国有企业档案规范化管理的重要性研究

韦雄鹰

中国能源建设集团水电工程局有限公司，广西 南宁 530001

随着现代技术特别是计算机网络技术的发展，“文档一体化”的管理模式悄然兴起，越来越多的工作开始朝着信息自动化管理的方向发展，档案管理工作也是如此。在信息化浪潮中，档案与信息技术一体化发展中，一些国有企业档案管理存在一些问题，减缓了国有企业档案管理创新改革步伐，主要体现在一下几方面：

一、档案管理存在脱节问题

在当下，企业的经营和运营促使一批信息反映企业日常经营活动的资料出现，从而档案管理工作愈加繁重，也让档案日常管理趋于细致化和规范化。其中，档案编制的文书工作负责办理企业生产经营中所产生的一系列文件，包括文件的制定、复印、发放、传播、办理和保存等；档案管理工作主要负责文件的搜集、办理、保存、检索、存档、判定、供给利用和调阅；文书编制工作负责文件的拟定、流传和整理，而档案管理工作负责文件的收集、总结和保管。然而，许多国有企业将文书事务与档案管理事务区别对待，忽略了档案编制与档案管理工作的关联。

二、档案编制管理缺乏规范

许多企业档案文书编制工作操作不严谨，用纸和装订使用不规范，达不到国家关于文书档案管理工作的规定，降低了档案的保管质量。有些企业档案编制与档案管理工作的版记不周全，缺少严谨的附录登记规则。档案编制工作的类别也不具体，容易混淆。目前，我国对于文书虽然有严谨的区分，但是在实际工作中，易产生很多方面的问题，从而给档案编制工作形成一些麻烦。除此之外，在公文格式、处理办法、文件归档、立卷衔接、档案管理等方面都存在一些不规范。

目前，我国关于档案的管理研究甚少，也没有明确的法律和法规支持。尽管近年来关于档案规范的研究不断增加，但是各个地区也都在探索和尝试建立档案，目前还没有统一的标准。在档案的建立方面，我国对档案的研究还较少，有关档案建立的法律法规更为笼统，职责不明确。由于缺乏法律和法规，无法保证档案的质量，从而使其缺乏客观性和完整性，导致建立档案的工作背离了其原始意义。档案的建设也将变得更加混乱，相关部门的管理将变得更加乏味且难以管理。同时，档案信息共享工作受到阻碍，在一定程度上阻碍了档案馆的可持续发展。

三、档案管理人员素质参差不齐，水平低

一直以来，国有企业对档案管理工作不够重视，档案管理人员整体职业素质不高、管理意识淡薄。有些国有企业的档案管理员身兼多职，岗位不固定，流动性很大，导致档案管理水准偏低。有的企业虽配有专责的档案管理员，但由于缺少参加日常档案培训的机会，固有的档案管理知识无法满足单位档案管理的最新要求。甚至，目前多数国有企业档案管理员年龄偏大，虽然他们在档案管理事务中有丰富的经验，因为身体机能衰退、记忆力和手动能力减弱，他们被动接收新时代信息化知识，致使现有的经验与迅速发展的档案管理工作要求脱节，如在部分国有建筑企业，档案室的档案管理员以年长者为主，思想固步自封，不善于吸收新鲜事物，缺少接收新工作方法传递的渠道。有的档案管理人员也并不熟悉综合档案管理规定，催收整理工程档案时，未能考虑到材料收集的实际情况，收到的图纸未认真鉴别就草率归档，并不做相关的一系列专业的检查，导致档案归类不清晰和混乱。

综上所述，在信息时代这个大背景下，档案管理工作面临越来越多的挑战与机遇，创新档案管理工作，需要从以下三个方面做起。

首先，当前我国电子文档的技术目前仍有待提高，因而电子档案的处理与编制比纸质文件的处理有更多、更繁杂、更难办的问题。每个档案管理职员需要以身作则，对于新出现事物或技术要积极面对，于自身而言，不要局限于文档管理工作，要把目光放在长远发展上，从长远角度来看，做好当前的文档管理，就是为未来作铺垫，因而要时刻谨记对历史负责，依据严谨的规定，勇于钻研电子文档办理的规则、方式与体系，引导电子文档的实际办理。

其次，强化“全过程管理”工作。在档案管理的全部环节中应该加强工作人员对文书工作与档案管理工作岗位的职业职责，确保每项工作流程的质量，只有责任优先，才能为“全过程管理”提供质量保障。企业要拟定有关文件储存规则，依据当前我国的档案管理制度以及相关法律规定，制定具体的文书处理办公规定，掌握文档归纳和办理等事务，提高文书与档案管理事务的可行性和可操作性。要理顺办理系统，不断完善管理体制，建立安全科学的组织体系，创设一支优秀、专业的事业队伍，为档案的全过程管理打下坚定的基础；不断引进信息时代先进的装备和技术，与单位的现代化同步发展，并配备性能优良的设备，强化操作的熟练性，使档案管理工作更加层次、科学、统一。

再次，完善电子档案的组织和管理。随着信息时代的来临，计算机和网络被普遍的运用到文书工作与档案管理工作之中，对文书事务与档案办理事务提出了更广、更深的需求。实践证实，无规矩不成方圆，在企业内部制定一项科学有效的制度，有助于监督并提高员工的工作效率，鉴于部分国有企业存在电子档案体制不健全因素，制定相应的制度规范是势在必行的。因此，各企事业单位需要根据自身的现状和发展成效，建立一套科学的档案管理体系，并督促落实，才会提高档案管理工作的质量和效率，推进国有企业各项日常经营生产活动可持续健康发展。同时，国有企业要注重组织相关工作人员学习电子信息技术，加强档案管理队伍建设，鼓励档案管理员熟练应用计算机技术，将现代科技知识运用到文档信息资源的处理、保管和治理事务中，提高文档办理水平。

最后，加强档案的日常管理，以确保信息安全。档案信息平台的日常管理是否规范化，决定了档案的安全性和日常运行的稳定性。因此，档案管理员必须在日常档案管理工作中保持电子信息的物理机密性，严格实行不联网的保密性和不保密的网络。由于互联网的快速发展，网络中充斥着各种病毒。作为档案馆建设的重要组成部分，档案平台在受到恶意攻击时很难处理，这将导致整个平台系统瘫痪，严重影响正常工作。在档案管理的过程中，需要防止外部网络访问，以防止平台受到恶意破坏。在日常管理中，还必须确保档案内容不会泄漏。档案平台涉及更多的个人隐私。员工严格遵守保密职责，加强对各种保密制度的研究，不允许将任何与工作有关的文件带出办公室。同时，更需要定期地做好数据备份，防止在发生意外情况时丢失归档中的信息。意外断电或平台系统代码故障可能会导致平台数据库中的信息丢失。因此，在档案管理的过程中，管理人员应定期备份数据库，以保护数据库信息。