信息技术在学校档案管理中的应用探讨

王虎

摘 要：信息技术的深入发展给各行各业带来了更多的便利，学校档案管理工作也应当重视信息技术的价值，结合实际发展情况，对学校档案管理工作中存在的问题应有针对性的做以改进。本文就信息技术在学校档案管理中的应用展开探讨。

关键词：信息技术;学校;档案管理

学校档案记载了学校历年来的发展过程，涵盖了教职工档案、学生档案、教育管理档案等等，其内容繁杂且数量较大，在实际的管理维护过程中具有一定难度。互联网时代的到来，使得信息技术的运用更加广泛，其能够有效改善学校档案管理的不足，提升其管理实效，发挥档案价值。

1 学校档案管理工作现状

1）档案保密性较差。在传统的学校档案管理过程中，档案信息的安全性存在很大不足，由于管理模式较为单一陈旧，使得档案的保密性较差，个别档案甚至存在缺漏遗失的现象。虽然目前大部分学校已经逐步引入了信息技术，但是由于信息技术本身就具备开放性，以及个别档案管理人员操作不当，使得其实际管理成效无法满足新时代下档案管理的需求。与此同时，学校在档案管理的过程中，需要及时录入相关信息并上传到电脑，如果加密方式不足也会使得档案数据及容易被调取，电脑软件可能会遭受不法分子的恶意入侵，进而导致档案信息丢失。

2）档案维护管理不足。传统的档案管理方式都是以纸质为主，其不仅占用了大量的物理空间，还容易受到气候、蛀虫等影响，因人为操作失误导致档案出现腐蚀、折旧、破损的问题，不利于学校档案的长期保存。与此同时，工作人员通过人工的方式对各个档案进行整理和归档，不仅容易造成数据上的偏差错误，还大大降低工作人员的效率，使得后续的档案查阅价值发挥受到限制。

3）查找效率低下。传统的学校档案管理工作中，该项工作内容都没有受到积极的重视。然而学校档案管理工作不仅有利于学校领导人掌握其发展情况，提升其决策的准确性，还能够全面了解师生活动，推动学校教育管理。但是，大部分学校中普遍存在档案查找效率低下的问题，不仅档案移交的时间经常拖延，上交格式不够规范，随着纸质数量的增加，查找过程也会遇到很多困难。大大浪费了人力，并在无形中增加了查找的出错率[1]。

2 信息技术在学校档案管理中的应用

1）整合资源，提升效率。（1）扩充收集渠道，信息自动识别。学校档案管理部门应当积极建立完善的档案信息管理系统，通过内部档案信息平台，能够及时的收集各个部门的相关资料，节省了大量的时间和人力。例如，工作人员在录入学生学籍档案时，就可以直接在电脑上操作，通过输入关键词，进而找到对应的学段和班级，快速完成学籍档案的录入，出现的错误也会大大降低。与此同时，工作人员在制作电子档案的时候，还可以借助扫描仪、资源压缩器等，将纸质档案转变成图片格式、影像视频格式或者声音格式，不仅丰富了档案信息的载体，还能够在学校内部建立一个大型的数据库，减少了物理空间的占用，存储大量的数据信息资源。（2）提升安全性能，完善管理功能。传统的档案资料很容易受到虫蛀、受潮、被盗等现象，使得档案信息损毁或者丢失，特别是关于学校科研成果档案等，将会给学校造成严重的后果。借助信息技术将档案存贮在电脑、云端、数据库中，能够通过防火墙的设置和终端登录权限设置等方式，有效的避免了网络病毒以及不法分子的入侵，大大提升了档案管理的安全性能。与此同时，档案工作人员还可以在后台对学校各个领导的权限进行设置，通过用户的密码登录、人脸验证等方式，进一步减少安全风险隐患。如果教師想要查询教学成果档案，还必须要上报领导，通过审批之后授予其查询权限。（3）沟通交流快捷，需求定位精准。通过档案信息化平台的建设，工作人员还可以随时通过智能移动终端和相关对象沟通交流，不仅能够收集对方提供的资料及时上传更新，还可以为相关教师提供资料查询，完成实时借阅。如果个别教师需要纸质档案，在经过审批之后就可以在系统上操作，通过打印机打印出来，并及时归还录入系统，既省时又省力。

