信息技术在高校学籍管理中的应用

王 会

(三亚学院，海南 三亚 572022)

0 引言

传统的管理模式在信息采集和整理归纳的工作过程中，多采用手工收集的方法，工作效率极低。随着人数的增加，劳动强度也逐渐加大，信息技术的应用使得高校学籍管理实现自动化、无纸化办公，不仅提高了工作效率，还保证了工作质量，顺应时代发展潮流。

1 传统的高校学籍管理模式的问题

学生的学籍包含该学生入学、退学、休学以及在校期间的奖励荣誉、处罚留级、补考重修等信息，是一个学生踏入社会的敲门砖，是社会和企业审查学生的原始评价依据。传统的学籍管理大都是纸质档案，从小学、初中、高中到大学，毕业后邮寄或者自己送到用人单位的人事部，这一过程难免会存在文件丢失、信息失真等情况，特别是年代久远的档案，字迹模糊不清甚至消失，使得档案如同废纸，失去其重要的意义。

1.1 高校报到流程过于墨守成规，工作效率低

以往，高校新生报到需携带多项各人资料，例如党员档案、团员档案、高中信息档案以及成绩档案等。新生在报到之前将档案打印装袋，然后到学校的新生报到点报到、提交自己的档案、填写表格、缴纳费用后，学院会将学生信息打印出来与新生自己携带的信息进行比对审核。由于档案内容过多，新生需要填写多个表格，导致办理的时间过长、工作效率低下[1]。

1.2 学生成绩管理工作强度过大

众所周知，高校的课程管理比较自由，除了必须要学习的专业课程，学生可根据喜好在学校允许的范围内弹性地选择课程，大部分学生一学期要完成十几门课程的学习，学习成绩分为期中考试成绩、期末考试成绩、补考成绩以及重修成绩，各种数据内容繁杂。而且，学生的成绩直接影响该生的毕业、就业、考研以及奖学金、综合测评等。所以，成绩管理工作必须要确保数据准确无误。

1.3 学籍档案变动多，不易查找

学生的学籍档案常常发生变动，例如，一名学生在小学、初中、高中频繁转学，甚至跨省转学，那么该生的档案更改过多，在传递的过程中极易出现丢失的情况。如果高校毕业生想出国深造或者继续学习，就需要向更高层级的学府提供其本科在校期间所有的情况，例如在校成绩，是否补考、重修，有无重大处分，受到哪些奖励，是否当过兵，是否双学位或者转专业，是否休学或者留校观察等，都需要查看学生的档案，工作量大，影响效率[2]。

1.4 高校毕业生离校手续复杂，涉及部门较多

高校毕业生离校时需要办理较多的退校手续，例如教材清算、图书馆的借阅清算、学费清缴和财务清算、退宿管理、校园一卡通退还、学生证注销以及毕业证的发放等，基本涉及学校的教育部门、财务部门、图书馆、后勤部门、信息部门等，一系列的手续办完，每名同学少说要盖七八个章才算圆满完成，每个部门都需要排较长时间的队，浪费时间。特别是某些管理人员工作态度不认真，导致办理手续的效率越来越低。

2 信息技术在高校学籍管理中的绝对优势

2.1 高校新生入学报到更方便快捷

高校应用信息技术搭建新生报到平台，方便新生办理入学报到。首先，新生可根据学校发送的入学短信的报到时间和学校网址，自行了解学校简介和院系概况，并根据自己的专业查找自己的同学和导员，导员可建立班级微信群，提前了解每位学生的入学情况并根据每位同学的情况分寝室等。其次，报到平台有网上缴费系统以及二维码注册指南，解决了新生报到排长队的问题，在线即可完成新生入学报到和注册。减轻了学校管理的工作量，也使整个报到过程井然有序，减少出错[3]。

2.2 高校毕业生的成绩管理更精准

建立现代信息平台，通过大数据的收集分类，利用信息技术自动计算学分并生成表格，管理人员只需输入学生的学号便可查阅该生在校期间各门功课的成绩以及重修的次数。学生也可自行登录成绩查询系统，查询考试成绩，实现现代化、信息化的统一管理。学生的成绩管理更加公开、透明、规范，杜绝篡改成绩、弄虚作假的不良现象。

2.3 高校毕业生办理离校手续更加便捷

建立数字化网络信息平台，实现无纸化办公，学生可通过离校流程，线上办理离校手续。各部门通过平台可查阅该生是否欠账，并线上审核，如果欠账，何时何地是否需要本人到场，都可以通过平台声明。反之，流程则自动进入下一个部门进行审核，直至审核无误，形成闭环，最终办理结果回到学生的手中，学生可通过结果知道自己还需准备哪些资料、能否离校等[4]。部分高校在成功办理离校后会自动生成二维码，毕业生可展示二维码离校，办理过程方便快捷，节省时间。

3 信息技术在高校学籍管理中的应用探讨

3.1 引进先进的学籍管理软件

部分高校引进的学籍管理软件仅是档案管理软件，并不完全适用于高校学籍管理。虽然学籍管理与档案管理类似，但是高校学籍管理中成绩管理以及其他事物的管理是档案管理平台无法满足的。因此，高校在引进管理软件时，需要与设计者明确本校的学籍管理要求，可根据本校的实际情况对软件进行更改，使学籍管理更为统一、规范[5]。

3.2 设立专人专岗，做好岗位培训

高校学籍管理工作要想实现现代化、信息化，不仅要拥有先进的管理软件，还需要拥有一支高素质的专业人才队伍，熟练应用管理软件，并对管理工作充满热情。同时，高校应加强学籍管理人员的专业知识培训，因为信息技术更新换代的速度非常快，如果培训力度不够，很容易跟不上技术的发展，最终被时代淘汰。

3.3 加强学籍管理工作的保密管理

随着大学的扩招，各大高校纷纷建立分校区，总校区与各分校区的信息传递使得学生的档案具有一定程度的开放性[6]。然而，学籍档案记录了学生的重要信息，是必须保密的。因此，学籍管理软件必须严格实施保密管理，严禁学生的个人信息泄露出去，建立防火墙系统，防止不法分子乘虚而入。

4 结语

随着信息技术的蓬勃发展，高校管理自动化水平越来越高，改变传统的学籍管理模式、应用现代信息技术，实现无纸化办公已经是高校管理的必然趋势。高校的学籍管理应该顺应时代潮流的发展，引进先进的管理系统，建设专业的管理人才队伍，树立正确的学籍管理意识，搭建、完善信息网络平台，开拓高校学籍管理的新道路。