位档案管理工作能够得到有效开展，就需要单位所有人员充分认识到档案管理工作的重要性，并结合当今时代的发展需求，在提高工作效率的同时，创新出完善的档案管理方式，在一定程度上使档案管理工作得到了规范化管理，进而提高了管理水平和效率，从而将很好的实现事业档案管理工作价值。

一、事业单位档案管理中存在的问题

（一）工作人员缺乏充足的能力

事业单位中工作人员的工作水平及工作态度在一定程度上影响着档案管理工作的质量与效率。档案管理工作从内容上讲是一项相对复杂的工作项目，因涉及到的内容相对较多如档案的收集、分类、整理、保存和使用等多个方面，并且部分事业单位缺乏对档案管理工作的重视，在招聘员工时未对员工进行严格的素质及专业能力的考核工作，在进行后续工作时也未提出严格的工作要求。还有一部分事业单位因工作人员不足，经常出现一人兼多职的情况，并没有安排经验丰富的专人来负责此项工作，使得档案管理工作不能做到更好，极大的影响了档案质量，从而更加不利于单位的长远发展。在这种工作繁忙的情况下，如工作人员的实践能力和专业能力不足，会出现工作不严谨的事情发生，将会影响到工作效率，在后期应用档案资料时很难查找。

（二）缺乏档案信息化管理

在科技快速发展的今天，信息化技术已得到广泛的应用，使得各项工作可以高效率的完成，从而得到了各行业的好评。事业单位将信息化技术引用到档案管理工作中，可以给事业单位带来更多的好处，还利于事业单位各项工作的有效开展，应用信息化技术可以更加方便地对档案进行的查询和整理，减少了因传统技术的不精准而存在的误差，从而在一定程度上可以有效地提高工作质量及效率。然而在实际工作中，大多数的事业单位由于缺乏足够的资金，使得管理部门的电脑设备落后、硬件设施较差和档案管理依旧未更新等，并且未意识到档案管理信息化的优势，使得无法实施信息化的档案管理技术，从而使所收集的档案失去了应有的价值。

（三）档案管理制度缺乏完善性

近年来，随着事业单位的改革与变迁，使得档案管理工作发生了不同程度的改变。但仍然还存在着较多的不良因素，影响着档案的质量，在部分事业单位档案管理中，已制定过相应的管理制度，但在程序规范方面各单位始终无法在单位内部形成一套流程的运行体系，使得此项管理制度一直无法彻底落实，也没有及时了解到新鲜事物的存在，从而无法将其引入到工作中，导致一直处于一个缓慢发展的状态。就是由于缺乏一套完善的管理制度，使得档案管理方面存在监督力弱、管理不规范和资料分类杂乱等一系列问题，直接给工作带来了严重的混乱，可能会在很大的程度上影响到档案资料的丢失。

二、事业单位档案管理的应对措施

（一）注重工作人员的能力培养

为了能够使档案管理工作得到应有的保障，就需要不断提高事业单位工作人员的工作水平和工作态度，在进行人员招聘时应做好充足的准备对人员进行严格的考核工作，还应定期开展专业技能和素质培训工作，让人人都了解到档案管理工作的重要性。因此，事业单位在档案管理工作中应避免一人多职或是安排缺乏专业技能的人负责此项工作的现象，为了能够使各项工作顺利完成，并保证工作的规范性的同时，就需要招聘专业的人才。在进行工作人员培训工作时，应及时了解先进的档案管理方法，对工作人员进行普及工作，在工作能力上进行重点的培养，从而保证了该项工作的先进性。另外，还应加强工作人员的素质教育，为了保证此项工作的稳定性，应让工作人员充分认识到此项工作的重要性，使员工保持积极进取的心态，认真对待档案管理工作，从而可以促进事业单位的长远发展。

（二）加强档案的信息化管理

应用高科技的信息化设备可以有效地提高工作效率和工作质量，还能有效地实现档案信息化管理，不仅可以使档案发挥出应有的性质，还能延长档案的储存时间及缩短档案的查询时间。因此，在事业单位档案管理工作中，应给管理部门准备充足的资金，不断引进先进的信息化设备，将纸质档案转化成电子档案放置在电子库中，从而可以实现档案数字化管理；只有掌握到档案管理信息化的优势，舍弃传统守旧的档案管理方式，从而来实现档案信息化管理模式；还可利用网络的共享性，向人们提供专业的最新档案信息数据，实现各个单位的数据共享，从而可以使利用者方便得到档案信息。

（三）建立完善的档案管理制度

在事业单位档案管理工作中，为了能够避免因监督力不足、管理不规范和资料分类混乱等影响档案资料丢失的现象。就需要建立健全科学的档案管理制度，使各种规章制度能够彻底落实；在单位内部建立一套完善的管理制度，让所有的制度简单明了且不能走形式化，让规章制度充分发挥出有效地管理作用。根据所制定的规章流程，严格按照管理流程将资料进行分类，做到奖惩分明，保障制度实施时的公平公正性，还应积极了解新事物的发展，让事业单位向更有利的方向发展。

三、结束语

总而言之，为了能够更好的做好档案管理工作，就需要事业单位的每个工作人员充分认识到此项工作的重要性，结合当今的发展需求，不断加强工作人员的专业水平和不断引进高质量的硬件措施，制定一套完善的管理模式，是传统的档案管理模式向现代化管理模式发展，从而在一定程度上提高了事业单位的工作质量。