加强高校学籍专题档案移动平台建设分析

成慧瑛/浙江外国语学院

当前，高校开展专题档案移动平台建设已是大势所趋。高校开展平台建设，是推进档案工作数字转型的重要举措；是为用户提供优质远程档案服务、实现查档利用“零跑腿”目标的重要探索，特别是在新冠肺炎疫情期间，平台能为广大用户提供线上服务；是高校档案工作人员变被动服务为主动服务、提高工作效率的重要途径。近年来，高校智慧校园平台建设的深入推进和移动互联网络的迅猛发展，为平台建设提供了技术支持。

学籍专题档案指高校对学生从入学到毕业、就业全过程中形成的具有保存价值的原始材料进行专项提炼与整合之后形成的数字档案资源，包括学生的学籍信息、成绩信息、奖惩信息、毕（结）业信息、学位授予信息、就业信息等，对于学生未来出国留学、学历提升、职称评聘等具有重要作用，对于用人单位进行干部专项审核等也具有重要参考价值。我省部分高校陆续开展学籍专题档案移动平台建设，虽取得一定成绩，但也存在着明显问题。如，建设理念陈旧，一些高校档案移动平台上的学籍专题档案服务只是公示学校档案部门的联系电话或邮箱等；查档模式多为线上线下协同的模式，实践中需要申请人通过邮箱、QQ、微信等途径上传有效证件图片（包括身份证、毕业证、单位介绍信等）、提交查档申请（包括查档用途、需求及手机联系方式、邮寄地址等），档案人员审核无误后从档案信息管理系统里调取学籍档案寄给申请人，或通过邮箱传递所需资料；数据库建设缺乏以人为本的理念，存在条目简单粗放、挂接图片加工粗糙等问题，查档利用不够便捷。再如，建设经费缺失、人员缺位现象普遍存在。下面，笔者基于所在单位浙江外国语学院及省内相关高校的工作实践，探讨加强高校学籍专题档案移动平台建设的路径。

1 明确平台的建设原则

1.1 标准规范原则

标准规范是平台建设的重要前提。要严格遵循国家相关法律法规、行业技术标准及指南等规定要求开展平台建设，如《纸质档案数字化规范》《数字档案馆建设指南》《档案移动服务平台建设指南》《电子文件归档与电子档案管理规范》《档案信息系统安全保护基本要求》《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》《档案信息系统运行维护规范》等。

1.2 便捷高效原则

便捷高效是平台建设的重要目标。平台需要给需求方和供给方带来便捷高效的体验，体现为用户端的身份验证及申请界面简明直观且操作简便，服务端查档方式高效且信息回复与传递快捷。

1.3 共建共享原则

共建共享是平台建设的重要途径。主要指学校相关业务部门、二级学院在平台建设过程中协同配合、整合资源，共同推进学籍专题档案移动服务平台建设，做到平台共建共享，避免“数据壁垒”或重复建设，解决平台运行成本高、维护难的问题。

1.4 动态交互原则

动态交互是提升平台品质的重要方式。平台建设要实现登录验证、递交申请、受理查阅、查档传递等过程中的信息动态交互，对用户在平台利用中提出的反馈意见、评论、点赞、收藏的数据进行交流分析，了解用户实际需求，在应用中不断完善平台的各项功能，实现平台迭代升级。

1.5 安全管控原则

安全管控是平台建设的底线。在平台建设中必须树立“底线意识”、强化安全管控，具体包括确保平台的访问安全、学籍专题档案数据库的存储安全、数据的传输安全，以及做好专题档案自身密级保护的发布审核、相关安全管控制度的建设。如数据库采用指定服务器存储数据，同时做好备份、物理隔离等工作；提升传输中介的安全性和稳定性，保证公开数据的完整、权威、兼容、只读；做好学籍专题隐私数据的处理，对数据发布的范围、内容进行审核；制定平台查档身份认证细则、查档权限审批细则、平台数据库发布审核办法等相关安全管控制度等。

2 明晰平台架构及功能设计

2.1 前台用户端

即学籍专题移动端用户界面，包括用户操作界面、身份验证界面、查询申请递交界面、档案业务数据处理后的结果反馈界面。用户端根据用户的身份验证情况及权限开放等级，提供查询预约、在线浏览、下载数字图片全文等功能。

2.2 后台服务端

即学籍专题电脑端信息受理中心，是连接前台用户端和数据端的中心枢纽，主要实现前台用户端与数据端的信息传递、接受前台用户端的请求、提取数据端的数据等功能，以及实现查档登记自动统计、数据导出等功能。

2.3 数据端

位于整个平台的最后端，实现数据管理、存储、更新、运维等，是整个平台运行的基础，包括学籍档案专题数据库（如新生录取名册专题数据库、学生成绩专题数据库等）和前台用户端及后台服务端产生的各类数据（如界面数据、上传数据、反馈数据、统计数据、权限数据等）。

3 加强平台查档服务流程及功能设计

3.1 平台查档服务系统及其流程设计

一是远程自助查档服务系统流程设计。主要流程如下：查档用户关注校园公众号，经办事大厅登录学籍专题查档前台用户端，进行身份认证后输入查档关键词检索搜寻，最终从数据端的专题数据库读取查询结果，在线浏览和下载打印具有电子章的查档结果，同时通过前台用户端的信息反馈栏进行意见反馈和满意度调查，后台服务端可自动完成查档登记及数据管理。

二是远程预约查档服务系统流程设计。主要流程如下：登录及身份认证与远程自助查档服务流程相同，经身份核验确认，需要将相关材料拍照上传并填写查档申请，同时选择档案服务方式，查档预约经过确认，由后台服务端审核受理，最终根据不同的服务选择反馈结果。查档业务办理完结后，查档人通过前台用户端看到处理状态（含快递单号），并通过前台用户端的信息反馈栏进行意见反馈和满意度评价；后台服务端可以自动完成查档登记及数据管理。

