中学档案现代化管理对策研究

文·于敏

（作者单位：济南中学）

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确提到，要在2020年初步实现现代化的档案管理。学校历史通常以教育教学的改革和发展作为主线。中学档案是中学在教育、教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的、反映学校历史面貌的、对学校和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。这些档案是中学教育教学的珍贵史实资料，也是中学教育教学改革和发展历程的真实写照，对促进中学教育事业长远发展具有重要意义。

一、中学教育档案管理的短板

（一）档案管理制度不健全规范

中学教育教学任务繁重，形成的档案日渐增多。各校虽然建立了档案管理制度，但制度不完善或执行不到位的情况依然存在，档案管理规范化和信息化也有待提升。因学校缺乏专职档案员，档案工作通常由相关处室人员兼任，兼职人员变动频繁且要兼顾许多事务，难以集中时间和精力进行档案管理工作，使档案收集、整理、归档、保存、利用缺少一致性和连贯性。例如，因档案未实现统一集中管理，档案人员岗位变动后容易导致档案缺失；因兼职档案人员档案整理标准不明确，导致档案整理归档效率低下；因管理人员不常检查档案资料和存储设备，导致档案积尘或受潮，给档案管理造成隐患；因管理人员不能及时进行档案信息登记，导致不能精准地进行档案利用服务。

（二）档案管理信息化水平不高

目前，中学档案管理的整体信息化程度有所提高，但仍明显落后于教育教学的信息化水平。主要表现为，一是工作理念方面，中学未深刻认识到信息化管理对于提高档案管理效率的重要意义，重教学轻档案管理的现象普遍存在，使教育档案仍以传统的纸质档案为主。二是硬件设施方面，中学对档案信息化管理的投入不足，缺少专门档案库房、档案密集架和专用计算机系统的配置，忽视按照数字档案室的建设标准配备专业存储设备和专业服务器，学校装配的网络基础设施、基础软件、系统硬件、安全保障系统等也较少考虑档案信息化管理的实际需要。三是人员培训方面，中学面临巨大的教育和升学压力，因此缺乏对档案管理人员信息化能力的培养，不能按照档案信息化管理的要求完善档案管理人员的知识结构，进而影响到教育档案信息化管理工作的有效开展。

（三）教育档案缺乏育人价值

中学档案在弘扬优秀文化的过程中发挥着桥梁和纽带作用，但中学利用档案进行育人的意识不强，导致中学档案大多保存在档案室内，缺少有效的传播路径，育人价值偏弱。在德育方面，中学档案含有丰富的德育资源，但缺乏鉴别、整合、提炼和编研的机制和人才，因此真正能提取出来发挥教育作用的鲜活案例极为有限。在文化教育方面，中学多采用宣传栏展示和教师讲解的形式进行校园文化传播，对中学档案的利用较少，缺乏借助档案进行校园文化宣传的独特创意。

二、做好中学档案管理工作的对策

（一）立足规范，健全规章制度

完备的中学档案管理制度能使档案工作的开展更加规范和科学。在工作制度方面，要确定中学档案管理的工作流程，对档案管理标准和档案工作实践进行规范，严格要求档案管理人员依据流程体系开展工作，以确保档案管理工作更加高效有序。在奖惩机制方面，要对中学档案管理工作进行有效监督，为档案管理人员创建良好的发展平台，构建匹配的考核机制，奖励优秀的工作业绩，充分激发档案人员的工作积极性和主动性。在制度融合方面，要结合学校实际情况，将中学档案的管理融入中学管理体系内，确保各部门之间能够协调配合，为档案管理营造良好的外部环境，以便于档案资源的收集管理和共建共享。

（二）优化管理，加大信息化投入

在网络时代，通过信息化方式优化中学档案的管理，能够更好地促进中学档案管理水平的提升。工作开展方面，中学要构建中学档案信息化管理体系，对档案信息进行定期核查，保障教育档案信息化管理工作有序开展。硬件设施方面，要最大程度地满足中学档案信息化管理需要，开辟专门的档案管理区域，配置照相机、扫描仪、计算机和档案应用软件等设施，建立学生学籍、教师教学、科研成果等专题数据库，并对档案信息进行有效整合和分析，以便快速查阅和筛选相关数据。同时，要从物力和财力上给予档案管理人员合理保障，不断提高中学档案信息化管理的有效性。人员培训方面，要根据档案管理人员的信息化素养和综合能力对职位进行合理分配，加强专业知识技能培训，帮助其更好地提高中学档案信息化管理意识和能力，增强中学档案信息化管理的严谨性和科学性。

（三）围绕特色，充分发挥育人价值

中学教育档案作为一种特殊的教育资源，展示了学校建设和教育教学的优秀成果，既能陶冶学生情操，又能启迪学生智慧，鼓励学生自强不息、奋勇拼搏，充分发挥育人价值。在档案收集整理方面，档案人员可将教育教学过程中形成的办学方针、优秀事迹、历史沿革、校园文化进行编辑研究并深度开发，以充分展示校园文化特色，传播优秀教育教学成果，满足师生的需求。在档案管理方面，档案人员要以新时代的发展需求为落脚点，加强对重大活动信息的管理，为教人育人保存更多的优秀成果。在档案利用方面，可利用互联网、局域网、微信、微博等信息化途径向社会展示校风、校训、校歌及办学方针、发展理念，激发在校师生的爱校情怀；可借助优秀学生典型事例对学生进行榜样示范教育，为思想政治课提供励志素材；可通过校史馆、陈列室对奖杯、锦旗、发明等实物档案进行展出，让广大师生了解教育教学成果和校园文化精神，增强师生的凝聚力和荣誉感。

总之，中学档案管理要符合时代发展要求，通过建章立制、加大信息化投入和充分发挥档案育人作用，为教育教学活动营造良好氛围，为新时代培育更多德、智、体、美、劳全面发展的优秀人才作贡献。