公众参与档案著录工作相关分析

■ 张 慧

“欢迎来到公民档案管理员项目。你可以通过给档案标记、著录和添加评论，为国家档案馆的检索系统贡献力量，使它们更加方便利用和查找。加入我们，你的每一项贡献都将帮助解锁历史。”这段振奋人心的广告语，每天在美国国家档案馆的网站(https：//www.archives.gov/citizenarchivist)上滚动提示，吸引着越来越多的浏览者点击进入，一探究竟。

2012年1月，美国国家档案与文件管理署(NARA) 率先发起了一项号召公众对历史手稿进行整理的活动。在社会大众的广泛参与之下，大量档案信息被详细著录，更多历史手稿被抄录，仅两周时间就收到了1000 多页抄录副本，其中包括奴隶逃跑事件记录、总统有关文件记录、选举请愿书等珍贵档案，极大地提高了用户检索利用这些档案的效率和质量。时至今日，这个名为“公民档案管理员”（Citizen Archivist）的公众参与档案著录项目不断延续，并且取得了较好的成效。通过发动普通公民参与档案管理工作中的分类、著录、抄录等环节，在一定程度上借助社会力量提高了档案管理的效率和质量，同时也增加了公民与档案馆之间的交流和互动，加深了公民对档案工作的了解[1]。

“公民档案管理员”项目的实施也吸引了一些中国学者的关注和研究[2]。但是在各级国家综合档案馆，公众参与档案著录工作的项目活动尚未真正有效开展。本文尝试对“公民档案管理员”项目活动的主要特点进行分析，在此基础上结合我国档案工作实际情况，提出在国家综合档案馆开展公众参与档案著录工作的可行性建议。

一、“公民档案管理员”项目活动特点分析

“公民档案管理员”项目通过档案馆网站发布数字化档案信息资源，提供公众广泛参与档案著录工作的各种可能性。以美国国家档案馆网站为例，进入“公民档案管理员模块”首先可以看到一段引导语：“未来有一天我们的档案将会全部在线，你能够帮助我们让这一目标实现，你可以成为一名公民档案管理员——只需点击下面的标题去开始。”其下则设计有注册登记、任务发布、目录查询、帮助导览等子项，可以指引公众快速、便捷地参与到项目活动中去。为了更大程度激发公众的参与热情，“公民档案管理员”在项目设计上具有以下特点：

（一）任务选题大众化：贴近公众感兴趣的关注焦点

2018年11月13日，美国国家档案馆创新中心推出了一项以“第二次世界大战中的美国士兵”为主题的著录项目。该项目由弗吉尼亚理工大学、国家档案馆和国家人文基金会共同合作，并得到了社会科学研究委员会的额外支持。公众的著录对象是65,000 页未经整理的二战期间美国士兵的手写稿。这些不同寻常的战时文件可以进一步扩大公民对第二次世界大战期间美国士兵共同经历的理解。

美国国家档案馆定期发布与上述案例相类似的公众感兴趣的社会热点选题，从而吸引更多的社会民众参与到“公民档案管理员”项目活动中去。2019年美国国家档案馆面向公众在线发布的三项著录任务，选题分别是“国务院和财政部收到的信件（1789—1882）”、“公共建筑维修来往信件”、“富兰克林·德拉诺·罗斯福演讲文件”。其中所包含的文件，有些与美国建国初期的船运及进出口贸易有关，有些是社会大众熟悉的公共建筑的结构、检查、维修记录，有些是担任过四届总统的罗斯福先生一生不同时期的演讲稿。这些选题更加容易激发社会大众的好奇心理，驱使他们更加积极主动地投入到著录工作中去，通过自己的阅读和思考去揭示文件中所记录的各种“秘密”。

（二）任务目标个性化：区别专业要求与“业余”方式

美国国家档案馆发布的“公民档案管理员”工作任务目标，根据公民参与者的实际能力进行了个性化区分。例如，对于一些辨识难度较高的手写体信件，任务要求是“你可以通过著录帮助我们提升历史档案的利用效率”；对于一些时间久远、难以考证形成背景的历史文献，任务要求是通过“在国家档案馆的馆藏照片和文件上添加标记”，逐渐积累和丰富相关著录要素。

2018年11月8日，美国国家档案馆创新中心举办了一场“姓名标签”活动。馆方通过扫描美国海军和美国海岸警卫队日志等文本记录，并将其上传至网站，使得公民参与者可以通过互联网浏览和放大每个页面，从而方便查找到文件中可能存在的姓名。参与者浏览选定的数字化文本，查找这份历史记录中的人员姓名，在“标记”字段中键入所看到的姓名，单击“查看/添加贡献”，使这项标记今后可以按姓名进行检索。这个活动的重点是识别和标记文件中的名称，而不是完整的著录或抄录。在此活动期间，馆方希望尽可能多地增加记录，使退伍军人及其家人更容易在目录中找到他们的名字。

（三）展示成果便捷化：利用互联网与新技术加强互动

在纸质载体或缩微胶片时代，类似于“公民档案管理员”这样的项目只能在少数本地志愿者人群中开展，社会影响力无法形成规模效应。互联网技术与数字化副本的应用，使得项目在全美各地得以远程实施，实际参与人数呈几何级增长。目前公众在美国国家档案馆网页上添加记录参与档案著录工作，又多了一种更加有趣的方式。参与者从手机或电脑桌面直接导航到National Archives Facebook 页面，然后开始与机器人（Facebook Messenger Chatbot）聊天。参与者通过聊天机器人著录和分类文档，也可以使用机器人来回答有关国家档案馆的相关问题并开始自己的研究，了解档案情况或从馆藏目录中查看有趣照片。方便携带的手机终端和智能化聊天机器人，使得参与“公民档案管理员”的人群进一步扩大，参与时间、参与地点也有了更多的自主选择。

