浅谈档案管理中的电子档案管理

李燕

（广东省地质局第四地质大队，广东 湛江 524000）

为了适应新时期地质单位档案管理工作需要，单位档案管理工作实际充分结合，加强有效技术措施的应用，构建完善的地质单位电子档案管理机制，才能将电子档案的优势充分发挥出来，实现地质单位点子档案管理工作的高效发展。下文再对电子档案优势进行分析的基础上，提出地质单位电子档案管理的有效对策，基本上能为电子档案，在地质单位档案管理中的实践应用提供一定参考作用。

一、电子档案优势分析

（一）提高档案管理工作效率。过去在开展档案管理过程当中，需要投入大量的人力进行详细检查，来保证档案信息的准确性与完整性。与传统档案管理工作相比，电子档案管理工作，大大减少了人力投入，可以高效化的归类，整合各种档案信息，也无需利用专门的档案管理使进行纸质档案管理，调控温湿度条件。而利用信息档案管理手段，信息的使用与传输非常高效，而且避免档案流转过程当中人为因素造成的遗漏与丢失问题。档案信息通过电子化进行保存，保存条件更加简单，而且避免了纸质档案管理过程中防水、防火、防电等方面的弊端，具有很高的安全性，档案管理更加完整。

（二）提高档案利用率。利用电子档案系统对档案录入过程当中，必须要有一定格式规定，以免传统纸质档案录入过程当中存在格式不统一，信息质量参差不齐等现象出现。在管理传统档案时，应当进行立卷，由于个人对立卷存在不同的理解，因此相应的标准也会存在不统一的情况，对当然质量造成很大影响，阻碍档案使用。通过电子档案进行档案管理，能够有效降低立卷存在的繁琐环节，便捷的提取档案和归档，促进档案的高效利用。

二、地质单位电子档案管理对策

（一）规范电子档案管理机制。完善的规章制度是提升档案管理水平的关键，电子档案管理也需要完善的规章制度作为指引。地质单位应当与自身实际充分结合，构建完善的档案管理制度，同时针对电子化档案管理，构建相应的管理机制，规定电子档案的录入以及保存与使用，并对档案的借阅与危机管理等明确规定，并构建完善统一的方法与策略，全面的管控信息备份方法等。同时，为了进一步提高地质单位电子档案管理水平，应当加强监督队伍的建设，对档案管理过程当中存在的各种问题展开详细分析，更好的保证档案管理工作充分落到实处，以免由于个人因素对档案管理工作造成不利影响，提高地质档案电子化管理水平。

（二）加强档案工作的宏观管理。在档案管理工作当中，地质单位应当加强宏观管理工作，保证工作效率。在地质单位内部当中首先，应当对档案管理工作给予充分的重视，了解和掌握档案管理的意义与重要性，针对档案管理工作构建完善的管理策略，并结合档案管理实际提高拨款，为地址单位档案管理工作提供大力支持。同时和地质单位档案管理充分结合，构建专门的指导策略，给地址单位电子档案管理提供有效的指导，提升地质单位档案管理信息化的高速发展。发现问题时，及时采取有效措施进行应对，确保地质单位电子档案管理工作高效发展。

（三）提高电子档案系统安全。电子化档案对档案管理工作带来了很大的便利性，而且优势也非常明显，但是同时也面临着一些安全隐患，所以，地质档案管理部门在加强电子档案管理的同时，还应当充分重视电子档案的安全管理，不断升级改造原来的系统和软硬件，发展创新，结合当前发展需求，对地质单位档案管理工作的要求与细则充分的细化，并对相关的工作方案充分明确，采用科学的方法进行档案管理，提高地质单位电子化档案管理的整体水平。为了确保地质单位电子化档案的安全性，应当对服务器定期的开展检查与维护工作，并对档案管理日志更新，更要加强机房保护，并定期的更新和维护相关设备，更换老化的线路，确保系统更加流畅的使用，提高系统安全性。并且在应用计算机开展档案管理工作当中，定期的进行杀毒，并对杀毒软件定期更新，设置防火墙，控制和减少外来病毒干扰，对计算机正常使用造成不利影响。地质单位电子档案管理过程当中，应当确保互联网的专项使用，以免地质单位电子化档案管理过程当中，出现交叉应用的情况。

（四）提高管理人员专业素质。工作人员的业务能力与素质高低直接影响档案管理工作的效率和质量，所以，为了确保地质单位电子化档案管理工作的高效开展，应当充分重视档案工作人员素质提升，加强培养，才能进一步提高地质单位电子档案管理整体工作水平。对档案管理工作人员加强互联网独立操作的培训，并注重档案管理工作人员计算机操作能力的培养工作。定期对地质单位档案管理工作人员学习培训情况进行检查，以求保证其培训和学习的效果，促进工作人员业务素质与能力的全面提升。另外，地质单位还要进一步加强专业计算机人才的引进，保证地质单位电子档案管理工作的不断推进，获得更好的管理效果，助力地质单位的其他工作有序开展。

结语

总之，在地质单位中电子档案管理工作的有效开展，大大提高了地质单位服务效率，为了做好地质单位档案管理工作，作为地质单位档案管理工作人员今后应该不断深入工作实践，有效的总结新时期地质单位电子档案管理对策，以此才能不断提高工作水平，进一步为地质单位可持续发展奠定良好基础。