3.2 平台查档服务功能设计

3.2.1 身份验证功能设计

查档人递交申请时的身份验证，可以考虑通过身份证图片上传+人脸识别+手机验证码的方式实现，可进入专题平台自助查询，或提出预约查询申请。

3.2.2 申请递交功能设计

主要包括相关材料的拍照上传功能设计（如通过手机拍摄上传单位介绍信、毕业证、组团查档的表格等，上传图片张数根据需求进行限定）；查档申请内容填写功能设计（如查档用途、内容、查档人姓名、手机号、收件人姓名、手机号、住址、邮箱等）；档案服务方式的选择设计（如上门自取、快递邮寄、电子邮件回复等方式），并对上述关键项进行必传、必填、必选步骤限定，避免重要信息递交遗漏。

3.2.3 动态交互功能设计

围绕查档疑问咨询（如查档人对身份确认、材料上传等操作问题的咨询）、问题交流反馈（如档案人员在受理查档后对查档人就证件存疑、上传信息有误、档案查询无果、相关查档建议等问题进行反馈）、服务意见反馈（如查档人对服务满意度或意见建议等进行反馈）设计栏目。

3.2.4 流程监控追踪提醒功能设计

根据服务流程的前、中、后三阶段进行监控、追踪、提醒，主要包括用户端递交申请时的服务端手机提醒；受理过程的进度追踪（包括待处理、处理中、已完成的状态追踪）；结果回复时的监督管控，如用户端快递编号查询、浏览下载打印次数限定等。

3.2.5 后台服务端的“快递一键下单”功能设计

“快递一键下单”功能联通了后台服务端和快递公司业务受理端的数据，将平台上传的收件人信息传递给快递公司受理端，并显示快递公司受理端的快递编号。该功能一方面省去服务端档案人员填写快递信息的步骤，避免了填写错误的情况发生；另一方面服务端档案人员手机与快递公司业务流程端进行绑定，让档案人员全程跟踪快递寄送流程及相关信息，提高档案投递准确率。

3.2.6 自动查档登记及数据管理功能设计

后台服务端的自动查档登记及数据管理功能把服务端受理的查档人申请验证、填写、上传、查询等相关数据，根据查档登记的各要素自动统计归总，并自助进行数据统计、分析、导出，能为今后的复查追溯、统计利用提供除文字信息之外的图片信息，如身份证、毕业证、介绍信、个人委托证明等上传图片信息的直观查询。

4 建设学籍专题档案数据库

学籍专题档案数据库是整个学籍专题档案移动服务平台的基础和重中之重，没有数据库对平台数据端的支撑，再完美的平台功能架构、平台流程打造都无法很好地发挥其功效。需要注意的是，移动环境下的数据库建设有别于传统的数据库建设，必须围绕移动平台的特点进行精准建设。

4.1 加强数据库的规范化建设

一是在纸质档案数字化处理时，对纸质材料的扫描模式及分辨率的选择、扫描图像的清晰度处理等要符合数字化标准规范，为移动端用户获取高清晰度的查询材料打下基础。二是基于学籍专题查档用户个人信息的检索下载需求，在数字化图片与专题数据库目录挂接时，要确保一人一目录、一人一挂接，同时采用相关校对程序审核对应挂接的正确性，杜绝个人信息张冠李戴现象的出现。三是针对平台易扩散性和易失真性，强化对学籍专题数据库中数字图片的处理，确保其安全性与权威性。如“新生录取名册专题”“毕业名册专题”等存在“多人一表”的现象，因此对条目中本人所需查询信息之外的他人信息内容进行模糊遮盖技术处理；此外为保证档案材料的线上权威性和在线传递过程中安全性，还必需进行姓名栏的电子章加盖及安全标识处理，如水纹、防伪码嵌入等。这样当后台服务端在提取数据端数据库中经上述处理后的数字化全文资料后，发送到前台用户端的就是一份安全可靠、清晰准确的查档结果材料。

4.2 明确数据库的用户需求

可通过问卷调查等形式，获取并分析用户在学籍档案利用中的反馈意见、评论等，明确用户需求，据此提供有针对性的服务。还可依托智慧校园建设中的大数据追踪，分析用户对学籍档案的实际利用率，专门研究用户迫切需要查阅利用的档案，如，当前全省正在开展干部档案专项审核，录取名册、学生成绩卡、毕业名册等资料的查阅利用需求极大，针对这一情况提供精准服务。

4.3 强化数据库的数据管理

一方面在数据采集时必须考虑学籍专题数据来源的广泛性（如来自教务处、学工部、招生办、二级学院等），原始数据的格式、标准等往往不统一，因此必须对采集的数据进行规范化整理，转换为统一格式。另一方面要关注校内各信息平台等实时产生的数据，对学籍专题数据库进行定期更新。

4.4 提高数据库的查询检索能力

要提高学籍专题档案数据库目录字段录入的多样性，以及移动前台用户端的查询检索的成功率和内容的准确性。如“新生录取专题”的数据库目录字段录入要包括新生姓名、出生年月、身份证号、录取时间、录取批次、专业名称、生源地、档案卷号等关键信息，为日后提供精准检索打好基础。

4.5 做好数据安全存储

首先是提升移动环境下数据库服务器的数据存储、加密、访问权限设置管理，并完善防泄露的技术手段。其次是做好数据库在数据更新及传输过程中的安全等级控制，并确保其长期稳定性。最后是建立数据库安全管理体系，如成立数据库发布审核小组，建立健全专题数据库的审核发布制度，合理规范专题数据库的服务范围和流程，构建专题数据库开放评价及追责机制等。