探究大数据时代背景下的档案管理工作

文·宋业妮

（作者单位：长岛综合试验区统计服务中心）

随着大数据时代的到来，庞大的数据资源促使各领域开始了量化进程，也让各行各业认识到了数据资源与信息技术的重要性。档案管理工作繁琐复杂，且工作量较大。尤其在大数据时代背景下，档案管理需要处理的数据信息逐步增多，如何对庞大的数据信息进行存储、处理与分析，成为档案管理人员亟待解决的事情。

一、大数据时代对档案管理工作提出的新要求

（一）档案管理理念与流程需要不断更新

大数据时代背景下，传统的档案管理理念与流程已无法更好地满足企业快速发展的需要。在传统的档案管理工作中，档案资料的整理归档都是由档案工作人员负责。然而，在大数据时代，数据信息量大幅度提升，增加了档案管理工作的难度，并且在处理交叉档案信息时，人工操作无法实现科学化、系统化的档案分类归纳。因此，需要不断更新档案管理理念与流程，以满足大数据时代下的企业发展要求。

（二）档案保存形式需要突出多样性与安全性

传统的档案保存形式多采用纸质方式。然而，大数据时代背景下大量的数据信息无法以传统的形式存储，必须采用电子文档、图片等形式。因此，大数据背景下，档案保存形式应在纸质存储的基础上，突出保存形式的多样性与安全性，并为后续档案信息的查询检索提供便利。

（三）档案管理人员的专业素养需要升级换代

大数据时代的信息技术发展迅猛，使得档案管理工作向数字化转变，这对档案管理人员的专业素养提出了更高的要求。传统的档案管理工作，只需要管理人员具备基本的档案管理操作技能即可。而大数据背景下，数字化档案管理工作，则需要档案管理人员具备丰富的信息技术知识，并能够熟练操作档案信息管理系统。因此，档案管理人员需要不断更新专业技能，更好地满足大数据背景下的档案管理工作需要。

二、大数据时代档案管理工作存在的问题

（一）档案管理手段过多地依赖于计算机技术

大数据时代，档案管理工作逐步实现了数字化与科学化。数字化管理手段在档案管理工作中的有效运用，需要依赖于计算机技术，比如应用计算机软件对数字信息进行转换、操作和运用，并需要配备软硬件设施对档案数字化信息进行读取与检测。然而，在信息技术快速发展过程中，计算机更新换代的速度不断加快，这就使得计算机在软硬件的兼容上出现问题，让存储在光盘或者优盘里的信息无法被读出，给档案管理工作带来不便。

（二）档案信息的安全性有待进一步提升

随着信息技术的快速发展，档案数字化管理的便捷性逐步体现，与之同时档案信息安全问题日渐显现。首先，由于档案管理人员安全意识淡薄，以及计算机操作能力有限，在操作档案管理系统过程中常出现失误，直接影响到档案信息的安全性与完整性。比如，因操作程序不规范，未对信息进行及时备份而导致档案信息丢失。其次，档案信息管理系统在运行过程中，极易受到病毒或黑客的攻击，进而使得档案信息面临被篡改或者被丢失的危险。

三、大数据时代档案管理工作的措施

（一）大力提升档案管理操作系统的科学合理性

档案管理操作系统为大数据时代档案管理工作的顺利进行提供了重要软件支持。由于计算机软硬件更新速度较快，需要档案管理人员有效处理好软硬件的兼容性，使所选软件与硬件相互匹配。首先，要确保信息转移过程中，软件系统中各项信息数据的绝对安全。存储介质在物理特性上存在着很大区别，在转移过程中很容易影响到原始信息与数据的完整性与真实性。因此，在选择时须考虑软件系统数据转移的安全性。其次，软件系统在更新过程中一旦存在安全隐患就会影响到数据的真实性与完整性，因此，还要注重软件系统更新换代时的安全性。

（二）有效提升档案数据信息的安全性

首先，要最大程度地保障档案管理人员的稳定性。在选聘环节，要对应聘人员的专业素养进行严格审查。其次，要加大入职人员的专业技能培训力度。通过定期不定期培训，来提升档案管理人员的安全防范意识，并让其充分认识到提升档案安全管理的重要作用。再次，档案管理人员要不断对安全系统进行更新与升级，有效防止档案信息管理系统受到黑客与病毒的攻击。

总之，大数据时代背景下，如何科学合理地进行档案管理工作，是各行业共同面临的问题，需引起高度重视，以助推行业的高速发展。