浅谈新形势下社会保险档案的管理

郭海宁

近些年我国致力于改善民生，其中就包括社会保险改革。社会保险档案中记录着详细信息，既能让参保人的生活有所保障，也能让参保人享受应有权益。要想社会保险改革卓有成效，档案管理是关键。然而受诸多因素限制，管理效果并不理想，抑制了社会保险功能的发挥。在新形势下，档案管理工作需要变革，以契合实际需要。基于此，本文对档案管理问题及创新策略进行探讨，以供广大档案管理人员参考。

一、新形势下社会保险档案管理问题分析

（一）社保管理意识薄弱

意识是行动的推动力，意识缺失会导致管理工作无法正常开展。当前社保部门并未认识到档案管理的价值，以至于宣传不到位，引导不充分，管理意识薄弱，使得管理行为缺乏规范性，管理效率自然不高。

（二）信息化建设相对滞后

随着5G技术的到来，各领域都在向信息化方向迈进，其中包括社会保险领域。但是社会保险档案信息建设存在一定滞后性，究其原因是受人员、资金等因素影响。虽然社保档案管理基本完成信息化建设，但建设过于简单，并未充分运用现代化技术。

（三）社保管理制度不完善

社保档案部门较为特殊，需要利用完善的制度提升管理质量。然而当前管理制度并不完善，主要体现在这几方面：管理职责不明，以至于推诿现象出现;管理流程不清晰，使得管理工作缺乏规范性;惩罚机制缺失，无法对违规行为进行正确处理;奖励机制缺少，使得奖励没有根据。要想管理工作有序进行，需要健全管理制度。

（四）社保管理队伍水平偏低

近些年社保档案管理工作获得了一定发展，对人员的要求也显著提高。管理人员不仅需要具备扎实的功底，还要拥有较高素养。当前，社保档案管理人员的年龄偏大，无法胜任岗位需要，因此需要社保部门加强队伍建设，以提升管理实力。

二、新形势下社会保险档案管理的创新策略

（一）借助宣传工作培养管理意识

要想有序推进社会保险改革，关键在于培养管理意识。培养路径有三条：其一，营造良好氛围。社会保险部门要精心布置内部环境，可悬挂横幅、张贴标语，潜移默化的影响管理人员思想，让其认识到档案管理的重要性。其二，组织相关培训。社会保险部门要制定详细的培训计划，以此强化思想建设。培训内容包括政策文件、社会保险功能、档案管理发展历程等，以此夯实管理人员的理论基础。其三，补充学习材料。社会保险部门要积极筛选学习网站，并将网址告知管理人员，同时在部门内部设置学习角，定期补充学习资源。在新形势下，管理人员要具备学习意识，不断给自身充电，以便跟上时代步伐。

（二）围绕现代技术推进信息化建设

5G技术的到来，标志着万物智联时代的到来。现阶段科学技术不断发展及应用，因此，有必要将现代技术融入社保档案管理工作中，以提升信息化管理水平。首先，做好基础设備建设。只有设备配备充足，才能确保数字档案室有序运转。设备主要分为两个部分：硬件设备包括服务器、存储器、处理器等，可为档案的搜集整理提供支撑。软件设备包括各类技术，是档案处理及应用的重要保障。其次，做好网络建设。社保档案中涵盖个人全部信息，因此需要提升信息的安全性。根据社保部门的业务状况确定网络级别，并努力构建完善的网络系统。为网络系统安装杀毒软件，并定期消杀病毒。再次，做好数据库建设。随着参保人数的增加，电子档案的数量显著增加。为了保障档案处理得当，需要搭建数据库。数据库会对档案进行有效分类，节约了人员精力。要想数据库具备整合能力，需将系统与办公室进行有效连接。最后，优化搜索功能。为提升社保档案的利用率，需要优化系统功能，提升搜索效率。

（三）推进社保档案管理制度完善

社保部门要认识到管理制度的重要性，并积极开展制度建设工作。首先，明确管理职责。将每个岗位的工作内容及担负的责任写清楚，当问题出现时，就可第一时间找到责任人。其次，明确管理流程。为每项工作制定科学的工作流程，不仅能规范管理行为，还能显著提升管理效率。再次，制定惩罚机制。将惩罚内容一一列出，当档案管理人员处罚某一条款时，可依照条款内容对其进行处罚，从而让被处罚者心服口服。最后，制定奖励机制。对工作表现突出人员，给予必要的奖励，以此激发员工潜能，推进档案管理工作的创新发展。

（四）强化社保档案管理队伍建设

社保部门要做好规划，推动队伍建设。首先，社保部门要对现有人员进行培训，以提升他们的综合能力。培训内容应丰富，不仅包括基础知识、管理技能，还要加强安全教育及信息教育。培训方式应多样，除了定期组织讲座、研讨会等活动外，还要组织人员外出学习。通过一系列培训活动，夯实专业基础，提升实操能力。为了确保培训效果，需要实施考核。对于内部培训，以考卷作为考核形式，对考核不通过者回炉重造，直至其掌握培训内容。对于外部培训，以实操演练和撰写心得作为考核方式。其次，社保部门要调整招聘策略，吸引更多的人才加入。人才的到来，可发挥两面作用，一方面是直接提升队伍战斗力，另一方面是推动现有人员进步。再次，社保部门要与高校保持联系，实现定向输入人才的目标。这类人才与岗位的契合度很高，可显著提升管理效率。最后，社保部门可借鉴末位淘汰制，以此打造适合自身的发展机制。利用机制将不适应岗位要求的人员淘汰出队伍，以便给其他人才创造展示才华的舞台。

三、总结

在新形势下，社保档案的重要性不言而喻。实践证明，传统管理模式无法满足实际需要，因此需要积极变革。一要加强宣传、正确引导，以此培养管理意识。二要完善管理制度，以规范管理行为。三要强化队伍建设，以夯实人才基础。四要推进信息化建设，以提升管理效率。通过种种举措，打造高效管理模式，从而让社保档案发挥其应有作用。

作者单位：承德市社会保险事业管理局