档案数字化管理意义、环节及质量控制论述

其木格

摘 要：档案数字化作为信息化建设的重要内容，既要充分认识其巨大现实意义，也要严格遵守档案数字化发展规律，坚持数字化原则，尤其是要加强档案数字化加工过程中的质量控制，最大限度地做好档案信息资源的安全管理和快捷利用，发挥档案信息的服务作用。

关键词：档案;数字化;质量控制

1 档案数字化的现实意义

与传统档案管理相比，档案数字化管理具有不可替代的先进性。突出表现在：

1.1 有利于管理效率的提升

档案数字化管理中，档案管理人员能够充分利用数字化加工技术，将其应用到档案管理，突破了传统档案管理模式下的时间和空间限制，在远程操作系统的协助下，即可实现档案分类、管理、查阅。无论是档案管理的即时性，还是档案管理的有效性均得到大幅提升。此外，随着大数据、云计算的应用，档案数字化管理能够及时掌握馆藏档案数字资源数量及利用情况，便于档案管理者追踪管理，实现精准服务，有效提升档案管理效率。

1.2 有利于档案资源的共享

传统档案管理转变为数字化档案管理，是建立在信息技术快速发展的基础上的。档案数字化管理摒弃了传统档案管理模式及检索方式，档案管理的通用性得到有效提升。借助互联网、物联网、云平台、计算机信息技术等，数字化档案成为“无墙界档案”，档案文件以电子信息的形式在互联网中实现无障碍传输，实现了档案的异地调阅，档案库的数字化使其成为便捷的信息控制服务中心，档案利用空間进一步拓展，有利于档案信息资源的共享。

2 档案数字化环节

1）档案整理。重点是要规范目录内容、做好拆卷装订、区分扫描件和非扫描件、修整页面，并做好登记，是档案数字化前期的必要准备。2）档案扫描。根据档案字迹清晰度，以及后期的利用要求，设置档案扫描的分辨率、亮度，并选定相应的扫描色彩模式。扫描完成后要进行认真登记，核对扫描页数与档案整理时的页数是否一致，不一致时，应及时进行处置或标注缘由。3）图像存储。档案扫描后的图像存储格式，主要与压缩率密切相关，在保证扫描后的图像清晰度的基础上，尽量减少存储空间的占用，以释放更多空间用以保存图像。一般多选用TIFF、JPEG、PDF、CEB等格式。4）数据挂接。主要是对目录数据和全文数据进行分批处理，将已经扫描处理好的图像与之相对应的目录进行挂接，建立起图像文件与档案目录之间的对应关系，确保图像文件名与目录数据库中文件档号的一致性和唯一性。5）数据备份。对经验收合格的完整数据进行备份，备份方式可采取离线或在线进行，做好异地保存，确保数据安全。6）成果管理。确保档案数字化成果的安全、完整、长期有效的基础上，实现纸质档案数字化成果的高效检索利用，发挥应有价值和效益。

3 档案管理数字化建设存在的问题

3.1 未建立健全数据库

在档案管理数字化建设过程中，需要转变传统管理模式，以电子信息资源代替传统纸质版档案资料，建立系统化的数字化管理平台。但就当前的档案管理数字化建设情况来看，还未建立健全数据库，从而导致档案资料难以转变为信息资源。此外，因为没有建立健全数据库，使得数据库中的信息资源在查找过程中容易出现失误与遗漏，并需要耗费较多的时间，从而为档案管理数字化建设带来了较多不良影响。

3.2 数据查询服务仍需改善

数据查询服务是档案数字化管理中的一项重要内容，档案实现数字化管理是提高数据查询服务水平的一种体现。目前，大多数档案依然只是在部门内部流动使用，导致档案数字化的利用受到局限，同时难以有效发挥档案数字化服务平台功能和作用。正因如此，就应针对那些需求更强的部门和个人加大开放力度，在今后的工作中，推广和使用档案数字化平台，进一步发挥大数据的优势。

4 档案数字化及质量控制的策略

4.1 档案数字化建设要重视其安全保密性

考虑到档案数字化与信息技术息息相关，为了保障档案数字化的安全性、科学性，要设置安全保密方案。对于档案数字化整个操作管理过程都需要在封闭的计算机中进行，以物理隔断方式隔绝外网。且档案数字化的客户端与服务器要做到防水防寒，避免外界电磁干扰影响计算机正常运转。档案数字化技术人员进入系统之前需要进行身份验证，核实身份后才能进入系统。这一环节是避免非工作人员进入系统盗取档案资料。对于计算机中访问控制要遵循“最小授权原则”，尽可能细化到单个用户，为了避免出现电磁泄露情况，对档案数字化保密要求较高的企事业单位可以在完全屏蔽空间中进行档案管理，若不具备这一条件，对档案数字化保密要求较高的企业可以购买安装高强度电磁干扰器。

与此同时，我国还要完善关于档案数字化方面的法律法规，使档案数字化管理工作变得有法可依、有据可循。对于一些以网络手段盗取重要档案信息的情况加以细化并纳入法律体系中，真正形成档案数字化法律法规。各个档案管理部门也要在企业内部构建管理制度，在工作制度中严格要求每一个与档案数字化工作有关人员做到权责一致，将档案数字化安全管理作用发挥到最大，尽可能减少因档案泄露造成的风险。

4.2 对参与档案数字化建设的相关人员进行专业培训

对于建设档案数字化，首先就应该加强对参与建设的相关人员的专业素养以及综合能力。这是因为在进行档案数字化建设的过程中，需要相关人员的操控进行调整，可以说，相关参与人员在这个过程中占有重要地位。

因此，在进行档案数字化建设的过程中，应该对参与其中的相关人员进行专业培训，其相关人员能够认识到自身所进行的工作的重要性，并且能够对自身的工作情况有一个详细的了解，使其能够熟练的掌握专业技能。而且，通过对相关人员的培训，能够使参与人员之间的默契得到增强，大大的增强其在工作过程中的工作效率以及专业性，推动档案数字化建设的速度。

4.3 制定完善统一的建设标准

在进行档案资料管理数字化建设时，相关部门还必须提前制定出完善、统一的建设标准，这样才能保证档案资料数字化建设工作顺利进行。在建设标准的过程中，必须依据相关条文准则，结合本地区档案管理工作的实际情况，制定出统一的格式与标准，然后根据标准开展数字化建设工作，并保证严格按照建设标准来进行，从而保证数字化档案建设工作的合理性和规范化。在建设的过程中，地方政府还要积极发挥出宏观调控的作用，加强指导，并加大政策和资金的扶持力度，在条件允许的情况下，对本地区不同城市之间的档案进行有效整合，打造综合利用数据平台，适当增加查询、在线阅览、在线交流讨论以及提建议或意见的功能，这样能促进档案管理数字化建设系统多样化的发展，从而满足不同阶层使用群体多元化的使用需求，提高其使用的效率。

5 结束语

随着我国社会经济的不断发展，促进了信息技术的不断发展，也使得档案数字化管理得以实现，档案数字化管理使相关人员的工作效率能够得到提升，并且档案管理工作的质量也能够随之提升，提升了档案管理工作的有效性。

参考文献

[1]田学.档案管理数字化建设问题的思考研究[J].办公室业务，2019（07）：51.

[2]王海楠.档案数字化建设发展路径探讨[J].现代物业（中旬刊），2019（03）：16.

[3]张新揆.档案管理数字化问题的思考[J].兰台内外，2019（05）：15-16.