城建档案信息化建设存在问题与对策研究

王南希

摘 要：随着信息化时代到来，档案信息化管理成为档案事业发展重要方向。本文以城建档案信息化建设为分析对象，首先概述了城建档案信息化建设，接着分析了城建档案信息化建设中存在的问题，最后论述了城建档案信息化建设对策建议，以便提高城镇档案信息化建设质量，促进城市向前发展。

关键词：城建档案;信息化;建设

城建档案记录城市变化的方方面面，能够真实反映城市发展历程，同时也记录城市发展中出现的问题，可以为未来城市规划提供重要参考。在信息技术不断发展的今天，我们需要加强城建档案和互联网信息技术之间的结合，推动城建档案上一个新台阶。

1 城建档案信息化建设的概述

城建档案屬于科学技术档案，包含城市建设规划、设计、管理、施工等各项活动中所形成的材料。一般而言，城建档案包含城市规划档案、城市工程竣工档案、城市管理档案、城市设计施工档案等，具有综合性、成套性、专业性、典型性等一系列特点。随着互联网信息技术快速发展，城建档案必然会与互联网信息技术结合。城建档案信息化是指根据国家发布的信息化要求，运用现代信息技术对档案信息开展保存整理的全过程[1]。城建档案信息化建设也意味着城建档案管理工作由传统管理模式向新型管理模式转变，传统人力资源纸质管理模式已经不符合时代发展要求，需要逐步实行信息化改造，通过网络提供各种档案服务，以便最大程度挖掘档案价值。

2 城建档案信息化建设存在的问题

从总体上看，城建档案信息化建设取得了一系列成就，基本上满足了社会发展要求，但是城建档案信息化建设也存在一些问题值得我们关注，主要体现在以下几方面。

第一，城建档案信息化观念薄弱。目前，城建管理部门引入了信息化管理系统，通过信息化手段开展档案管理工作。但是，城建档案管理工作人员简单将系统管理和档案信息化混为一谈，认为只需要引入档案管理系统就完成了信息化改造，这种观点明显是一种错误认知。虽然，加强信息管理系统建设确实有助于推动档案信息化，但是档案信息化绝不等同于只是引入信息管理系统，工作人员档案信息化观念意识薄弱会影响到城建档案信息化建设。

第二，缺乏完善的城建档案信息化规划指导。近些年来，随着信息化技术快速发展，政府部门颁布了一系列加强档案信息化建设的指导意见，但是这些常常只是宽泛化指导意见，缺乏具体可操作落实意见，导致城建档案信息化建设缺乏宏观规划，结果城建部门认为完成信息系统建设就完成了城建档案管理信息化改造，最后却出现城建档案系统与业务系统不兼容的现象，对城建档案管理起不到任何推动作用，同时还降低了档案信息化建设水平。

第三，城建档案信息化建设存在安全隐患。城建档案是城市发展壮大的记录者，记录城市一个又一个辉煌瞬间，必然涉及城市建设机密，包含个人敏感信息。在信息技术不断发展的今天，网络黑客常常会利用电脑病毒或者黑科技窃取城建档案机密信息，为其谋取非法利益。与此同时，档案管理者也利用自身档案管理便利出卖机密档案，为自身牟利，导致机密档案外泄。在信息化技术不断发展的今天，涉密信息一旦泄露很可能会大面积传播，会给城建档案管理工作带来无法挽回的损失，因此城建档案管理人员必须加强安全保护，切实解决各种安全隐患。

第四，工作人员难以胜任城建档案信息化工作要求。由于信息技术普及，城建系统已经实现了自动化办公。城建工作每天都会形成大量电子文件，同时还会形成许多视频音频，如此庞大而又复杂的城建档案会给城建档案管理工作者带来巨大挑战，对城建档案工作人员的个人素质提出了更高要求。当前，城建档案管理人员认为档案管理工作是一件非常简单的事情，并不需要投入大量人力物力，只需要简单操作计算机技术即可。在这种思想影响之下，城建档案管理人员素质并不高，难以胜任信息化背景之下城建档案管理工作客观要求，影响城建档案信息化建设水平。

