提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

孙浩然

（河北省承德市平泉市发展和改革局，河北 承德 067500）

导言：在信息时代，信息资源更新速度更快，每天都会产生大量的信息资源。我国事业单位的档案管理也发生了新的变化，档案资料和档案数量也有了显著的增长。公共机构档案作为个人信息的重要载体，在组织中发挥着非常重要的作用，发挥着非常重要的影响作用。档案管理已成为检验一个单位是否高效的重要标志。

一、事业单位档案管理信息化建设的意义及存在的问题

（一）事业单位档案管理信息化建设存在的问题

1.目前，事业单位从事档案管理的人员大多不具备相关的档案管理专业知识和水平。此外，据调查，从事档案管理工作的普通员工年龄偏高。他们在档案管理工作中没有足够的责任心和耐心，导致了许多情况。档案管理工作中的丢失和遗漏。由于机构中缺乏档案管理专业人员，档案管理职能不能充分发挥。因此，只有通过培训专业的档案管理人员，才能在一定程度上顺利开展机关档案管理工作。

2.目前，我国大多数事业单位在档案管理工作中仍然使用纸质档案管理档案信息。纸质档案容易受潮、破损，一旦破损，很难修复，使许多重要的档案信息无法长期保存。随着现代经济的快速发展和生活节奏的加快，加强档案管理信息化建设显得越来越重要。

3.事业单位的档案管理工作和单位工作人员的利益是密不可分的，甚至还会对国家的经济发展造成一定程度上的影响和制约经济的发展。但是目前就很多事业单位的档案管理工作来看，单位档案的管理并没有得到应有的重视。事业单位有关档案管理制度尚未完善和建立，致使档案管理工作无法开展和创新。只有认识到档案管理的重要性，档案管理才能得到发展，才能最大限度地提高员工的利益，才能进一步促进经济发展。

（二）事业单位档案管理信息化建设的意义

在机构档案管理信息化建设中，可以对档案管理过程进行规范统一的管理，这是加强档案管理信息化建设的重要特点。由于以往传统的档案管理大多是纸质资料，工作人员工作量大，容易在档案收集、整理、分类管理等方面出错。通过信息建设，员工可以通过信息平台将相关档案信息保存到计算机上进行统一管理，既减轻了员工的工作量，减少了错误，又有助于有效规范档案的统一管理。

由于传统的事业单位档案信息管理一般都是纸质的材料，使得在档案信息提取时，需要花费大量的人力和时间，使工作效率在很大程度上变得较低。而通过加强对档案管理信息化的建设，不仅可以提升提取和查询档案信息的效率，也提升了工作人员的工作效率，使工作人员在有限的时间内可以完成更多的任务和管理工作。

二、事业单位档案管理信息化建设的方法策略

（一）树立档案管理现代化发展意识

现阶段，为更好地完成事业单位档案管理工作，相关工作人员需要改变工作思路和工作态度。由于我国经济的发展越来越快，人们对事物的认识也在逐步提高，这对事业单位档案管理提出了新的挑战。因此现阶段随着各种思潮的兴起，我国事业单位的档案管理工作也需要随着时代的发展而发生变化，相关的工作人员可以紧跟着时代发展脚步，充分掌握档案管理的各项技术要求，进而实现工作的创新发展。相关的工作人员可以打破传统的思想，采用新型的思想潮流。

（二）提升档案工作的信息化管理水平

在我国事业单位档案管理工作中，要全面提高事业单位档案管理水平，要求有关人员以实际工作需要为主要手段。传统的机构档案管理方式是以纸的形式保存档案，但这种管理方式是有限的，容易损坏档案。档案一旦保存不好，将给我国事业单位的档案工作造成损失。所以现阶段相关的工作人员需要采用新型的手段来档案管理工作，不断地提升档案管理工作水平，逐渐在工作中融入信息科技，将档案资料更好地保存。通过信息科技的运作不仅可以更好地保存档案资料，同时还减少了查找资料的麻烦，淘汰过去那些比较落后的方式，只有这样才能更加高效、快捷地完成事业单位的档案管理工作。这种工作方式不仅加强了我国事业单位的档案管理工作效率，还提高了档案的保护，以防造成档案信息的泄露。但是值得注意的一点就是，通过信息科技手段来完成事业单位的档案管理工作时，要经常对电子设备进行杀毒，而且对一些重要的资料要进行备份，以免出现失误删除等情况。

（三）增强档案管理人员的专业技能，促进档案管理信息化的嫁接与移植

一直到目前为止，我国大部分的事业单位依然使用传统的方式进行建设，很多事业单位的管理人员的管理方式还是很陈旧的，没有办法更好地满足人们的日常生活需要。因此随着社会的不断发展，我国事业单位中的档案不仅数量越来越多，而且种类也逐渐地开始了变化，事业单位的管理人员应当找到新型的管理手段来进行档案管理，全面提高管理人员的认识水平，使其深刻理解到档案管理信息化建设的重要性。当前，我国信息技术的发展越来越迅速，我国大多数机构的工作人员需要创新自己的工作方式，逐步掌握这种新的管理模式，使机构的档案管理更好地为人民服务。

结束语

可见，档案管理信息化建设是我国事业单位改革的迫切需要。在我国新的形势和发展要求下，只有尽快实现档案管理信息化建设，才能更好地适应时代的发展，为国家人力资源的建设和管理做出贡献。