2）完善体系，与时俱进。（1）三网联动，规范管理。信息技术的应用需要在学校档案管理部门中发挥互联网、局域网和校园网的优势，通过三网联动，实现档案资源的高效管理，提升档案资源的共享力度，进一步拓展资源传递的渠道。档案管理人员可以利用互联网上的各个门户网站，搜索关于学校建设等方面的信息作为档案资源，还可以将其进行制作并存储在数据库中。这样不仅能够为相关教育管理者提供参考，还能够丰富学校档案资源。信息化档案管理的推动必须要建立在完善的规章制度上，学校需要结合自身实际情况，根据档案管理部门所涉及的各个环节和领域，细化各项条例。要求工作人员严格按照规章条例工作，以此来约束其行为，规范档案的格式类型。通过制定《档案信息管理系统操作规范》等，不断提升管理人员的责任意识，树立其正确的价值观，强化职业道德水准，进而将学校档案管理工作做得更加的扎实具体[2]。（2）构建安全系统，提升保密功能。档案资料本身就是学校内部的机密材料，如果其在存储或使用的过程中出现泄漏，将会给学校带来不同程度的恶劣影响。所以，基于互联网背景下，档案管理一定要加强安全系统的构建，通过多样化的方式，提升其安全性能，有效的避免网络病毒或黑客的攻击。一方面，学校可以建立病毒自动识别检测系统，并将各个存储设备集成于一个统一的连接平台中，通过IP传输SCSI数据与命令，以达到对整个系统实施统一管理的目的[3]。另一方面，加强防火墙、密匙、用户权限的设置，每个用户拥有独立的密码，并将各项责任落实到人头，确保档案资料的合理运用，避免外界人员的随意调取。通过计算机系统的故障自检、自动修复等功能，不用担心档案丢失的情况。（3）改变服务方式，创新管理模式。学校档案管理部门不仅承担着收集整理资料的工作，还承担着资源服务的重任。工作人员一定要转变传统的被动服务观念，以更加精准化、科技化的理念优先服务，切实发挥档案资料的利用率。深入教学一线，利用现场演示或者理论传授的方法，将优质高效服务送到教师手中，辅助全体教师能够在较短时间内掌握正确的档案上传和下载操作流程。与此同时，档案管理的信息化建设属于一项系统化的工程，学校应当加大宣传力度，通过培训等方式提升教师的重视意识，要求教师及时将相关资料上传到系统中，并注重档案资料的真实性和转去恶性。

3）丰富培训，充实队伍。学校档案管理信息化建设不仅需要大量的信息化设备，还离不开优秀的应用型人才，档案管理人员不仅要掌握基础的档案管理知识，还必须要学习现代信息技术，具备较高水平的操作技能，这样才真正符合学校档案管理岗位对人才的需求。一方面，学校应当提升档案管理部门人才招聘门槛，聘请专门的档案专业人员，并对其进行多方面考核，确保人才具备专业的知识、技能和职业素养之后，方可上岗。另一方面，学校还应当制定针对性的人才培训计划，通过开设讲座、外出学习等多样化的培训方式，不断要求管理人员做到与时俱进，切实提升其专业水准。最终，构建一个系统维护技术精湛、档案管理意识超前，具备一定创新能力的综合型人才体系。

3 结语

基于“互联网+”时代下，学校档案管理工作也应当积极运用信息技术，立足于全新的视角共同促进档案管理信息化建设，由此最大限度的发挥档案数据的价值，确保档案的安全性，推动学校管理信息化发展。

参考文献

[1]吕伟.信息技术在高职院校档案管理中的应用[J].兰台内外，2020（20）：19-21.

[2]韩璐.互联网下的中职学校档案管理的挑战与应对策略[J].才智，2020（18）：231.

[3]高斯娜.“互联网+”时代学校档案管理建设研究[J].办公室业务，2020（01）：141+143.