3 城建档案信息化建设的建议对策

第一，树立正确的城建档案信息化观念。城建档案管理工作者必须充分认识到信息化建设对管理城建档案的重要意义，推动城建档案信息化不仅仅可以方便人们查询各种资料，也可以改善城市建设效果，对城市建设具有极大意义，为此城建档案工作人员必须认识到城建档案信息化建设的重要作用。与此同时，城建档案管理人员还需要加强信息宣传。在推动城建档案信息化建设过程中，档案管理领导者扮演着重要角色。为此，我们需要加强领导层对档案信息化的认知，使领导层认识到信息化建设对城建档案管理的重要作用，积极转变领导者思想，推动城建档案管理信息化建设上一个新台阶。

第二，不断健全城建档案信息化建设标准和制度。俗话说得好，没有规矩不成方圆，为了推动城建档案信息化建设，我们需要健全城建档案信息化法律法规。在信息化环境之下，大部分档案是以电子文件或者其他载体形式保存。为此，我们可以通过法律法规确定电子档案管理办法，同时统一规定电子档案管理方法、电子档案管理流程、电子档案储备标准等一系列内容，推动城建档案信息化建设标准化。

第三，不断改善档案信息化基础条件。城建档案信息化建设涉及各方面内容，既需要加强硬件设施建设，也需要加强软件设施建设，这些都是城镇档案信息化建设的重要基石，也是推动城建档案信息化建设的重要动力。在硬件设施方面，城建档案管理工作者需要购买计算机、扫描仪、打印机、路由器、交换机等各种办公自动化设备。在软件设施方面，城建档案管理工作需要结合城建档案实际需求创设档案管理系统，可以由档案管理工作者自行创建，也可以将第三方公司创建，但是必须和城建管理工作结合。

第四，保障城建档案信息化安全。为了推动城建档案管理工作上一个新台阶，我们需要加强城建档案信息化安全建设。首先，我们需要加强硬件设施安全，定期检查各项硬件设备，确保各项硬件设备运行状况良好。与此同时，我们还需要做好日常维护更新工作，尤其加强计算机机房环境监测维护工作，防止出现线路老化或者设备陈旧的现象。其次，我们需要保证城建档案信息安全。在城市建设会形成各种各样的信息，这些信息是推动城建档案信息化的基石，保证这些档案信息安全至关重要[2]。为此，我们可以通过系统加密、硬盘加密、数据加密等各种加密措施保证城建档案信息绝对安全，提高城建档案安全系数。与此同时，面对自然灾害风险，我们需要提前做好档案备份，防止由于自然灾害而导致档案数据丢失。最后，我们需要严防病毒。当前计算机信息技术得到大量使用，互联网上包含有大量病毒和木马程序，严重危害网络安全，也影响到城市档案建设信息安全。

第五，培育高素质的城建档案管理人才。人才是推动城建档案管理的重要因素，人才也是推动城建档案信息化建设的重要力量。为此，城建档案管理部门需要增强档案管理人员信息化观念，提高档案管理人员信息化技术水平，增强档案管理人员信息化能力，转变档案管理人员思维。城建档案管理部门可以为内部员工提供各种各样实践培训机会，使广大员工了解城建档案最新研究成果，提高广大员工信息化水平。与此同时，城建档案管理部门也需要培养员工学习意识，让员工树立起自我学习意识，不断提高广大员工自学能力，使广大员工通过自学提高信息化能力，适应信息化背景之下的城建档案管理工作。

4 结语

综上所述，为了推动城建档案信息化建设，城建档案管理人员必须树立起信息化观念，同时需要加强信息化法律法规标准建设，不断改善信息化基础条件，建立起完善的安全保障机制，同时还需要加强信息化高素质人才培养，以便适应信息化环境之下城建档案管理要求。

参考文献

[1]徐梅琳.刍议对城建档案信息化建设的思考[J].办公室业务，2019（06）：92+152.

[2]隋曼.基于城建档案信息化建设的理论思考[J].农家参谋，2019（20）：215.