二、公众参与档案著录工作的现实需要分析

公众参与档案著录工作的现实需要，源自于两方面：一方面是公众有进一步“解读”档案信息、了解档案工作的愿望；另一方面，档案馆也有进一步宣传档案工作、不断扩大其社会影响力的实际需求。对于中国的各级国家综合档案馆而言，美国“公民档案管理员”项目借助社会力量开展档案著录工作，有一定参考借鉴意义。

（一）在全面建成小康社会的时代背景下，公众可以通过深度体验档案著录工作，实现档案“历史文化之旅”

在全面建成小康社会的时代背景下，人民日益增长的美好生活需要不仅体现于物质层面，而且体现于精神层面。当下随着档案的凭证价值和参考价值日益在百姓日常生活中发挥作用，以及档案部门利用档案信息资源主动扩大社会宣传，公众对于档案和档案工作的认知水平也在不断提高。然而除了像“国际档案日”这样一年才开展一次的宣传活动之外，公众了解档案和档案工作的机会并不多；并且每年的“国际档案日”，档案部门提供公众接触档案信息的形式手段也比较单一，大多局限于档案展览出版、媒体宣传、论坛讲座等。

2015年8月23日 习近平总书记在致第二十二届国际历史科学大会的贺信中指出：“人事有代谢，往来成古今。历史研究是一切社会科学的基础”。对于社会大众的精神需求而言，深度解读一份因某一历史事件而产生的文档，了解事件的前因后果，不亚于一次穿越时光的“历史文化之旅”。看似简单的一次档案标识，实际却有着“解锁历史”的深刻含义。公众参与档案著录工作，为进一步密切社会大众与档案部门之间的联系，从而进一步提升社会档案意识，提供了新的契机。

（二）在基础工作相对薄弱的实际状况下，档案馆可以借助社会力量解决著录工作中的一些“疑难杂症”

2016年5月，国家档案局在《国家重点档案保护与开发项目管理办法》中明确提出了开展“国家重点档案目录基础体系建设项目”的工作要求，以省级、计划单列市档案馆为依托，结合“十三五”时期开展的国家重点档案目录基础体系建设工作，完成全国50%国家重点档案文件级目录采集工作任务，搭建起全国性国家重点档案利用平台，实现国家重点档案目录资源共享。但从2018年5月至10月国家档案局对全国副省级以上综合档案馆业务建设工作进行测评的反馈结果来看，各馆普遍薄弱的工作环节之一就是馆藏文件级机读目录编制工作。

提升馆藏文件级机读目录编制工作的质量和水平，有内挖潜力、外包服务等多种途径。而对于馆藏中一些形成年代久远、字体较难辨识的历史档案，或者无法考证拍摄者、拍摄时间、拍摄地点、拍摄对象的“无主”照片而言，由于关键著录元素的缺失，即便馆方投入再多的人力物力，也较难取得明显成效。但是如果发动社会大众的力量处置这些“疑难杂症”，借助公众的千万双眼睛去辨识文档中包含的各种线索，则有可能为档案著录另辟蹊径提供有效方式。同时在著录线索征集的过程中，档案馆也将进一步扩大其社会影响力。

三、公众参与档案著录工作的可行性分析

从近年来各地档案部门的业务建设情况，以及本次国家档案局开展的测评情况来看，在副省级以上综合档案馆率先开展公众参与档案著录工作，其可行性条件已基本具备。主要体现为：

（一）档案信息共享服务平台基本建成，为公众远程参与档案著录工作提供了技术支撑

副省级以上综合档案馆都已建成网站，依托互联网定期向公众发布档案信息，有的甚至已经在检索系统内发布较大数量的档案文件级目录和数字化全文。如浙江省档案馆网站，“查档服务”项下的“历史图库”中发布有数百张照片数字化件。此外，副省级以上综合档案馆普遍都已建立微信公众号，上海市、区两级档案部门已经基本建立覆盖全域的微信公众号矩阵，在档案工作宣介和文化传播方面发挥重要作用。这些档案信息共享服务平台，为公众远程参与档案著录工作提供了技术支撑。

（二）档案开放鉴定内审机制不断完善，为甄选可供公众著录的开放档案数字化文本提供了工作基础

副省级以上综合档案馆都依据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《各级国家档案馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》等法律法规，建立健全了档案开放鉴定工作机制。如上海市档案馆通过馆内职能部门以及档案鉴定委员会专家的初审、复审、终审，开展常规化的档案开放鉴定工作。档案开放鉴定内审机制的建立，能够杜绝涉密文件信息、以及涉及国家利益或个人隐私的敏感档案信息泄露，为甄选可供公众著录的开放档案数字化文本提供了工作基础。

（三）档案资源发挥资政育人作用日益显著，为确定公众感兴趣的著录选题提供了明确方向

副省级以上综合档案馆都已具备较为成熟的档案文化项目策划和实施能力，每年围绕党委和政府的中心工作要求，聚焦社会大众关心的热点问题，定期组织开展档案文化活动。档案馆在围绕“纪念建国70 周年”、“纪念建党100 周年”等主题开展档案展览、史料出版、论坛讲座系列活动时，可以尝试同步发布尚未整理的相关馆藏档案数字化文本，推出相应主题的档案著录线索征集活动，在此基础上对公众提供的著录线索进行梳理汇总，并通过媒体进一步宣传报道“档案背后的故事”，从而进一步扩大档案工作的社会影响力。